Как проводить эффективные встречи, которые дают результаты

Люди проводят столько времени на деловых встречах, что превращение времени встреч в устойчивые результаты является приоритетом для успешных организаций. Действия, которые делают деловые встречи успешными, требуют руководства со стороны руководителя до, во время и после встречи.

Если вы воспользуетесь этими двенадцатью советами по управлению деловыми встречами, ваши встречи и команды будут работать лучше и приносить лучшие результаты.

Действия, которые необходимо предпринять до деловой встречи

Действия перед деловой встречей устанавливают основу для достижения результатов встречи. Вы можете выполнить все необходимые последующие действия, но без предварительной работы вы не добьетесь успеха.

Запланируйте деловую встречу

Эффективные деловые встречи, которые дают результаты, начинаются с умного планирования. Сначала определите, нужны ли вам другие сотрудники, чтобы помочь вам спланировать собрание (т. Е. Привлечь людей из нескольких отделов). Затем решите, что вы надеетесь достичь, проведя собрание, и установите выполнимые цели для вашей встречи.

Цели, которые вы устанавливаете для своей деловой встречи, создадут основу для эффективного плана встречи. Как говорит Стивен Кови в «Семи навыках высокоэффективных людей», «Начните с конца». Ваша цель встречи будет определять фокус встречи, повестку дня встречи и участников, которые вам понадобятся для участия во встрече.

Убедитесь, что вам нужна встреча

Это может звучать задом наперед, но, как только вы разработали план деловых встреч, убедитесь, что встреча является подходящим средством для достижения поставленных вами целей. Проведение собраний является дорогостоящим мероприятием, если учесть оплачиваемую стоимость участников. Приложите все усилия, чтобы определить, что встреча - лучшая возможность решить проблему, улучшить процесс или создать долгосрочную или краткосрочную стратегию для вашей команды или отдела.

Обеспечить соответствующее участие на собрании

Если деловая встреча является подходящим средством для достижения ваших целей, посоветуйтесь с участниками, присутствие которых необходимо для успеха встречи. Это может звучать как легкая задача, но это сбивает с толку самого опытного лидера - ключевые участники должны быть доступны для участия в собрании.

Иногда люди отправляют делегатов в их отсутствие. Если делегат присутствует вместо ответственного за принятие решений, убедитесь, что назначенный сотрудник имеет полномочия принимать окончательные решения, которые могут быть приняты. В противном случае отложите встречу.

Распределите и рассмотрите предварительную работу перед встречей

Сколько встреч вы посетили, которые начались с того, что фасилитатор собрания раздал стопку документов или провел презентацию PowerPoint для запуска на обсуждение? Это расстраивает из-за того, что я приступил к медной тактике; встреча становится групповым чтением - вряд ли продуктивным для вашего бизнеса.

Вы можете сделать деловые встречи наиболее продуктивными и обеспечить результаты, предоставив необходимую предварительную работу перед встречей. Предоставление предварительной работы, диаграмм, графиков и материалов для чтения за 48 часов до начала собрания означает, что все готовы подготовиться к прыжку.

Документация, которая поможет вам достичь целей встречи, может включать следующее:

• отчеты и данные
• диаграммы и ссылки на конкурентную информацию
• продажи за месяц
• производственные планы
• Слайды Microsoft PowerPoint, иллюстрирующие ключевые моменты обсуждения
• протоколы заседаний, заметки и результаты предыдущих встреч или связанных с ними совещаний и проектов

Действия во время деловой встречи

Во время деловой встречи, если вы будете эффективно использовать время, вы будете развивать энтузиазм по этой теме и привлекать внимание участников. Люди будут чувствовать себя частью чего-то большего, чем их повседневные проблемы. Таким образом, хорошо организованное, активное совещание, которое закладывает основу для последующих действий, даст результаты совещания.

