Что находится в документе области проекта

Когда вы начинаете новую инициативу, документ о проекте является важной информацией для всей вашей команды. Он определяет конечный продукт, который должен быть доставлен клиенту, когда он должен быть доставлен и по какой цене.

По сути, этот документ определяет границы работы, так что каждый член команды и заказчик все понимают, что влечет за собой проект. Не менее важно то, что они понимают, что он делает не влекут за собой.

Выгоды

Заявление о масштабах проекта, когда-то представленное каждому члену команды и клиентам проекта, является неотъемлемой частью управления проектом. Среди его преимуществ:

• Общее понимание всеми участниками ожидаемых особенностей, качества и сроков проекта
• Средство общения с другими заинтересованными сторонами в проекте, чтобы заручиться их поддержкой и вовлечением
• Инструмент, позволяющий сосредоточить усилия команды на работе, необходимой для удовлетворения потребностей клиента.

Более того, если предлагаются изменения, выходящие за пределы первоначального объема, утверждение становится основой для оценки и предложения изменений. Если изменения приняты всеми заинтересованными сторонами, заявление об объеме может быть пересмотрено.

Начиная

Менеджер проекта должен получить информацию от членов команды, клиентов, исполнительного спонсора и других ключевых заинтересованных сторон, чтобы понять и описать требуемый результат от инициативы проекта. Это часто называют доставляемым.

Описание результата должно включать стоимость или приемлемый диапазон затрат для проекта. Он также определяет ключевые функции, которые будут включены и сроки доставки.

После согласования с заказчиком, менеджером проекта, командой проекта и исполнительным спонсором любые изменения в заявлении проекта должны быть сделаны с использованием тщательно контролируемого и документированного процесса изменений.

Каскадное воздействие

После того, как утверждение или документ по объему согласован, каждая часть команды использует его в качестве основы для своих собственных оценок работы, сроков и затрат. Чем точнее и точнее формулировка объема работ, тем больше вероятность того, что рабочие группы произведут точные оценки и потребности в ресурсах.

Исключения могут быть важны

Нередко в документе области проекта перечисляются конкретные элементы, которые должны быть исключены из конечного результата. Например, в документе о содержании подрядчика для строительства дома может быть предусмотрено, что экологические разрешения должны быть получены владельцем и не являются обязанностью подрядчика, строящего дом.

Что может пойти не так?

Отсутствие ясности является распространенным источником стресса и неудач проекта. Неопределенная или неоднозначная сфера охвата документа оставляет много вопросов открытыми для дебатов и необоснованных суждений. Это может повлиять на характеристики, качество, сроки и стоимость проекта.

Еще одна ловушка, которую следует избегать, известна как «ползучесть прицела». Если заявление о сфере действия является расплывчатым, у клиента возникает соблазн выдвинуть требования, выходящие за рамки намерений или границ первоначальных планов.

Регулировка объема

Хотя частые изменения объема работ задерживают завершение проекта и могут привести к значительным затратам, они иногда необходимы и разумны. Менеджеры проектов полагаются на процесс «управления изменениями», который идентифицирует запрошенные изменения, пересматривает все соответствующие оценки времени, затрат и рабочей нагрузки и переоценивает проект на предмет новых рисков с учетом изменений.

Менеджер проекта и исполнительный спонсор обычно принимают окончательное решение об изменении масштаба только после того, как ситуация была полностью проанализирована. Изменения документируются в журнале решений и затем передаются в большую проектную группу.