Дайте вашему боссу уверенность с планом управления рисками

Лучшие менеджеры проектов полностью доверяют своему непосредственному руководителю и спонсору проекта. Руководители их проектов верят им, когда говорят, что им нужно дополнительное финансирование, больше ресурсов или помощь в решении проблемы.

Когда вы работаете в рискованных ситуациях, вам нужен правильный комплект. Подобно туристу с рюкзаком из веревки и кошек, вам также нужны инструменты, чтобы справиться с проектным риском.

Вы можете повысить доверие своего менеджера к своему проекту с помощью плана управления рисками. Простой 5-шаговый процесс может сильно изменить то, как ваш начальник видит ваш проект (и вас).

Что такое управление рисками в управлении проектами?

Управление рисками в управлении проектами - это процесс выявления, оценки и реагирования на риски проекта.

Риски проекта - это то, что может повлиять на проект (положительно или отрицательно, но обычно люди интерпретируют риск как события, которые могут оказать негативное влияние на проект).

Будет ли ваш проект большим или маленьким, с ним будут связаны риски. Это может быть что угодно - от риска, что ваш школьный парад будет обрушен на вас, до риска повышения цены до критического компонента вашей новой печатной платы.

Риск проекта, если не будет правильно управляться, может усложнить успешную реализацию проекта. Непроверенные риски могут добавить время к вашему графику, работать на ваше время и деньги к вашему бюджету. Менеджеры нервничают по поводу такого рода вещей. Всего этого можно избежать с помощью плана управления рисками.

Планирование управления рисками

План управления рисками - это отличный способ повысить вашу уверенность в способности вашей проектной команды выполнить поставленные задачи, что также увеличивает доверие вашего руководителя. Вы хотите, чтобы они поверили, что вы можете это сделать, и вы хотите, чтобы они знали, что может помешать вам успешно реализовать проект. План управления рисками является идеальным инструментом для этого.

И угадай что? Начать действительно легко.

Управление рисками проекта - это простой 5-шаговый процесс. Давайте не будем делать это сложнее, чем нужно. Это то, с чем вы можете начать сегодня, подготовиться к обсуждению на следующей встрече и закончить, когда кто-то печатает протокол.

5-ступенчатый процесс управления рисками

Как и во многих других аспектах управления проектами, управление рисками - это процесс. 5 шагов:

1. Инициировать
2. отождествлять
3. оценить
4. План ответов
5. Воплощать в жизнь

Если эти термины не имеют большого значения для вас сейчас, пожалуйста, придерживайтесь их - я собираюсь объяснить все это.

Шаг 1: Инициировать

Во-первых, вы хотите установить контекст управления рисками в среде управления проектами.

Вероятно, здесь не так уж много работы, потому что кто-то в вашей компании уже подготовил политику корпоративного риска, и все, что вам нужно сделать, это отследить ее. Это объяснит подход компании к риску и даже может потребовать необходимые вам шаблоны. Шаблоны всегда спасают вас от работы, так что следите за ними!

Даже если у вас нет корпоративной политики управления рисками, кто-то, кто управляет проектами, может иметь план управления рисками проекта, который вы можете скопировать. Зачем изобретать велосипед? Повторное использование документов является обязательным, если вы хотите сэкономить время и сделать больше.

Используйте то, что вы обнаружили, для составления плана управления рисками для вашего проекта. Это часть вашего общего плана управления проектом и рассказывает о том, как вы собираетесь подходить к управлению рисками в вашем проекте.

Если вы не знаете, что в него вставить, читайте дальше! Следующие шаги помогут вам лучше понять, о чем говорить в вашем плане управления рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Покажите своему менеджеру, что у вас есть подход к решению неопределенности в вашем проекте и что вы активно собираетесь управлять рисками.

Шаг 2: Определите

Как только вы обрисовали подход, вы можете приступить к нему.

Теперь вы определяете риски, которые будут влиять на ваш проект. Это всего лишь моментальный снимок, и ваш реестр рисков - это то, к чему вы захотите возвращаться снова и снова, чтобы убедиться, что на нем тоже что-то новое.

Вы можете определить риски, используя контрольный список общих рисков, опросив заинтересованных сторон по проекту (особенно трудных заинтересованных сторон, поскольку они обычно могут многое сказать о том, что может пойти не так), проведя мозговые штурмы и используя свой здравый смысл.

Вы ищете вещи, которые могут вызвать проблемы, если они когда-либо случались. (Помните, что рисков еще не было. Проблемы проекта - это вещи, которые уже произошли.)

Независимо от того, что вы делаете, вы должны обязательно привлекать других людей. В одиночку у вас не будет всей картины, и вы в конечном итоге пропустите вещи.

Риски могут и должны быть определены любым. Как руководитель проекта, ваша задача состоит в том, чтобы побудить ваших коллег повышать риски вместе с вами, чтобы вы, как команда, могли что-то с ними сделать.

