Что каждый работодатель должен знать о требованиях к форме I-9

Форма права I-9 требуется в соответствии с Законом об иммиграционной реформе, удостоверяющим личность сотрудника и его право работать на законных основаниях в США. Если работодатель пропускает какие-либо шаги или забывает включить надлежащие документы, они подвергаются риску штрафа с возможными и довольно серьезными юридическими осложнениями, поэтому так важно проверить каждый аспект работника I-9.

Список А. Документы, удостоверяющие личность и право на занятость.

На I-9 есть необходимый список документов, удостоверяющих личность. Эти документы устанавливают личность и право на работу в США и считаются приемлемым доказательством того и другого.

• Паспорт США (не просроченный или не просроченный)
• Свидетельство о гражданстве США (Формы N-560 или N-561)
• Свидетельство о натурализации (Формы N-550 или N-570)
• Не истекший загранпаспорт с приложенным Форма I-94 с указанием не истекшего разрешения на трудоустройство
• Карточка постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца с фотографией (Форма I-551)
• Неиспользованная карточка временного резидента (Форма I-688)
• Неиспользованная карточка авторизации занятости (Форма I-688А)
• Неиспользованное разрешение на повторный въезд (Форма I-327)
• Не просроченный проездной документ беженца (Форма 1-571)

• Неограниченное разрешение на трудоустройство, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS), которое содержит фотографию (Форма I-688B)

Список Б. Документы, удостоверяющие личность

В отсутствие какого-либо из вышеуказанных документов работник должен будет представить два других документа, один для подтверждения личности, а другой для подтверждения права на работу. Следующие документы могут быть использованы для установления личности сотрудника:

• Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
• Удостоверение личности, выданное федеральными, региональными или местными государственными органами или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
• Школьное удостоверение с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• Военная карточка США или черновик
• Удостоверение военного иждивенца

• Карта торгового флота США береговой охраны
• Индейский племенной документ
• Водительские права, выданные канадским государственным органом

Список C - Документы, которые определяют право на трудоустройство

Один из этих документов должен быть представлен в дополнение к документу из списка B, если сотрудник не может предоставить документ из списка A.

• Карта социального страхования США, выданная Администрацией социального обеспечения, за исключением карты, подтверждающей, что она не действительна для трудоустройства
• Свидетельство о рождении за рубежом, выданное Государственным департаментом (Форма ФС-545 или же Форма DS-1350)
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного штатом, округом, муниципалитетом или отдаленным владением Соединенных Штатов, с официальной печатью
• Индейский племенной документ.
• Идентификационная карта гражданина США (Форма I-197)
• Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (Форма I-179)

• Документ с разрешением на трудоустройство, срок действия которого не истек, выданный DHS, кроме тех, которые перечислены в Списке A

Специальный список для несовершеннолетних

Сотрудники, которые моложе 18 лет и поэтому не могут представить ни один из вышеуказанных документов, могут вместо этого предоставить документы, соответствующие возрасту, в том числе:

• Школьная запись или табель успеваемости
• Клиника, врач или больничный
• Дневник или детский сад

Дополнительная форма I-9 Обязанности работодателя

Убедитесь, что формы I-9 заполнены правильно, и что вы и ваш сотрудник точно следуете инструкциям. Вы должны хранить форму I-9 каждого работника в течение как минимум трех лет или одного года после окончания работы, в зависимости от того, что дольше.

Сохраните и сделайте копии оригинальных документов, предоставленных вашими сотрудниками. Это не обязательно, но рекомендуется. Храните только минимальное количество необходимых документов и храните формы и ксерокопии документов отдельно от файлов ваших сотрудников.

Если в файл документа I-9 были внесены какие-либо изменения, измените их в исходной форме, укажите начальную дату и внесите дату изменения. Не заполняйте новую форму. Подтвердите истекающие разрешения на работу и не позволяйте сотрудникам работать, если срок их документации истек.

Обязательно ответьте в соответствии с инструкциями и рекомендациями по срокам, если вы получите письмо о несоответствии со стороны Администрации социального обеспечения, в котором указано, что определенное число ваших сотрудников имеют неподтвержденные номера социального страхования.

Получите текущую информацию формы I-9 в Службе гражданства и иммиграции США (USCIS). Дополнительную информацию можно получить в Обществе управления персоналом.

Правовые требования

Форма I-9 должна быть заполнена для каждого нового сотрудника независимо от ее национального происхождения или от того, является ли этот сотрудник гражданином США. Работодатель нарушил федеральное иммиграционное законодательство, если ему не удалось подтвердить личность и разрешение на работу нового работника с помощью формы I-9. Штрафы существенно различаются и основаны на многоуровневой системе, но могут достигать почти 20 000 долларов США. Штрафы увеличиваются, начиная с 548 долларов США, за намеренное продолжение приема на работу лиц, которые не подают формы I-9 с надлежащей проверкой.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантируется на точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения соответствуют вашему местоположению.