10 вещей, которые должен знать каждый новый руководитель программы

Управление программами - это полезный и хорошо оплачиваемый выбор профессии, но он также может быть сложной задачей. Если вы только что получили свою первую работу по управлению программами или хотите узнать, следует ли вам перейти к карьере руководителя программы, важно понять, что влечет за собой эта карьера. Рассмотрим эти 10 вещей, о которых должен знать каждый новый менеджер программы, прежде чем начинать роль управления программой.

Управление программами отличается от управления проектами

Управление проектом заключается в планировании работы, организации задач и ресурсов, контроле процессов и достижении конкретной цели. Будь то открытие нового офиса, запуск нового приложения или строительство олимпийского стадиона, проекты имеют определенное начало, середину и конец с четким набором целей.

Управление программами отличается и, как правило, гораздо шире. Менеджер программы может контролировать несколько проектов одновременно, каждый из которых может иметь свою собственную команду проекта и менеджера проекта. Все эти проекты могут быть частью более крупной программы, разработанной для того, чтобы со временем доставить организации что-то ценное.

Ожидайте неопределенности

Программы по своей сути неопределенны. Хотя вы, возможно, знаете, что такое общая картина, это всего лишь заявление о видении, когда вы начинаете. Точный путь к тому, как туда добраться, и какие проекты потребуются в течение длительного периода времени, - это то, что вы должны решить на ходу.

Вы начнете с детального планирования того, что вы знаете, и составите представление о том, как решить остальную часть вопроса по мере приближения. Постепенно расширяйте свои горизонты планирования и доставки, пока вы не сможете идти дальше.

Регулярно блокируйте время, чтобы планировать следующие шаги. Вы также можете использовать эту возможность, чтобы убедиться, что вы все еще на пути к созданию ценности для бизнеса.

Остерегайтесь выгорания

Хотя проект может закончиться через год или около того, программы могут продолжаться - казалось бы, до бесконечности.

Руководители программ должны защищать свои команды от выгорания. Вы не можете работать на максимальной скорости бесконечно, поэтому убедитесь, что ваши сотрудники получают достаточное время простоя. Это должно включать периоды более спокойного времени на работе с меньшим количеством результатов и достаточного времени вне офиса для отпуска.

Тщательно управляйте отпуском по болезни, следите за своими отчетами о сверхурочных и будьте внимательны к тому факту, что благосостояние вашей команды имеет первостепенное значение, если вы хотите сократить увольнение и сохранить своих талантливых людей на всю жизнь программы.

Вам нужно управлять темпом

Когда вы отправляете программу с датой завершения, вам необходимо управлять темпами работы.Сложно поддерживать динамику в течение нескольких лет, поэтому ваша роль менеджера программы заключается в том, чтобы совмещать приоритеты и проекты, чтобы регулярно получать измеримые результаты.

Смешайте быстрые победы и неуклонный прогресс в достижении общих целей. Это помогает команде увидеть, что вы продвигаетесь вперед, и обеспечивает краткие истории успеха, которыми вы можете поделиться, чтобы поддерживать высокую мотивацию. Наконец, это помогает инвесторам и исполнительным менеджерам увидеть, что достигнут прогресс.

Тренируйте свою команду для успеха

Программы часто предоставляют что-то новое, уникальное или преобразующее для организации. Одна из проблем работы с подобными инициативами заключается в том, что вы, вероятно, не обладаете внутренними навыками, позволяющими выполнять все необходимые задачи и проекты.

Это нормально и следовало ожидать. Ваша работа в качестве нового менеджера программы заключается в том, чтобы вы могли повышать свою квалификацию, переподготовку и развивать людей, которые у вас есть, чтобы вместе вы могли удовлетворить все потребности в ресурсах.

Там могут быть некоторые области, где вам нужен определенный ресурс только в течение ограниченного периода времени. Например, вы не собираетесь обучать одного из своих сотрудников тому, как водить вилочный погрузчик, если это умение вам нужно всего на одну неделю. Однако, если вы изменяете способ управления присутствием вашей компании в Интернете, вероятно, было бы полезно иметь собственные навыки разработки веб-сайтов, а также некоторые знания в области социальных сетей или поисковой оптимизации. Это те навыки, на которые бизнес будет опираться в долгосрочной перспективе.

