Управление изменениями в рабочих проектах

Менеджеры проектов тратят много времени на разработку планов и постановку целей команды. Спонсоры, заинтересованные стороны и команды затем проводят много времени, внося изменения в объем работы и процесс развертывания. Наличие четкого и удобного процесса управления изменениями и пристальное внимание к общей картине, даже если некоторые детали меняются, способствуют продвижению проекта вперед и позволяют сохранять спокойствие.

Принять, что изменение происходит

Изменения происходят практически на каждом этапе жизненного цикла управления проектом. Признание того, что изменения неизбежны, а зачастую и полезны, части процесса позволяют лучшим руководителям проектов применять более гибкие подходы к планированию и выполнению. Наличие стратегий, позволяющих эффективно справляться с изменениями по мере их появления, - это самый быстрый способ следить за призом у всех, даже несмотря на то, что иногда может показаться постоянным изменением направления.

Определенный, структурированный процесс управления изменениями - это ваша рабочая тетрадь; Ваша стратегия «Библия». Он определит для вас, как лучше всего реагировать в качестве лидера на предложения - даже требования - на изменения в процессе разработки. Это поможет вам, изящно и с уверенностью, порой спорить о совместной работе в направлении достижения конечных целей всех сторон.

Процесс управления изменениями

Процесс управления изменениями выглядит так:

• Получить запрос / заявку на изменение в процессе по проекту
• Оценить запрос на изменение / спрос с акцентом на бюджет проекта в отношении:
• материалы
• любые соответствующие требования разрешения
• человеко-часы
• потерянное время
• Подготовьте и представьте акционерам / представителям проекта ваши рекомендации о том, как действовать относительно запроса (-ов)
• Получите одобрение решения акционера или отказ продолжить

Давайте посмотрим на каждый из этих шагов по очереди:

Получить запрос / запрос на изменение в процессе по проекту

Вы получите запрос на изменение проекта сотнями разных способов: на встрече, по электронной почте, по телефону, в коридоре, когда вы выбегаете из офиса вечером.В идеале вы получите информацию в форме запроса на изменение, но вы должны знать, что в реальной жизни многие важные заинтересованные стороны считают, что заполнение такого рода документов - это работа менеджера проекта - и в вашей компании это может быть.

Шаблон запроса на изменение проекта (подробнее об этом через минуту) должен точно и кратко охватить все детали запроса, однако неофициально они поступят к вам. Как только вы почувствуете, что все детали точно записаны, запустите форму после инициатора, чтобы убедиться, что все пункты были учтены полностью.

Помните, что изменения также могут касаться выработки работы. Не всегда предполагайте, что изменения будут связаны с выполнением работы. Процесс один и тот же, независимо от того, увеличиваете или уменьшаете масштаб проекта.

Провести оценку изменений

Посмотрите на запрос на изменение подробно. Вы будете оценивать влияние на:

• График
• Документация
• Работа сделана на сегодняшний день и работа еще предстоит сделать
• бюджет
• Меры качества
• Объем
• Наличие ресурсов

Например, изменение программного обеспечения может быть оценено в 5 дней. Это не просто добавило бы 5 дней к графику, потому что это вытолкнуло бы другую задачу и переместило бы ее в тот период времени, когда основной ресурс находится в отпуске. Эту задачу также необходимо будет перенести, поэтому в целом это изменение добавит к графику 8 дней. Это будет стоить $ 5 тыс., И дополнительные 8 дней подталкивают нас к следующему месяцу с контрактом с поставщиком, так что есть затраты, которые нужно учитывать и здесь. Качество остается прежним, но объем изменений изменяется, чтобы включить новое изменение.

Необходимо обновить всю соответствующую документацию, включая план проекта и учебные пособия, которые уже были начаты.

Таким образом, в целом простое 5-дневное изменение имеет оглушительный эффект. Важно принять во внимание все соответствующие факторы, прежде чем принимать решение о реализации, поскольку полная картина может изменить результат.

Подготовить и представить рекомендации

Вооружившись пониманием полного воздействия запрошенного изменения или изменений, представьте свои рекомендации относительно жизнеспособности смены.

В некоторых случаях изменения не будут реализованы, поскольку предполагаемая выгода будет меньше, чем стоимость. В других случаях может быть найдено достаточное преимущество, чтобы компенсировать затраты на выполнение дополнительной работы. Другие случаи, тем не менее, докажут, что изменения неизбежны и находятся вне вашего контроля, независимо от негативных последствий, возникающих из-за проблем нормативного характера или соблюдения нормативных требований, или внутренних проблем, таких как организационная перестройка.

Решение

Для небольших изменений, которые находятся в пределах вашего предела авторизации, решение о том, принимать или отклонять изменения, остается за вами (при правильном участии команды). Все большее должно быть одобрено спонсором проекта или советом проекта. Термины, относящиеся к той или иной категории, как правило, четко изложены в начале любого проекта.

Независимо от результата важно держать всех вовлеченных в процесс в курсе. Отчуждение членов команды на любом этапе разработки может стоить целостности всего проекта, а также любого будущего сотрудничества.

