Общие вопросы интервью-ресепшн и лучшие ответы

Во многих организациях регистраторы являются лицом компании. Каждый новый клиент, соискатель, работник или сторонний поставщик будут проходить мимо или регистрироваться у портье, поэтому работодатели стремятся найти кого-то, кто будет ответственным, дружелюбным и спокойным.

10 типичных вопросов, задаваемых в интервью

Здесь вы найдете часто задаваемые вопросы для администраторов, примеры ответов и советы о том, что сказать во время интервью.

1:53

Смотрите сейчас: Как ответить на 4 распространенных вопроса об интервью

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от быстро меняющейся рабочей среды?

Что они хотят знать: Ваш интервьюер хочет быть уверен, что вы можете идти в ногу. То, как вы это делаете, вероятно, не имеет значения, но вы должны иметь четкий и уверенный ответ.

Первое, что я делаю, это сохраняю спокойствие, так как безумное, подчеркнутое отношение не помогает, а также плохо смотрится перед любым персоналом или клиентами. Я стараюсь сортировать задачи так, чтобы я всегда сначала работал над самой важной задачей. Обычно это все, что связано с одним из клиентов компании. Кроме того, я веду список всего, что мне нужно сделать, чтобы не пренебрегать важными обязанностями.

2. Как вы поддерживаете свой ежедневный график?

Что они хотят знать: Как вы организовываете свой день - не главное. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете выполнять все свои обязанности компетентно и своевременно.

Я начинаю каждый день с составления списка всего, что мне нужно сделать. Я проверяю свой календарь на наличие встреч или встреч, чтобы быть в курсе их, и, если необходимо, получать информацию на стойке регистрации. В моей работе общение играет ключевую роль, поэтому я постоянно отвечаю на телефонные звонки и проверяю свою электронную почту на предмет новых запросов, а затем обновляю свой список дел соответствующими задачами.

3. Какую роль играет регистратор в первом впечатлении клиента от организации?

Что они хотят знать: Ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете позицию, на которую вы претендуете, но этот вопрос также может быть культурным и затрагивать вашу философию работы.

Администратор может произвести большое впечатление - положительное или отрицательное - на клиентов. Поскольку я один из первых, кого клиенты видят, расстраивающее или плохое взаимодействие может действительно испортить их мнение о компании или общем опыте, который они имели. Для меня это похоже на то, когда хозяин приветствует вас в ресторане. Если они кажутся безумными или ведут себя грубо, то позже может возникнуть ощущение, что ваша еда не будет такой вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой на лице и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали, что они полностью привлекли мое внимание.

4. Расскажите мне о времени, когда вам приходилось иметь дело с раздраженным клиентом или гостем, по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Что они хотят знать: Это один из нескольких вопросов, которые вам могут быть заданы, касающихся того, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными условиями. Вас также могут спросить, как вы отреагировали на преступную или неэтичную деятельность. Будь честным. Не преувеличивай и не продавай себя коротко.

Работая в приемной врача, я часто разговаривал с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была настолько взбешена, что отдел биллинга не перезвонил ей в тот же день, что она начала кричать на меня по телефону. Это было неприятно! В этих ситуациях я стараюсь думать о том, как человек должен испытывать стресс, чтобы вести себя таким образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, очень расстроены. Вы можете рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш специалист по выставлению счетов только на день и будет на связи. Я также сказал ей, что положу записку на стол выставляющего счет человека с просьбой перезвонить женщине как к первому заданию. К концу разговора она была намного спокойнее и извинилась за свои более ранние грубые слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Что они хотят знать: Если вы не хотите работать сверхурочно, так и скажите. Если вы готовы работать сверхурочно, но только в определенных пределах, скажите об этом. Да, есть компании, в которых сверхурочная работа не будет стоить вам работы. Но принятие обязательства, которое вы не можете выполнять, или ставить себя в положение, когда вам приходится жертвовать своим благополучием или состоянием своей семьи ради своей работы, не является приемлемым вариантом. Вам нужна работа, которая соответствует вашей доступности.

Мне удобно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если у меня есть предварительное уведомление за день. Наличие хедз-апа помогает мне изменить свои планы. В крайнем случае, я вполне могу делать сверхурочные в тот же день, но я бы действительно предпочел получить уведомление за день.

6. Сколько сотрудников работало в вашем последнем офисе?

Что они хотят знать: Интервьюер хочет знать, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, с которой вы беседуете, и комфортно ли вам работать на маленьких и / или больших рабочих местах.

В моем последнем офисе было пять сотрудников. Это достаточно мало, чтобы мы начали чувствовать себя как семья. Знаете, все знали, что Марте в отделе выставления счетов нужно две чашки кофе, прежде чем вы сможете задать сложные вопросы. Однако до этого мой офис был довольно большим - 60 сотрудников. Я чувствовал себя комфортно в обеих средах, хотя первый месяц в большом офисе был немного сложным, так как я должен был выяснить, кто чем занимается и куда направлять звонки с большим количеством доступных вариантов.

7. Опишите ваши предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Что они хотят знать: Интервьюер хочет пересмотреть обязанности, которые вы перечислили в своем резюме, и подтвердить, что они соответствуют предложенной должности. Это также хорошая возможность подробно остановиться на вопросах, выделенных в вашем опыте работы.