Примите решение о том, какие из них вам нужно включить в команду, а какие - на аутсорсинг, а затем убедитесь, что ваша программа может выполнять задачи по обучению и подбору персонала, необходимые для того, чтобы быть готовыми управлять результатами по мере выполнения каждого проекта.

Управление более сложное

Если вы пришли из управления проектами, то управление не станет для вас неожиданностью. Именно таким образом организуются и контролируются структуры проектов и программ для обеспечения правильного принятия решений и вовлечения нужных людей. Это важно для обеспечения того, чтобы работа выполнялась таким образом, чтобы это соответствовало общему бизнес-сценарию, и это помогает держать людей подотчетными.

Управление также является способом, с помощью которого офис управления проектом и высшее руководство могут гарантировать, что программа идет по плану и приносит выгоды. Он также предоставляет официальный путь к закрытию проектов или всей программы, если можно показать, что эти преимущества больше не будут достигнуты.

Управление является более сложным в программной среде, чем в проектной среде. Проектные советы и руководящие группы обычно имеют членство на исполнительном уровне. Этого следует ожидать, поскольку конечным результатом программы обычно является трансформация бизнеса.

Планирование сложнее

Руководители проектов, которые участвуют в программе, обычно составляют свои планы проектов, затем собирается группа управления программой - под вашим руководством в качестве руководителя программы - и планы интегрируются.

Это легче сказать, чем сделать. Требуется определить зависимости между проектами и задачами проекта. Это заставляет вас смотреть на требования к ресурсам для всей программы и манипулировать действиями, чтобы соответствовать доступности ключевых людей.

Как только ваш интегрированный план программы установлен, вы можете отслеживать его в диаграмме Ганта или другом программном инструменте. Поскольку ваши менеджеры проектов отслеживают свои проекты в режиме реального времени, вам придется вносить коррективы в план программы, информируя всех об изменениях и объясняя, что это означает для их областей работы.

Вам не нужно планировать каждую линию

Как менеджер программы, вы полагаетесь на ваших менеджеров проектов, чтобы сделать детальное планирование. Для вас нецелесообразно или нежелательно отслеживать программу с тысячами задач.

Вам необходим свернутый, высокоуровневый обзор проектов с достаточной детализацией, чтобы показать вам, будет ли что-то влиять на программный уровень.

Самый простой способ сделать это с помощью специальных программных приложений. Попытка управлять своей многомиллионной программой на основе базовой таблицы будет слишком сложной задачей.

Вам нужно делегировать

Как бы вы ни были хороши в делегировании, роль менеджера программы означает, что вам нужно стать еще лучше.

Хорошей новостью является то, что у вас должна быть команда менеджеров проектов, и у вас может даже быть специальный офис управления программами, чтобы поддержать ваши преобразующие изменения.

Над программой много работы, и ее настройка для обеспечения того, чтобы все движущиеся части двигались вместе в нужное время, требует огромных усилий. Вы не можете сделать это в одиночку, и вы не должны пытаться. Определите, сколько времени вам нужно для инициации программы, а затем убедитесь, что у вас есть команда для поддержки.

Если в вашем офисе управления программами никого нет, попросите кого-нибудь откомандировать в команду управления программой. Им есть, чем заняться. Например, кто-то в роли координатора проекта будет в идеальном положении для обеспечения координации, необходимой на программном уровне, что позволит вам заниматься стратегическими задачами.

Не бойся конфликтов

Есть много направлений в программах. От проектов с трудными заинтересованными сторонами до, казалось бы, недостижимых сроков, каждый день даст вам возможность для конфликта. Следите за тем, что мешает выполнению проекта, и будьте готовы вмешаться, когда это необходимо, чтобы предотвратить конфликтную ситуацию до ее начала.