Простые шаги для создания бюджета проекта

Опытные менеджеры проектов и те, кто работает в крупных компаниях, будут иметь программное обеспечение и бухгалтеров, которые помогут им составить бюджеты проектов. Но что, если вы этого не сделаете? Если вы смотрите на пустую электронную таблицу или электронное письмо от вашего спонсора проекта с просьбой собрать средства для проекта, то эта статья для вас.

Мы рассмотрим пять вещей, которые вам нужно сделать, чтобы создать базовый бюджет проекта.

Используйте свой список задач

Сначала возьмите список задач вашего проекта. У вас также может быть структура с разбивкой по работе, и если она у вас есть, то лучше ее использовать. Но список задач будет выполнять до тех пор, пока он всесторонне охватывает все, что вам нужно сделать в проекте.

Если у вас нет списка задач, самое время его создать. Запишите все, что вам нужно сделать, и то, что вы должны построить, сделать или завершить, прежде чем проект будет завершен. Это не обязательно должно быть в каком-то определенном порядке, но оно должно включать все.

Наконец, на этом этапе обсудите идеи с вашей проектной командой, так как вы наверняка забудете о чем-то. Многие головы лучше, чем одна!

Оценить каждый компонент

Теперь просмотрите ваш список и определите цену каждого предмета. Например, задача, которая гласит «организовать встречи для обсуждения требований», может включать поиск и прием на работу, комнаты для собраний или покупку любых необходимых вам ресурсов, таких как проектор или флипчарт. Это связано с затратами, поэтому получите расценки на аренду помещения и другое оборудование и запишите это.

Сделайте это для всего в списке задач, чтобы у вас была цена на каждый предмет. Некоторые задачи проекта могут не иметь привязанной цены, и это нормально.

Добавить оценки вместе

Затем сложите все ваши оценки. Проще всего это сделать, если вы составляете список элементов в электронной таблице, добавляете затраты в следующем столбце, а затем суммируете столбец в нижней части. Позвольте таблице сделать математику для вас! Это становится таблицей вашего бюджета.

Рекомендуется также сгруппировать ваши расходы по категориям, чтобы вы могли легко увидеть, куда направляется основная часть денег. Используйте такие категории, как «Запуск проекта», «Инфраструктура» или «Обучение» - выберите группы, которые что-то значат в контексте проекта.

Добавить непредвиденные расходы и налоги

Было бы здорово, если бы у вас был хрустальный шар, и вы могли бы предсказать эти затраты со 100% точностью, но вы, вероятно, не уверены в своей способности сделать это! Это место, где возникает непредвиденное обстоятельство. Это денежный фонд, основанный на том, насколько вы уверены в том, что вы правильно поняли оценки. Это не относится к какой-либо конкретной задаче. Это общий «аварийный банк» на случай, если вы ошиблись или что-то упустили по ошибке.

Если вы не знаете, какое непредвиденное обстоятельство добавить, выделите 10% от общего количества, созданного на шаге 3. Это не научное предположение, которое используют многие руководители проектов, и в случае необходимости дает вам небольшой запас средств в вашем бюджете. вам это нужно.

В нижней части таблицы бюджета добавьте строку с надписью «Непредвиденные обстоятельства» и укажите процентное соотношение, которое вы использовали.

Не забудьте добавить налог с продаж или другие налоги, которые явно не включены в ваши оценки отдельных позиций.

Сложите все это, и это ваша окончательная сумма бюджета.

Получить одобрение

Последнее, что нужно сделать, это попросить вашего менеджера или спонсора проекта утвердить ваш бюджет. Поговорите с ними о том, как вы это составите, и какие элементы составляют ваш общий бюджет.

Это оно! Составление бюджета проекта - важный навык управления проектом, и это руководство поможет вам начать составление бюджета проекта.