Инструменты управления изменениями

Был разработан ряд инструментов управления изменениями, чтобы упростить и упростить этот процесс. Центральным элементом каждого инструментария управления изменениями должно быть:

• Контрольный список или карта процесса, позволяющая заинтересованным сторонам выполнить надлежащие шаги для внесения изменений в масштаб проекта
• Форма запроса на изменение шаблона (Заметка: Если ваши проекты работают в режиме онлайн из автоматизированного рабочего процесса, было бы неплохо включить эту форму в свой список документов)

Разработка формы заявки на изменение проекта

Форма запроса на изменение проекта должна включать:

• Имя лица, запрашивающего изменение («запросчик»).
• Уникальный идентификатор, такой как номер изменения (вы можете добавить его на себя позже, поскольку маловероятно, что кто-либо из людей, подающих запрос и использующий форму, будет знать, что вводить здесь).
• Описание предлагаемого изменения, с максимально возможной детализацией.
• Категория изменения. В идеале, запрашивающие должны иметь возможность выбирать из предварительно заполненного этого раздела, поэтому им нужно только поставить галочку. Это хорошее место, чтобы отметить, относится ли запрос на изменение к нормативному или внутреннему соответствию - если это так (действительно), вы можете обойти многие этапы планирования и оценки и просто выполнить его.
• «Почему» перемен. Каково обоснование для его реализации? Почему запрашивающий хочет это?
• Потенциальное влияние предлагаемого изменения на различные элементы проекта, включая время, стоимость, качество, объем. Запрашивающая сторона может не располагать всеми подробностями, поэтому может потребоваться, чтобы ваша помощь заполнила эти пробелы на этапе оценки изменений. Минимум, который вы ищете на данный момент - это разъяснение того, может ли оно увеличивать, уменьшать или изменять существующие параметры проекта.

Формы запроса на изменение должны быть округлены с пробелом для подробностей, которые вы должны заполнить, поскольку изменение будет обсуждаться дополнительно. Шаблон также должен включать пространство для:

• Изменить решение: принять, отклонить или отложить
• Имя лица, принимающего решение (или группы), а также дата принятия решения и любые дополнительные комментарии.

Изменения и управление содержанием проекта

Управление содержанием проекта - это процесс, который фильтрует и уточняет различия между тем, что необходимо для успешного выполнения проекта, а что нет. При получении запросов на изменение проекта необходимо учитывать, как эти изменения могут повлиять на проект в целом. Ваш процесс управления изменениями помогает вам уточнить и определить в контексте, почему изменение является или не является практичным или необходимым.

Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) - стоит упомянуть управление изменениями проектов в пятом издании, потому что оно не так интуитивно, как вы думаете. Руководство PMBOK содержит отличные рекомендации для начинающих в форме процесса, называемого «Область контроля», в разделе «Управление областями проекта». Однако процесс управления изменениями в проектах необходимо обрабатывать более интегрированным образом, что отражено в тексте. Пользователям «Руководства PMBOK» также следует обратиться к процессу «Выполнить интегрированный контроль изменений», поскольку в нем четко указано, как все связывается воедино в более широком контексте.

Для того, чтобы стать PMP, важно понимать, как «Руководство PMBOK» охватывает управление изменениями, поскольку оно станет частью вашего экзамена. Но имейте в виду, что процесс управления изменениями, который вы фактически будете использовать в проектах, должен быть интегрированным, легким в применении и практичным.

Руководство вашей командой через процесс изменений

Команда проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта, поэтому она помогает им активно участвовать в управлении изменениями в процессе.

Вот 5 способов, которыми вы можете помочь своей команде быстро смириться с процессом управления изменениями проекта:

1. Будьте открыты в отношении изменений. Сообщите вашей команде, что изменения в проектах ожидаются.

2. Будьте открыты о процессе. Обсуждаемый здесь процесс управления изменениями не является естественным для всех. Большинство членов команды не будут знать, что от них ожидается, пока им не сообщат. Проведите брифинг, чтобы пройти с ними весь процесс, и пусть каждый знает, какова его или ее роль в его исполнении.

3. Сделать это легко. Изменения в проекте часто - в лучшем случае контролируемый хаос. Шаги, которые вы предпринимаете, чтобы успешно перемещаться по нему, определяют ваш характер как руководителя проекта. Ваша команда может найти перемены тревожными, особенно крупные или отменяющие решения, которые давно считаются обоснованными, а препятствия считаются давно устраненными. График неверный, бюджет может быть разным, требования, конечно, разные.

Ваша команда обращается к вам за руководством и стабилизацией. Сделайте процесс максимально простым для них.

4. Быть там, чтобы помочь. Новый способ работы требует времени для успешной интеграции. Если вы ранее управляли изменением проекта неформальным способом (или не работали вовсе), то переход к формальному процессу может занять некоторое время, чтобы стать «тем, как мы здесь что-то делаем». Сообщите команде, что вы здесь, чтобы помочь им, если им нужно что-то пробежать мимо вас.

5. Не бойтесь сказать нет. Не все изменения являются разумными предложениями. Сообщите вашей команде, что, если они твердо считают, что изменение не является правильным для проекта в данный момент, вы поддержите их в этом разговоре с запросчиком изменений.

Неспособность эффективно управлять изменениями является главным из способов, которыми проект может быть полностью сорван, так что будьте осторожны. Вооружившись необходимой информацией и процессами, изменения в проекте могут рассматриваться контролируемым, умным и выгодным способом для всех участников.