Возмещение расходов при командировках

Возмещение расходов - это метод выплаты вознаграждения работникам, когда они тратят свои собственные деньги, работая в рабочее время. Эти расходы обычно возникают, когда сотрудник путешествует по делам.

Командировочные расходы могут включать в себя расходы на проживание, перелеты, наземный транспорт, чаевые для посыльных, питание и другие непредвиденные расходы, которые могут возникнуть у сотрудника во время поездки на работу. Другие деловые расходы могут включать такие вещи, как привлечение клиентов или потенциальных сотрудников на обед или ужин, приобретение необходимых книг или других учебных материалов, покрываемых работодателем, или расходы на вождение.

Виды расходов, которые организация будет возмещать, указаны в руководстве компании по командировкам, развлечениям и общей политике возмещения расходов. В некоторых случаях покрываются такие расходы, как химчистка и посещение тренажерного зала в длительных поездках. В то время как развлечения для клиентов в командировках являются обычными возмещаемыми расходами, большинство компаний устанавливают лимиты расходов на еду и развлечения.

Как сотрудники оплачивают расходы

Компании все чаще доверяют сотрудникам среднего и низкого уровня, которые часто путешествуют с корпоративными кредитными картами. Вместо того чтобы оплачивать расходы своими собственными деньгами, сотрудники берут с себя все расходы, кроме непредвиденных расходов, и чаевые с кредитной карты компании.

Это удобный подход к возмещению расходов для сотрудника, поскольку счета по кредитной карте документируют точные расходы, при этом сотруднику не нужно сохранять квитанции и заполнять отчеты о командировочных расходах.

Еще один метод оплаты сотрудников за командировочные расходы - суточные. Суточные - это заранее определенная суточная, выплачиваемая работникам за расходы, понесенные во время командировки. Это могут быть расходы на проживание, питание, чаевые, такси и другие расходы на наземный транспорт.

Заполнение отчета о расходах

Как в случае использования кредитной карты компании, так и при оплате наличными, сотрудникам, вероятно, придется заполнять отчет о возмещении расходов по возвращении из поездки. С помощью кредитной карты компании им придется объяснить менее очевидные расходы, которые указаны в счете по кредитной карте (например, поздний ужин). Они также будут взимать с компании плату за дополнительные расходы, за которые они заплатили своими деньгами или кредитной картой.

Когда работник платит наличными, ему или ей нужно будет перечислить, а иногда и обосновать, все расходы, за которые запрашивается компенсация. Большинство компаний устанавливают дату, к которой должны быть представлены отчеты о возмещении расходов, и все расходы проверяются бухгалтерским учетом, как и заявления от компании, выпускающей кредитные карты. Любые неоправданные расходы, или те, которые исключены политикой компании, не возмещаются, что создает проблемы для работника.

Необычные ситуации

Допустим, торговый представитель берет с собой питомца в поездку и взимает плату за размещение с домашним животным с кредитной карты компании, утверждая, что отель не будет выделять эту плату, и они планировали возместить компании.

Это злоупотребление средствами компании? Кажется так. В письменной форме или нет, довольно ясно, что использование кредитной карты компании должно использоваться только для расходов компании. В некоторых случаях личное использование корпорации может привести к прекращению. Однако вот что вам нужно учитывать. Работник пошел в бухгалтерию и объяснил проблему, что отель не смог выделить расходы на животных? Или сотрудник был пойман тщательным анализом ее расходов в бухгалтерском учете?

Другое соображение заключается в том, возмещала ли компания другим сотрудникам в прошлом такие же расходы? Если это так, дисциплинарные меры не в порядке. Однако, если в политике компании четко указано, что конкретные расходы не допускаются, а сотрудник пойман (не прямо), то HR должен предпринять какие-то серьезные дисциплинарные меры. Не каждая ситуация ясна. Иногда вам нужно узнать и покопаться, прежде чем предпринимать какие-либо действия.