Все выявленные риски должны быть зарегистрированы в реестре рисков. Если у вас есть координатор проекта в команде или специалист по поддержке проекта, они могут это сделать. В противном случае это часть административных задач для вас.

Это повышает уверенность благодаря: Демонстрируя, что вы знаете о ключевых рисках, которые могут повлиять на ваш проект, и что у вас есть средства, чтобы постоянно быть в курсе новых рисков.

Шаг 3: Оценить

Затем риски оцениваются на предмет вероятности и воздействия. Эта подробная статья о том, как оценить риски проекта, покрывает вас за это. Хорошо прочитайте, если вы не знакомы с процессом.

В качестве дополнительной меры вы также можете оценить близость, что означает, насколько близко во времени может произойти риск. Риск с высокой близостью потенциально может произойти в ближайшее время. Риск с низкой близостью может произойти в какой-то момент в отдаленном будущем. Это может дать вам еще один фактор для расстановки приоритетов вашего времени и энергии, когда дело доходит до борьбы с рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Обеспечение того, чтобы ваш менеджер и все члены команды имели четкое представление о том, что произойдет, если любой из этих рисков действительно материализуется.

Шаг 4: Запланируйте ответы

Теперь мы подошли к содержательной части вашего плана управления рисками. На этом этапе вы решаете, как управлять риском, определяя соответствующий ответ.

Мы делаем это потому, что до сих пор все, что у вас есть, - это список того, что может случиться, что ваш проект будет сбит с курса, и насколько велика будет сделка. Затем ваш менеджер захочет узнать следующее: что вы собираетесь с этим делать?

Как правило, есть 4 вещи, которые вы можете сделать, чтобы справиться с рисками проекта и управлять ими. Они есть:

• избежать
• Перечислить
• Смягчить (то есть уменьшить)
• Принять.

Они подробно рассматриваются в этом глубоком погружении в стратегии реагирования на риски для отрицательного риска.

Некоторые из ваших рисков могут иметь положительный результат. Например: существует риск того, что вы продадите столько нового продукта, что сломаете телефонные линии. Это было бы неплохо, но мы все еще должны планировать риск.

Есть несколько способов подготовиться к положительному риску, включая:

• использовать
• Поделиться
• Усилить
• Принять.

Они обсуждаются более подробно о стратегиях реагирования на риск для положительного риска.

Вам необходимо определить, какая стратегия реагирования является наилучшей для каждого риска в вашем реестре. Например, вы можете решить, что риск обрушения крыши завода - это то, что вы просто примете, так как это вряд ли произойдет. Тем не менее, риск того, что пищевое отравление уносит половину вашей рабочей силы, - это то, что вы активно собираетесь уменьшить, переобучив весь свой персонал общественного питания. Если это произошло раньше и на самом деле вполне вероятно, если вы не сделаете что-то с этим, вы захотите уменьшить риск.

После того, как ответ определен и согласован, могут быть назначены владельцы рисков для выполнения плана действий по управлению рисками. Другими словами, вам нужно, чтобы кто-то был ответственным за выполнение поставленных вами задач.

Это повышает уверенность благодаря: Покажите своему менеджеру, что вы обдумали, что делать с вещами, которые могут вызвать проблемы для вашего проекта, и что вы разрабатываете планы по снижению неопределенности и риска для проекта.

Шаг 5: Реализация

Ваш план управления рисками должен теперь включать, кто будет нести ответственность за выполнение действий по снижению риска для каждого риска. Теперь они должны выполнять эти задачи, чтобы вы активно управляли открытыми рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Демонстрируя, что вы и ваша команда проекта можете выполнить то, что, как вы сказали, вы сделаете. Отчет о том, чего вы достигли, и о рисках, которые вы снизили, показывает вашей управленческой команде, что вы серьезно относитесь к тому, чтобы поставить и сделать то, что нужно, чтобы защитить ваш проект от проблем.

После того, как риск прошел - когда он больше не актуален, потому что он уже произошел или больше не может случиться, - вы можете закрыть его из своего реестра рисков.

Внедрение этого плана управления рисками проекта может отличить вас от других менеджеров. У вашего собственного босса будут доказательства того, что вы можете стратегически и творчески подумать о том, что может привести к тому, что ваш проект отклеится, и, что самое важное, что-то с этим сделать. Вы будете человеком, активно решающим проблемы до того, как они возникнут, сметающим дорожные заграждения и готовым ко всему!

Быть замеченным в управлении рисками проекта - верный способ быть менеджером в качестве безопасной пары или рук. Вам не нужно много опыта или сертификатов, чтобы начать успешно управлять рисками проекта (хотя формальная квалификация в управлении рисками существует). Этот простой пятиэтапный процесс вскоре будет означать, что управление рисками проекта встроено в планы вашего проекта.