План управления заинтересованными сторонами в управлении проектами

В управлении проектом план управления заинтересованными сторонами является официальным документом, в котором описывается, как заинтересованные стороны будут вовлечены в проект. Заинтересованная сторона - это человек или группа, которые заинтересованы в проекте. Продумывая, когда и как будут вовлечены заинтересованные стороны, команда проекта может максимизировать положительное влияние заинтересованных сторон на проект.

Что такое заинтересованные стороны?

Заинтересованные стороны могут быть внутренними и внешними по отношению к организации. Примерами внутренних заинтересованных сторон являются руководители и бизнес-единицы, такие как бухгалтерский учет и информационные технологии.У бизнес-подразделений обычно есть представители в команде проекта. Внешними заинтересованными сторонами могут быть заинтересованные группы, предприятия и общественные организации. Внешние заинтересованные лица редко представлены в команде проекта. Для агентств с регулирующим органом отрасли, которые они регулируют, обычно являются наиболее важной группой внешних заинтересованных сторон для любого проекта.

Если заинтересованная сторона определена проектной командой, это заинтересованное лицо должно быть включено в план управления заинтересованными сторонами.

Для команды проекта нецелесообразно состоять из членов, представляющих каждую группу заинтересованных сторон. Во многих случаях это невозможно. Тем не менее, проектная команда нуждается в вкладе и заинтересованности заинтересованных сторон для успеха проекта. Например, государственная организация хочет полностью обновить и модернизировать свою наиболее широко используемую проприетарную программу. Почти каждый в организации использует программу в некотором роде. Каждый тип пользователя не может быть напрямую представлен в команде проекта, поэтому команда разрабатывает способы сбора информации от заинтересованных сторон и решает, как информировать заинтересованные стороны о состоянии проекта.

Эти методы сбора входных и коммуникационных стратегий описаны в плане управления заинтересованными сторонами.

Заинтересованные стороны против плана коммуникации

Между планом управления заинтересованными сторонами проекта и планом связи может быть значительная утечка. Их функции очень похожи. План управления заинтересованными сторонами является более широким, поскольку он облегчает вклад в проект, а также намечает результаты. План управления заинтересованными сторонами является более узким в том смысле, что он предназначен только для тех, кто имеет личные интересы, тогда как план коммуникации может включать более широкую аудиторию.

эволюция

План управления заинтересованными сторонами обычно хранится у менеджера проекта. По мере продвижения проекта руководитель проекта просматривает план управления заинтересованными сторонами и периодически возвращает его команде проекта для рассмотрения обновлений. Проект может выглядеть совсем по-другому в середине его графика, чем на этапах планирования, поэтому важно убедиться, что руководящие документы проекта изменены, если того требуют обстоятельства.

пример

Вот пример того, как план управления заинтересованными сторонами может измениться в ходе проекта. Государственное агентство начинает нормотворческий проект. С самого начала спонсор проекта и руководитель проекта составляют список заинтересованных сторон, который необходимо включить в план управления заинтересованными сторонами. Одна из первых задач проектной команды - конкретизировать план. Через несколько месяцев член команды проекта определяет заинтересованную сторону, о которой никто не думал в начале проекта. Менеджер проекта добавляет нового участника в план и созывает совещание проектной группы, чтобы обсудить, как привлечь нового участника.

Как только команда решит, что делать, руководитель проекта сообщит об этом спонсору проекта.

План управления заинтересованными сторонами является живым документом. По мере изменения проекта план управления заинтересованными сторонами может меняться, чтобы лучше удовлетворять потребности проекта. Благодаря гибкому плану управления заинтересованными сторонами проектная команда может соответствующим образом собирать информацию и отзывы заинтересованных сторон, а также информировать эти заинтересованные стороны.