Возмещение пробегов сотрудников

Вознаграждение сотрудникам за использование вашего собственного автомобиля будет несколько различаться в зависимости от работодателя и сектора, но большинство организаций компенсирует сотрудникам приблизительно стандартную норму пробега, установленную IRS или Частной ставкой возмещения транспортного средства. Ставка устанавливается каждый год Управлением общего обслуживания (GSA) на основе исследования, проведенного независимой консалтинговой фирмой в отношении текущих затрат на использование транспортного средства.

Для 2019 года стандартная ставка пробега установлена ​​в размере 58 центов за пройденную милю, по сравнению с 54,5 центами в 2018 году. Эта фиксированная стандартная ставка включает стоимость страховки, регистрации, газа, нефти и технического обслуживания. Для тех, кто много ездит на работу, это может привести к значительным вычетам.

Ставки возмещения пробегов компании

Большинство работодателей возмещают по ставке IRS или GSA, поскольку они могут вычитать до этой суммы в качестве расхода при подаче декларации по корпоративному подоходному налогу, хотя существуют и другие сложные налоговые формулы, которые могут использовать работодатели. Когда во время экономического роста трудно найти квалифицированных работников, работодатели с большей вероятностью предоставят конкурентоспособные ставки возмещения.

Служба внутренних доходов требует, чтобы компенсационные выплаты производились отдельно от заработной платы, без удержания налогов. Поэтому некоторые работодатели будут обрабатывать платежи по расходам через систему кредиторской задолженности, чтобы отделить их от заработной платы и обеспечить соблюдение законов IRS.

Если ваш работодатель выплачивает компенсацию по ставке GSA или IRS или около нее, вы можете быть уверены, что заключили честную сделку.

Возмещение государственному служащему

Правительственные служащие всегда будут получать компенсацию по ставке GSA, если разрешено использование частного автомобиля или когда нет государственного автомобиля.

Требования к возмещению автомобильных расходов

Вам нужно будет предоставить журнал пробега, квитанции за бензин и документацию о любых других допустимых расходах, связанных с вашим автомобилем. Без подробных записей ваш отчет о расходах может быть отклонен. Или, что еще хуже, ваш работодатель может принять дисциплинарные меры, если он считает, что ваше требование может быть мошенническим. Многие работодатели требуют одновременного ведения записей, как и IRS. Не пытайтесь оценить ваш пробег, так как это может нарушить политику вашего работодателя.

Хранение ручки и бумаги в вашем автомобиле - один из методов, хотя и утомительный; лучший выбор - приложение для отслеживания пробега, которое автоматически отслеживает ваши поездки в современном журнале, который вы можете распечатать или загрузить. Это эффективный способ отслеживать пробег, начальные и конечные точки, а также деловые цели, которые привод должен включать в отчет о расходах.

Другие способы работодатели компенсируют сотрудников за автомобильные расходы

Согласно Обществу управления человеческими ресурсами, это распространенные альтернативы возмещению пробега, поскольку работодатели могут компенсировать своим работникам расходы на управление бизнесом:

Пособие на прокат автомобилей.Работодатели предоставляют работникам надбавку на проезд в автомобиле, например 400 долл. США в месяц, для покрытия расходов на топливо, износ, шины и многое другое.

FAVR программы.Работодатели выплачивают вознаграждение работникам в рамках программы возмещения по фиксированной и плавающей ставке (FAVR), в рамках которой работникам возмещаются постоянные расходы (такие как страховка, налоги и регистрационные сборы) и переменные расходы на транспортное средство (например, топливо и техническое обслуживание). Возмещение не облагается налогом работникам, если соблюдены определенные требования по учету расходов.

Налоговые последствия для возмещения пробега

Возмещение миль считается работодателем безналоговой выплатой, если оно задокументировано и не превышает ваши фактические расходы. Тем не менее, ваш работодатель не может напрямую оплачивать эксплуатационные расходы, такие как ремонт или техническое обслуживание вашего автомобиля, без налоговых последствий. Другие расходы, например, сборы, непосредственно связанные с транспортировкой бизнеса, могут быть возмещены без налогообложения, если у вас есть квитанции.

Некоторые работодатели предоставляют ежемесячное пособие на автомобильные расходы. Если сотрудники обязаны представлять записи о расходах, они будут облагаться налогом только на любую сумму, полученную сверх зарегистрированных расходов. Если работодатели не требуют документов, то это пособие может облагаться налогом.

Невозмещенные автомобильные расходы

Начиная с налогового года 2018 года, после введения в действие Закона о сокращении налогов и рабочих мест, работники больше не смогут вычитать невозмещенные автомобильные расходы. В 2017 году и в предыдущие годы эти расходы были вычтены в той мере, в которой они превышали 2% от скорректированного валового дохода. Таким образом, работники, которые будут активно ездить в рамках выполнения своих должностных обязанностей, должны тщательно оценивать политику возмещения расходов компании при рассмотрении предложений о работе.

Если работодатель, как правило, не возмещает расходы на автомобиль, вы можете предложить снизить заработную плату в обмен на возмещение, поскольку возмещение будет защищено от налогообложения, если расходы будут надлежащим образом документированы. В качестве альтернативы, вы можете договориться о более высокой зарплате, чтобы учесть дополнительное налоговое бремя в соответствии с новым налоговым законодательством.

Согласно IRS, несмотря на приостановление различных детализированных вычетов, вычеты по расходам, которые подлежат вычету при определении скорректированного валового дохода, не приостанавливаются. Например, члены резервного компонента Вооруженных сил Соединенных Штатов (Вооруженные силы), должностные лица штатов или местных органов власти платят за вознаграждение, а некоторые артисты-исполнители имеют право вычитать невозмещенные командировочные расходы работника в качестве корректировки общего дохода. в строке 24 Списка 1 Формы 1040-3 - (2018), а не в качестве подробного вычета в Таблице А Формы 1040 (2018), и, следовательно, может продолжать использовать стандартную ставку пробега по бизнесу.

Содержащаяся информация не является налоговой или юридической консультацией и не может заменить такую ​​консультацию. Законы штата и федеральные законы часто меняются, и информация может не отражать законы вашего штата или самые последние изменения в законодательстве.