Как администратор ABC Financials, я был первым, кто обратился к клиентам. Я ответил на общую телефонную линию, а также на телефоны для пяти вице-президентов компании. Я также отвечал за получение посылок и распространение почты, приветствие и сопровождение клиентов и поставщиков в залах заседаний, а также следил за общим информационным адресом электронной почты компании. У меня также было много административных обязанностей: я управлял календарями этих вице-президентов, организовывал их командировки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставок и других вопросов, которые должны быть решены немедленно?

Что они хотят знать: Интервьюерхочет знать, насколько вы хороши в многозадачности, организации времени и расстановке приоритетов. Это также хорошая возможность указать, как вы столкнулись с несколькими приоритетами, и объяснить, как вы справились со всеми ними.

Многозадачность необходима, когда офис занят. Всякий раз, когда это не грубо, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу легко ответить на телефонный звонок, подписывая посылку с посылкой. Когда многозадачность невозможна, я уделяю основное внимание клиентам и клиентам в качестве приоритета номер один. При необходимости я спрошу, могут ли они дать мне минуту, чтобы сначала выполнить другое задание, и, если что-то действительно занято, я пытаюсь вызвать коллегу, чтобы он предоставил мне страховое покрытие.

9. Насколько сильны ваши компьютерные навыки?

Что они хотят знать: Интервьюер хочет, чтобы вы подтвердили, какими навыками работы на компьютере вы обладаете, соответствует ли ваш уровень навыков ожиданиям компании и какие программы вам удобнее всего использовать. Если это возможно, перед собеседованием рекомендуется изучить, какие программы использует компания.

У меня очень сильные навыки работы с компьютером. Помимо того, что я был знаком с Microsoft Office, я также делал обновления для веб-сайта компании в своей последней роли, так что мне удобно использовать WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, я обычно нахожу, что на большинство моих вопросов можно ответить с помощью онлайн-поиска, хотя я также ценю получение учебника от коллеги.

10. Расскажите мне о вашем опыте обслуживания клиентов.

Что они хотят знать: Интервьюер хочет получить представление о вашем опыте обслуживания клиентов - сколько лет, конкретные примеры и какие навыки вы можете использовать для решения проблем.

Я работаю в сфере обслуживания клиентов с подросткового возраста. Моей первой работой была работа в книжном магазине, где я помогал покупателям находить книги и иногда покрывал кассовый аппарат. Во время учебы в колледже у меня была работа по совместительству, на этот раз я занималась продажей одежды. Тогда, конечно, в качестве администратора в компании ABC, я также имел дело с клиентами, хотя в этой роли я не занимался продажами напрямую. Я чувствую себя действительно комфортно, общаясь с клиентами и решая их проблемы, будь то поиск книги, которую они ищут, или изменение времени встречи с руководителем.

Советы для ответов на вопросы администратора

Лучшие регистраторы - это детально ориентированные, организованные и отличные коммуникаторы. Таким образом, кандидаты должны быть готовы ответить на открытые вопросы интервью, которые позволят оценить опыт, знакомство с инструментами на рабочем месте, процессами и навыками, включая работу со службой поддержки клиентов, многозадачность и способность быстро принимать решения.

В этом случае интервьюеры не обязательно ищут ответы «да» или «нет». Вместо этого они ожидают, что кандидаты ответят конкретными примерами, которые описывают, как они справлялись с прошлыми ситуациями на рабочем месте, и задают тщательно изученные вопросы о приоритетах, ожиданиях, целях и задачах компании.

Из-за постоянно растущего технического прогресса на рабочем месте, администраторы также должны обладать сильными техническими навыками. У вас должен быть опыт использования телефонных систем и офисных машин, таких как принтеры, копиры, сканеры и факсы (да, все еще), в дополнение к компьютерным приложениям, таким как MS Office и отраслевому программному обеспечению.

7 вопросов к интервьюеру

Интервьюеры будут ожидать, что вы зададите вопросы. Вот список вопросов, которые вы можете задать во время или в конце вашего интервью:

1. Можете ли вы рассказать мне больше о повседневных обязанностях для этой работы?
2. Какие качества вы ищете в человеке, которого вы хотите нанять для компании?
3. Каковы ваши ожидания от этой работы, и как вы оцениваете успех?
4. Почему последний человек, который занимал эту работу, ушел?
5. Кому подчиняется эта позиция?
6. Каковы возможности карьерного роста в компании?
7. Предлагает ли компания какие-либо возможности для обучения сотрудников?

Как сделать лучшее впечатление

Должность секретаря может считаться начальным уровнем, но она также может быть первым шагом вверх по корпоративной лестнице. Будущий работодатель будет привлечен к уверенному в себе, уверенному в себе человеку. Часто вы будете первым, кого встретят их клиенты или пациенты, когда они впервые войдут в офис.

Убедитесь, что ваше первое впечатление самое лучшее. Вот как подготовиться к собеседованию. Наряду с выдающимся резюме, не торопитесь, чтобы одеть часть, когда вы берете интервью. Если вы получите работу, вы будете на переднем крае, и важно показать работодателю свой профессиональный имидж.

Если вы не уверены, что надеть на собеседование, ознакомьтесь с этими советами о том, как одеться на собеседование. Если ваше резюме и ваш профессиональный наряд находятся на стадии, и вы готовы ответить на вероятные вопросы, вы добьетесь успеха в получении позиции, на которую вы проводите собеседование.