Создать ежедневный план для более эффективной работы

Первый и самый важный шаг на пути к более эффективной работе - это составление ежедневного плана. Важно, чтобы ваш план был записан где-то: в календаре, блокноте или сохранен на вашем компьютере. Не просто проходите мысленный контрольный список каждый день.

Наличие письменного плана является обязательным условием для того, чтобы не высовывать мысли из затылка и помочь предотвратить бедствия, потому что вы забыли о чем-то важном. Большинство людей обнаружат, что им нужно время от времени отклоняться от ежедневного плана, но его наличие поможет вам лучше организовать свое время, заранее подготовиться к конкретным проектам, а план даст вам более четкое представление обо всех вещах. ты должен сделать.

Избавление от ежедневных отвлечений с планом

Если вы приходите на работу каждый день и сразу же заваливаетесь своим длинным списком «дел» и беспорядком на рабочем столе, в лучшем случае вы будете ворваться в свой день, как скаковая лошадь (и быстро сгореть после спринта, как скаковая лошадь), сосредоточившись на то, что кажется наиболее актуальным в любой момент времени. В худшем случае вы будете сидеть в фанке, не зная, с чего начать. В любом случае, простое «тушение пожаров» каждый день - наименее эффективный способ атаковать вашу рабочую нагрузку и лучший способ утомить себя, оставаясь только позади.

Без плана быстро отвлекутся дни: зазвонит телефон, вы начнете отвечать на электронные письма, коллеги начнут болтать, и, прежде чем вы это узнаете, настало время обеда, и вы мало чего добились. Ваш ежедневный план может включать час каждое утро, чтобы рассчитаться с помощью переадресации звонков, проверки электронной почты, прежде чем вы начнете выполнять другие задачи, но он послужит не только указанием того, что делать с вашим временем. Например, если вы намеренно выделите час, чтобы сделать что-то, и вы превысите этот срок, вы будете знать, что вам нужно скорректировать свой план на следующий день.

Распределяя свой день по сегментам или по задачам, вы можете легче определить проблемные области и время максимальной эффективности (т. Е. Вы можете быть менее эффективными после обеда, если вы страдаете от спада во второй половине дня или можете быть медленным стартером по утрам).

Избегайте брать больше, чем вы можете справиться

Оптимист - это тот, кто может видеть позитив в данной ситуации, и в целом сосредоточится на убеждении, что «все возможно». Нет ничего плохого в том, чтобы быть оптимистом, если только это не ведет к недооценке ваших способностей, времени, которое потребуется для достижения чего-либо, и приводит к тому, что вы берете на себя больше, чем вы можете выдержать.

Реалист может быть оптимистом, но реалист также видит логистику, которая может быть задействована в урегулировании ситуации и будет учитывать потенциальные препятствия и ограничения.

Если у вас нет плана игры на день, вам может быть труднее сказать «нет», помогая другим или взяв на себя дополнительные проекты, потому что у вас позитивный настрой «можно сделать», который отвергает реальность или здравый смысл. Легко недооценить, сколько времени потребуется для выполнения ваших задач, намного меньше, чем кого-либо другого, если вы думаете, что вы суперженщина, а солнечная перспектива - это все, что нужно для достижения цели.

Знание того, что у вас на тарелке на день, и уже определив бюджет на свое время для конкретных задач, может помочь вам уложиться в сроки, выполнять больше задач каждый день и более реалистично подходить к выполнению дополнительной работы.

Создание плана атаки

Прежде чем отправиться на работу, заранее решите, на чем вы сосредоточитесь, когда попадете туда. Еще лучше: спланируйте свой день накануне вечером и подготовьте свой рабочий стол к задачам, которые вы хотите выполнить утром. Например, организуйте утренние файлы или материалы для чтения, чтобы вы могли сразу перейти к ним, или поместите элементы, которые нужно набрать, или позвоните по телефону в порядке, необходимом для их выполнения.

Наличие плана может помочь вам создать предсказуемые процедуры, которые, в свою очередь, помогут вам лучше подготовиться к хаотическим дням, когда ваш начальник или клиент с высоким уровнем обслуживания требует больше вашего времени.