Получите поддержку руководителей в управлении проектами

У менеджеров проектов сложная работа. По характеру своей роли они берут на себя ответственность за формирование эффективной команды для реализации и реализации новых инициатив. Поскольку проекты охватывают всю работу, выполняемую в фирме, включая временные и уникальные инициативы, а также рутину повседневных операций, каждый проект - это новое приключение.

Добавьте в реальность то, что проекты - это то, как мы внедряем инновации; как мы выполняем стратегию и как мы развиваем инфраструктуру и возможности нашей организации, очевидно, что старшие руководители должны сделать все возможное, чтобы поддержать руководителей проектов своей фирмы.

Одним из наиболее важных факторов, способствующих успеху проекта, является наличие эффективного, заинтересованного исполнительного спонсора. Эта позиция долгое время ассоциировалась с успехом проекта в отраслевых исследованиях, однако обзор литературы, описывающей реальные практики спонсорства, показывает, что нам предстоит пройти долгий путь для институционализации присутствия и практики роли спонсора в наших организациях. Немного контекста уместно. Сначала рассмотрим основные обязанности спонсора.

Основные обязанности исполнительного спонсора проекта

• Взять на себя ответственность за результат проекта. (Этот пункт часто описывается как разделение ответственности с руководителем проекта.)
• Устав проекта и передача полномочий руководителю проекта и членам основной команды.
• Поддержка команды проекта для ресурсов и видимости.
• Обеспечить наличие и поддержку эффективных командных ценностей, включая подотчетность и прозрачность.
• Поддержать команду перед лицом неординарных трудностей.
• Тренер менеджера проекта.
• Защитить проектную команду от организационного вмешательства.

Что происходит, когда исполнительный спонсор отсутствует

В отсутствие поддерживающего исполнительного спонсора все вышеперечисленные обязанности ложатся на и без того перегруженного руководителя проекта, которому, как правило, не хватает пропускной способности и политической поддержки для выполнения этих задач. Отсутствие эффективного спонсора увеличивает риск проблем проекта, включая, помимо прочего: неудачу, неоптимальную производительность по сравнению со сроками, затратами и качеством, а также увеличение суматохи команды.

Проще говоря, наличие эффективного исполнительного спонсора положительно влияет на сложную работу по доведению наших наиболее важных временных и уникальных инициатив до успешного завершения. Учитывая очевидную важность роли, было бы разумно предположить, что большинство организаций серьезно относятся к работе с исполнительными спонсорами. К сожалению, немного времени, проведенного в реальном мире, говорит об обратном.

Взгляд на то, как наши организации относятся к роли исполнительного спонсора

Как дипломированный инструктор по управлению проектами, мне посчастливилось регулярно узнавать о методах управления проектами работодателей моих студентов в крупном мегаполисе. Представленные организации - от фирм из списка Fortune 100 до небольших предпринимательских стартапов и некоммерческих организаций - это сечение нашей экономики.

Хотя было бы разумно ожидать в эту эпоху, когда практика управления проектами хорошо зарекомендовала себя, что большинство фирм будут демонстрировать зрелые практики в отношении роли исполнительного спонсора, на самом деле ситуация совершенно противоположная. Несколько ненаучных выводов из моего ежегодного неформального опроса студентов MBA о роли исполнительного спонсора в их фирмах:

• В среднем, более пятидесяти процентов студентов описывают свою фирму как не имеющую формальной практики в отношении спонсорства.
• Немногие фирмы имеют какое-либо формализованное обучение или стандартизированное описание роли и обязанностей спонсора.
• У меня еще не было одного студенческого отчета о том, что его фирма проводит обучение для своих исполнительных спонсоров.
• Существует мало последовательного соглашения об ответственности спонсора за успех проекта.
• Когда студенты берут интервью у руководителей проектов в своих фирмах на предмет их удовлетворенности работой и поддержкой своих спонсоров, большинство опрошенных выражают разочарование.

Обзор более формализованных опросов, проведенных отраслевыми ассоциациями и частными консалтинговыми фирмами, подтверждает общую достоверность информации, полученной от моих студентов. И хотя текущее состояние практики исполнительного спонсорства может оставить место для улучшений, у руководителей проектов нет иного выбора, кроме как продолжать двигаться вперед со своими инициативами. Тем не менее, есть некоторые шаги, которые могут предпринять руководители проектов для привлечения столь необходимой исполнительной поддержки.

Как получить исполнительную поддержку для вашего проекта

1. Привлечь спонсора. Если ваш проект имеет стратегическое значение для вашей компании, будь то напрямую для клиентов или косвенно, путем обеспечения более эффективной и действенной внутренней деятельности по поддержке клиентов, вам следует нанять спонсора. Работайте напрямую с вашим руководителем или руководителем вашего офиса по управлению проектами, чтобы подчеркнуть важность проекта и попросить о помощи. Подчеркните роль и обязанности спонсора, указанные выше, и укажите на отраслевые исследования, которые коррелируют с успехом проекта и эффективным спонсорством.

1. Тренируй своего спонсора. Подчеркните роль как стратегического, а не тактического или подставного лица. Большинство руководителей приходят на роль спонсора, не имея формального обучения или даже контекста для своих обязанностей. В то время как вы находитесь в несколько неловкой роли по обучению руководителя, большинство из этих людей будут ценить ваш контекст и руководство. Вопросы подотчетности, подкрепления ценностей и защиты команды должны быть вашей главной задачей при подключении к вашему исполнительному спонсору.
2. Активно привлекайте и привлекайте вашего спонсора. Отношения между лучшим менеджером проекта и исполнительным спонсором очень интерактивны. Для обеих сторон важно установить четкий коммуникационный протокол для обновления информации о деятельности по проекту, а также для обозначения и реагирования на чрезвычайные ситуации. Менеджер проекта должен поощрять исполнительного спонсора время от времени посещать статусные или командные встречи, чтобы проявить неподдельный интерес и выступить в качестве активного болельщика в организации для успеха команды.

1. Попросите тренерскую поддержку у вашего спонсора. Всегда полезно иметь кого-то с большим опытом, чем вы, наблюдая и предлагая конструктивную и позитивную обратную связь и тренинг по вашей работе. Пусть ваш спонсор знает, что вы приветствуете этот вклад в вашем стремлении к улучшению, и когда он будет получен, примите его с благодарностью.
2. Тщательно привлекать спонсора для решения больших проблем, Будьте осторожны, чтобы не посмотреть на своего спонсора и не относиться к нему слишком много по тактическим вопросам. Самое лучшее и лучшее использование вашего спонсора - это помощь в защите ресурсов; выступая в качестве представителя команды проекта в более широкой группе управления и помогая вам укрепить основные ценности команды. Существует баланс, который должен соблюдать руководитель проекта при рассмотрении вопроса о привлечении спонсора в командную деятельность.

Суть

Роль исполнительного спонсора является одной из важных частей головоломки успеха проекта. Успешные руководители проектов понимают, насколько важна эта роль, и работают над тем, чтобы получить руководящую поддержку на должном уровне и интенсивности. Если роль спонсора отсутствует или расплывчата, возьмите на себя ответственность набирать и обучать своих исполнительных спонсоров, чтобы поддержать вас, вашу команду и вашу фирму для достижения успеха.