Объем, риск и допущение в управлении проектами

Область управления проектами, как и любая другая область знаний, имеет уникальный словарный запас, заполненный аббревиатурами и специальными терминами. Вы должны понимать три основных термина и понятия:

• Объем
• риск
• Предположения

Это краткое изложение этих трех основных терминов управления проектами и включает ссылки и предложения для дополнительного чтения.

Объем

В управлении проектами область действия - это набор границ, которые определяют степень проекта. Объем описывает, что должно быть доставлено клиенту в результате инициативы проекта.

Понимание области применения позволяет менеджеру проекта и команде проекта понять, что находится внутри или за пределами границ проекта. Если что-то «не входит в сферу», это не учитывается при планировании работы проекта. Виды деятельности, которые находятся в пределах границ содержания, считаются «в рамках» и учитываются в графике и бюджете. Если действие выходит за границы, оно считается «вне области» и не планируется.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем проекта или частью проектной команды, вы будете думать о том, находится ли что-то в рамках или вне области, по мере продвижения вперед. В качестве примера представьте, что клиент попросил вас создать сайт. Когда вы обрисовываете область действия (или устанавливаете границы) проекта, вы указываете следующие элементы как находящиеся в области действия:

• Дизайн сайта и каркасные схемы
• Установка испытательного стенда
• Кодирование в утвержденный каркас
• Разработка графики для темы сайта
• Тестирование и отладка перед публикацией сайта

В ходе проекта клиент просит вас включить видеообзор компании. Видео не указано в рамках проекта и, следовательно, выходит за его рамки. В то время как вы, возможно, будете рады сделать видео-работу за дополнительную плату, это потребует пересмотра масштаба, стоимости и времени для проекта.

При отсутствии четких и согласованными областях видимости документа, вопрос о видео мог бы стать спорным между вашей командой и представителями заказчика. Четкое определение области действия позволило вам разрядить ситуацию и разобраться с изменениями упорядоченным образом.

Итак, как вы определяете, что входит или выходит за рамки? Сначала вы захотите обрисовать в общих чертах все детали проекта, которые вы знаете в настоящее время, на основе обсуждений с клиентом или владельцем проекта. Затем вы захотите сделать ключевые допущения, которые приведут в действие то, что считается в рамках или вне его.

Предположения

В какой-то момент вашей жизни вам, вероятно, говорили: «Никогда не делайте предположений». Однако делать предположения в управлении проектами - это повседневное занятие. Допущения помогут вам определить объем и риски, а также точно настроить ваши оценки времени и затрат. Конечно, важно документировать и проверять ваши предположения.

Рассмотрим что-нибудь простое, например, создание книги. Допустим, у вашего друга есть идея для журнального столика и он попросил вас управлять проектом. Его первая просьба о бюджете, чтобы он мог обеспечить финансирование. Когда вы определяете область действия, становится ясно, что ваш друг не уверен во многих деталях, включая количество страниц, включение изображений, стиль обложки и вес бумаги, которая будет использоваться для страниц.

Поскольку все эти факторы будут влиять на стоимость и сложность производства, вам придется делать предположения о спецификациях и проверять эти предположения как приемлемые или неприемлемые для вашего друга. После дальнейшего обсуждения ваш друг скажет вам, что он планирует включить в книгу 50 фотографий. Вы можете основывать свое предположение на 50 изображениях или, ожидая, что это число будет увеличиваться со временем, вы можете сделать предположение, что будет 75-90 страниц с изображениями.

Вы можете видеть, как предположения напрямую влияют на график. Например, представьте, что вы ведете проект в парке, который включает в себя создание качелей. При настройке вашего проекта вы получаете бюджет и назначаете членов команды, один из которых отвечает за материалы. При составлении графика вы спрашиваете ответственного за материалы, когда прибудет цемент. Этот человек отвечает, что он не уверен, когда цемент прибудет, но он полагает, что это будет между 1 и 10 июня.

Когда вы строите свой объем и график, вы предполагаете, что цемент прибудет не позднее 10 июня. Этот пример показывает два преимущества для предположений.

Первое преимущество заключается в том, что предположение о получении цемента не позднее 10 июня позволяет планировать действия, которые зависят от прибытия цемента. Второе преимущество заключается в том, что он предоставляет ответственному за материалы человеку срок поставки цемента, который он затем может передать своему поставщику. Это непреднамеренно установило ключевой крайний срок для продвижения проекта.

Исходя из предположений, устанавливаются контрольные показатели, которые часто пересматриваются в ходе проекта, чтобы помочь команде проекта оставаться в рамках, в срок и в рамках бюджета. Но что происходит, когда предположения неверны? Это где риск вступает в игру.

риск

После того, как вы построили свою сферу и определили допущения, которые лежат за сферой и оценками, вы можете приступить к оценке областей риска. Риск в управлении проектами такой же, как и в реальном мире; это опасность или шанс, который может нанести ущерб.

Все проекты содержат риски, и если вы являетесь менеджером проекта или владельцем проекта, вы несете ответственность не только за предвидение риска, но и за работу по информированию команды проекта о потенциальном воздействии этих рисков и подготовке к снижению рисков.

Риск приходит в различной степени. Иногда риск может означать, что проект будет работать немного иначе или принять небольшой неожиданный поворот. Однако в некоторых случаях риск может привести к катастрофическим результатам, которые перевернут ваш проект с ног на голову.

Давайте использовать сценарий игровой площадки из приведенного выше примера цемента. Один из рисков заключается в том, что цемент не прибудет к предполагаемой дате 10 июня. Каковы потенциальные последствия этого риска? Все последующие действия, которые следуют после заливки цемента, задерживаются в результате этой проблемы.

Риски также могут быть положительными. Рассмотрите влияние на проект, если цемент обнаружится раньше, чем предполагалось. Хотя это кажется положительным результатом, оно все же создает проблему для сроков и последовательности всех других этапов проекта.

Менеджеры проектов работают со своими проектными командами для мозгового штурма и выявления потенциальных рисков. Они делают процесс еще дальше и смотрят на потенциальную серьезность риска и вероятность его возникновения. Кроме того, они идентифицируют тех людей, которые лучше всего подходят для определения момента возникновения риска, и разрабатывают согласованные планы по снижению риска.

Многие фирмы имеют подробные шаблоны рисков, которые они разработали с течением времени и из опыта других проектов. В некоторых отраслях составлены профили рисков, которые используются в качестве отправной точки для анализа рисков. Многие отрасли также практикуют очень подробный статистический анализ для планирования рисков.