Способов раздражать заинтересованных лиц вашего проекта

Как руководитель проекта, ваша задача - обеспечить, чтобы заинтересованные стороны - это ваша проектная команда, ключевые клиенты и поставщики - получали то, что им нужно от проекта. Ваши заинтересованные стороны должны быть вашими ключевыми чемпионами. Они должны поддерживать вас, помогать вам в достижении целей проекта и следить за тем, чтобы все двигались в одном направлении.

Но их легко раздражать. И когда это происходит, они могут превратиться в людей, которые больше не хотят иметь ничего общего с вашим проектом. Это огромный риск для менеджера проекта, потому что вам нужна его помощь и поддержка, чтобы добиться успеха. Без их участия вы не сможете реализовать свой проект. Вот способы раздражать заинтересованных лиц вашего проекта и то, что вы должны делать вместо этого.

Не в состоянии общаться

Общение должно составлять около 80% от того, что вы делаете в качестве менеджера проекта. Когда вы не скажете своей команде, поставщикам или клиентам, что происходит, они быстро разозлятся. Хуже того, они, как правило, заполняют пробелы своим объяснением того, что происходит, что, вероятно, не является точным и может нанести прямой ущерб репутации проекта.

Вместо этого составьте четкие отчеты по проекту. Встречайтесь с ними индивидуально и в группах и держите их в курсе на каждом этапе пути. Составьте план коммуникаций проекта и проведите анализ заинтересованных сторон, чтобы вы могли определить, кому нужно слышать, что и когда им нужно услышать.

Не спрашивая их мнения

Общение - это одно, но это касается обновления статуса и отслеживания проекта. Вы должны сделать больше, чем это, чтобы привлечь их к участию в проекте. Это может раздражать людей, когда они являются экспертами в конкретной области, и вы не просите их мнение о том, что они имеют высокую квалификацию, чтобы комментировать. Менеджеры проектов могут оказаться в ловушке, полагая, что им нужно делать все и принимать все решения самостоятельно, но это совсем не так.

Вместо этого спросите их мнение о том, как решать проблемы проекта по мере их возникновения. Примите их мнение во внимание. Вам не нужно делать то, что они предлагают, но это помогает строить отношения, если вы слушаете. Вы можете сделать это на встречах проекта и быть готовыми выслушать, когда они придут к вам с предложениями. Если это ваша команда, убедитесь, что у них есть адекватная возможность изложить свои взгляды.

Вера в вашу квалификацию дает вам суперспособности

Будучи PMP®, вы не станете лучшим в мире менеджером проектов (хотя это может немного помочь). Наличие сертификата PRINCE2® Practitioner, APMP или любого другого обозначения управления проектом не делает вас безупречным.

Постоянно рассказывать о своей квалификации и о том, как работают книги, - верный способ раздражать ваших заинтересованных лиц. Они не хотят слышать о ваших хороших результатах на экзамене или о том, как вы применяете методологию в их проекте. На самом деле все, чего они хотят, - это чтобы проект шел хорошо. Они не очень заботятся о том, как вы туда добираетесь, большую часть времени.

Не думайте, что, поскольку у вас есть квалификация и вы знаете, как, например, управлять рисками, вы не попадете под риск проекта. Это случается с лучшими из нас. Так что лучше быть смиренным и самоотверженным, эффективно применять свои навыки на практике, не веря, что они ставят вас выше ваших сверстников.

Вместо этого ваша квалификация должна спокойно дать вам уверенность в том, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом, но вы обнаружите, что многие люди, работающие в качестве руководителей проектов, имеют сертификаты. На самом деле, многие люди, работающие в специализированных отраслях, имеют сертификаты, а для многих компаний учетные данные в вашей области знаний, будь то архитектура, бухгалтерский учет или управление проектами, являются просто гигиеническим фактором.

Не ожидайте, что ваши заинтересованные стороны будут впечатлены, и не говорите о них все время. Продемонстрируйте свои навыки, хорошо выполняя проект и демонстрируя, как вы применяете знания, полученные в классе.

Изменение срока

Когда все подписались на этапы проекта и знают, что происходит, когда вы все можете работать слаженно как одна команда. Когда вы меняете сроки и никому не говорите, люди начинают раздражаться.

Изменение дат оказывает огромное влияние на работу других людей. Возможно, они забронировали время отпуска вокруг своей критической работы над проектом. Возможно, им пришлось засыпать ресурсы в других командах, потому что кто-то нужен для проекта в определенное время. Если вы измените даты, не понимая всей этой предыстории, то можете подвергнуть проект риску.

Ваш спонсор проекта вместо этого поймет, если вы не можете достичь согласованных этапов. Вещи меняются. В область вашего проекта добавлены новые предметы или вывезены вещи. Но это не ваша работа, чтобы договориться об изменениях только в сроки. Работайте с вашей проектной командой, чтобы понять влияние изменений. Затем предложите решение для вашего спонсора проекта, объяснив причины изменения даты.

Убедитесь, что все заинтересованные стороны осведомлены об изменениях и о том, как они могут повлиять на их работу. Затем, с согласия каждого, внесите изменения и обновите документацию вашего проекта. Вы никогда не должны просто вносить изменения в даты без предварительного уведомления остальной команды.

Тратить свое время

Встречи должны быть эффективными, хорошо организованными и широко использовать время каждого. Но это не всегда так. Часто заинтересованные стороны жалуются на то, что они потратили впустую свое время на собраниях. У них не было повестки дня, или решение, которое они ожидали принять, не было принято, потому что в комнате находились не те люди.

У вас также есть другие возможности тратить свое время - это не просто встречи. Не загромождайте их почтовые ящики, помещая их в копии электронных писем, когда они не нужны. Вместо этого, заинтересованные стороны в проектах должны выполнять еще одну работу, поэтому им необходимо использовать свое время с умом. Убедитесь, что ваши встречи имеют повестку дня. Запланируйте их, пригласите нужных людей и убедитесь, что вы последуете за ними позже.

Отправляйте только электронные письма соответствующим людям. Если вам нужно скопировать кого-то, убедитесь, что он понимает, почему им важно знать об этом, и избегайте страшного «ответить всем», насколько это возможно. Просто помните о том, что другие люди заняты, и что ваш проект не является их главным приоритетом все время (если это происходит в любое время).