10 Вневременных методов управления временем

У всех одинаковые 24 часа в день, но некоторые люди, кажется, гораздо более продуктивны в это время, чем другие. Если вы не чувствуете себя продуктивным, вам приходит в голову обычное решение: вам нужно лучше управлять своим временем. Однако вы не можете «управлять» временем, потому что есть 24 часа в день, 60 минут в час, 60 секунд в минуту, и это никогда не изменится.

Однако вы можете контролировать, где и как вы проводите свое время, и предпринимать действия по сокращению или устранению потерь времени. На самом деле, управление временем - это все, что нужно для управления собой.

Ниже приведены десять вечных способов контролировать свой график каждый день, чтобы максимально использовать имеющееся у вас время.

1) Установить приоритетные цели

Без целей вы можете обнаружить, что вы склонны гоняться за тем, что кажется вам наиболее срочным или смотрит вам в лицо. Трудно не отвлекаться на блестящие предметы. Чтобы предотвратить это, определите свои истинные жизненные приоритеты и двигайтесь к ним, устанавливая годовые, ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели или желаемые результаты. Оцените каждый из них, используя следующую систему:

• Важность: (A = высокий, B = средний, C = низкий)
• Срочность: (1 = высокий, 2 = средний, 3 = низкий)

Всегда сначала работайте над самыми неотложными и важными целями и задачами (А1), а затем двигайтесь вниз по списку.

2) Следуйте правилу 80/20

«Правило 80/20», также известное как принцип Парето, гласит, что 80 процентов ваших результатов являются результатом 20 процентов ваших действий. Это способ посмотреть, сколько времени вы используете, расставьте приоритеты выбранных вами задач по сравнению с вашими наиболее важными целями. Вы сосредотачиваетесь на 20 процентах действий, которые дают 80 процентов желаемых результатов?

3) Учитесь говорить нет

Когда другие делают запросы от вас, эти задачи могут быть важны для них, но вступают в конфликт с вашими наиболее важными целями. Особенно, когда это то, что вы хотели бы сделать, но просто не хватает времени, может быть очень трудно сказать «нет».

Хотя здорово быть командным игроком, также важно знать, когда и как проявлять уверенность, и дать человеку понять, что вы не можете удовлетворить его запрос в данный момент. Если вы согласны взять на себя задачу, договориться о крайнем сроке, который поможет им достичь своих целей, не жертвуя своими.

4) Преодолеть проволочки, используя систему «4D»

• Удали это: Каковы последствия не выполнения задачи вообще? Рассмотрим правило 80/20; может быть, это не нужно делать в первую очередь.
• Делегировать это: Если задача важна, спросите себя, действительно ли это то, за что вы в первую очередь отвечаете. Может ли задача быть передана кому-то еще? Смотрите «10 вещей, которые менеджер никогда не должен делегировать».
• Сделай это сейчас: Откладывание важной задачи, которая должна быть выполнена, только создает чувство тревоги и стресса. Сделайте это как можно раньше в течение дня.

• Перенести: Если задача не может быть выполнена быстро и не является приоритетным, просто отложите ее.

5) Ешь лягушку

Из книги Брайана Трейси, Съешь эту лягушку «Если первое, что вы делаете каждое утро, это поедаете живую лягушку, вы можете провести день с удовлетворением, зная, что это, вероятно, худшее, что может случиться с вами весь день».

Ваши лягушки каждый день - это задачи, которые будут иметь наибольшее влияние на достижение ваших целей, и задачи, которые вы, скорее всего, откладываете на начало.

6) Сократить количество встреч

Плохо организованные собрания - это пустая трата времени, умноженная на количество людей на собрании. См. «Как провести собрание команды».

7) Стеклянная банка: камни, галька, песок и вода

Классифицируйте свои задачи таким образом, затем займитесь «камнями» в первую очередь. Если вы продолжаете заниматься мелочами (песок, галька и вода), а не важными стратегическими предметами - камнями, то ваша банка быстро заполнится, и в ней не останется места для большего количества камней.

8) Устранить электронные трата времени

У каждого есть определенные отвлекающие факторы, которые прерывают его и отвлекают его от работы. Твой Facebook? Twitter? Проверка электронной почты? Постоянный обмен сообщениями с друзьями и семьей? Прекратите проверять их так часто, выполняя пакетные задания. Установите время, затем проверьте и разберитесь со всеми из них одновременно. Дайте себе 30 минут, а затем вернитесь к заданию. Пакетируйте их и делайте перерыв один или два раза в день, чтобы ответить.

9) Организоваться

Чтобы эффективно управлять своим временем и быть продуктивным каждый день, вы должны создать правильную среду. Устраните бесполезные помехи, создайте эффективную систему хранения, разместите рядом все необходимые рабочие элементы и используйте инструменты управления рабочим процессом, которые помогут вам создать продуктивную среду.

10) Береги свое здоровье

Хороший ночной сон, здоровое питание и физические упражнения дадут вам энергию, сосредоточенность и выносливость, необходимые для того, чтобы максимально использовать свой день. Может показаться, что работа важнее, и вы всегда можете наверстать упущенное во время сна, еды и физических упражнений. Если вы теряете здоровье, вы не можете работать или делать что-то еще в этом отношении, поэтому не экономьте на заботе о себе.