Профессиональные правила написания писем и писем

Все хорошо написанные письма включают в себя несколько разделов. Информация, которую вы включаете в каждый раздел, и общий формат зависят от того, отправляете ли вы напечатанное письмо или сообщение электронной почты.

Важно, чтобы вы знали разные части письма и что должно быть указано в каждой. Вы также должны знать, как обращаться и подписывать как печатные, так и электронные сообщения. Различные части письма следующие:

Контакты
Приветствие (Приветствие)
Тело письма
закрытие
Подпись

Контакты

Способ ввода вашей контактной информации будет отличаться в зависимости от способа отправки вашего письма. В сообщении электронной почты ваша контактная информация будет указана в конце сообщения, тогда как в письменном письме ваша контактная информация указана в верхней части страницы. Вот что нужно включить в раздел с контактной информацией, а также образцы печатных и электронных писем.

приветствие

Приветствие - это раздел приветствия вашего письма с чем-то вроде «Дорогой мистер Петерсон» или «Кому это может касаться». Вот список примеров приветствия писем, которые хорошо подходят для профессиональной переписки.

Тело письма

Тело вашего письма будет содержать несколько параграфов. Первый абзац должен содержать введение и краткое объяснение причины написания. Второй абзац (и любые последующие абзацы) должны объяснить ваши причины написания. Последний абзац должен либо запросить действия у читателя, если вы запрашиваете что-то, либо указать, как вы будете следовать. Обязательно разъясните цель вашего письма. Читатель должен знать, что вы просите, и как они могут вам помочь.

Или, если вы предлагаете услуги или помощь, убедитесь, что ясно, что вы можете предоставить.

закрытие

Письмо закрывается термином типа «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением», за которым следует запятая, а затем ваша подпись, если вы отправляете печатное письмо. Если вы отправляете сообщение электронной почты, просто введите свое имя после закрытия. Вот список примеров закрытия писем, которые подходят для деловой и трудовой переписки.

Подпись

Последний штрих к вашему письму - ваша подпись, в которой в сообщении электронной почты будет указана ваша контактная информация. Вот как подписать письмо и как настроить и подписать по электронной почте.

Как отправить письмо

Важно обратиться к человеку, которому вы пишете формально, если вы не знаете его очень хорошо. Вот как можно обратиться к письму, включая общую информацию, которую вы можете использовать, если у вас нет контактного лица в компании.

Форматирование вашей корреспонденции

Теперь, когда у вас есть вся информация, которую необходимо включить в ваше сообщение, просмотрите стандартный формат, используемый для писем и сообщений электронной почты.

Правила написания писем

Следующим шагом будет полировка вашего письма. Между абзацами, верхом и низом страницы должно быть достаточно места. Вы также хотите выбрать читаемый, профессиональный стиль и размер шрифта. То, что вы скажете, будет зависеть от причины, по которой вы пишете, поэтому не забудьте адаптировать ваше письмо в соответствии с вашей личной и профессиональной ситуацией. Ниже приведены пошаговые инструкции по написанию различных типов букв, в том числе полей страницы, шрифтов, пробелов и подробностей о том, что включать, а также примеры каждого из них:

Как написать деловое письмо
Как написать сопроводительное письмо
Как написать письмо о приеме на работу
Как написать рекомендательное письмо
Как написать заявление об отставке
Как написать благодарственное письмо
Руководство LinkedIn по сообщениям и приглашениям
Профессиональные рекомендации по электронной почте

Примеры и шаблоны

Использование шаблона - отличный способ начать собственное письмо или электронное письмо, потому что вы начинаете с базового формата. Просто заполните свои данные в соответствующем разделе письма.

Также полезно смотреть на примеры, потому что вы получите идеи о том, что сказать в своей собственной переписке.

Образцы письма:Просмотрите эти образцы письменных писем, в том числе деловые письма, сопроводительные письма, благодарственные письма об интервью, последующие письма, письма о приеме и отказе от работы, письма об отставке, благодарственные письма, деловые письма и другие образцы и шаблоны писем.
Примеры сообщений электронной почты:Эти примеры электронной почты включают примеры занятости, поиска работы и деловых сообщений электронной почты, а также шаблоны электронной почты, примеры форматированных сообщений и строку темы, а также примеры приветствий и подписей.

Корректура и проверка орфографии

Наконец, прежде чем распечатать или загрузить свое письмо или отправить сообщение электронной почты, проверьте орфографию, грамматическую проверку и проверьте его.

Чтобы убедиться, что ошибок нет, прочитайте их вслух. Вы можете заметить ошибки, которые вы пропустили, только читая.