Эффективное содействие проведению деловых встреч

Лидер встречи задает позитивный, продуктивный тон для взаимодействия между участниками встречи. Эффективное содействие проведению собрания начинается с обзора целей или ожидаемых результатов совещания и повестки дня. Фасилитатор помогает членам группы оставаться сосредоточенными и продуктивными.

Дизайн встречи и повестка дня определяют рамки встречи. Эффективный фасилитатор, который держит участников на правильном пути, обеспечивает достижение ожидаемых, желаемых результатов в результате встречи.

Вовлеките каждого участника в выполнимые действия

В каждой рабочей группе есть разные личности, которые появляются на встречах. У вас есть тихие коллеги, а также люди, которые пытаются доминировать над каждым пунктом обсуждения. Независимо от того, оказывает ли вам содействие или участвуете в собрании, вам необходимо вовлекать каждого участника в процесс достижения целей собрания.

Это гарантирует, что каждый участник инвестирует в тему встречи и будет следить за развитием событий. У вас не будет ни одного члена - или вы сами - пытаетесь нести весь груз.

Создайте эффективный план контроля деловой встречи

Во время деловой встречи составьте план действий с элементами действий. Эффективные планы включают в себя следующее:

• Конкретный элемент действия
• Имя человека, который вступил во владение, чтобы выполнить элемент действия
• Дата исполнения пункта действия
• Консенсус о том, что составляет завершение элемента действия

Обсудите реальные сценарии и препятствия на пути к успеху, с которыми могут столкнуться члены команды при выполнении задач, необходимых для достижения результатов. Если вам нужна дополнительная встреча, установите время до отъезда участников, чтобы оно было в календаре каждого.

Действия, которые необходимо предпринять после деловой встречи

Действия и планирование до и во время встречи играют большую роль в достижении ожидаемых, положительных и конструктивных результатов. Ваши действия после встречи также важны. Последующие мероприятия на следующей запланированной встрече никогда не являются достаточным вложением средств для достижения результатов.

Опубликовать протокол встречи

Опубликуйте свои минуты и план действий в течение 24 часов. Люди будут наиболее эффективно вносить вклад в результаты, если они сразу начнут действовать. У них все еще есть свежая память о собрании, различные вопросы для обсуждения и обоснование каждого пункта собрания.

Кроме того, задержка в распределении минут повлияет на ваши результаты, потому что большинство людей ждут, когда наступят минуты, прежде чем приступить к выполнению своих обязательств.

Эффективное продолжение деловой встречи

Соблюдение и соблюдение сроков и последующих действий поможет вам достичь результатов ваших встреч. После встречи каждый, у кого есть элемент действий, должен составить план действий для выполнения каждого из своих обязательств.

Независимо от того, пишут ли они шаги в своем планировщике, делегируют задачи другому сотруднику или выполняют задачу немедленно, индивидуум несет ответственность за последующее наблюдение.

Кроме того, вы можете улучшить результаты собраний, следя за каждым участником на полпути между собраниями. Ваша цель - проверить прогресс и убедиться, что задачи выполняются.

Ответственность за последующую деятельность во время следующей встречи

Вы когда-нибудь участвовали в последующей встрече, на которой каждый участник рассказывал группе, почему они не смогли выполнить свои обязательства? Установление нормы или обычая подотчетности за результаты начинается на ранней стадии вашего цикла собраний.

Посредничество посредника между встречами помогает, но группа должна сделать отказ от принятия обязательств неприемлемым. Предложите участникам доложить о ходе и результатах на следующей встрече, ожидая, что все участники достигнут поставленных целей. Если задача застопорилась, на следующем собрании выясните, есть ли законный контрольно-пропускной пункт для продвижения и определите, как действовать дальше.

Подведите итоги процесса деловых встреч для постоянного улучшения

Практика разбора каждой деловой встречи является мощным инструментом для постоянного улучшения. Участники по очереди обсуждают, что было эффективным или неэффективным в текущем процессе деловых встреч. Они также обсуждают прогресс, который, по их мнению, группа делает по данной теме.