Письмо для бизнеса - управление и лидерство

Цель делового письма - передать информацию кому-либо или запросить информацию у него. Чтобы эффективно писать для бизнеса, вы должны быть полными, краткими и точными. Ваш текст должен быть написан таким образом, чтобы читатель мог легко понять, что вы им говорите или спрашиваете.

Много написанного для бизнеса неряшливо, плохо написано, неорганизовано, завалено жаргоном и неполно. Часто это либо слишком долго, либо слишком коротко. Все эти признаки способствуют неэффективному деловому письму.

Независимо от того, пишете ли вы предложение о продаже, электронное письмо своему боссу или руководство по эксплуатации программного пакета, существуют определенные шаги, которые вы должны выполнить, чтобы быть эффективными. Выполните следующие пять шагов:

1. Организуйте свой материал
2. Рассмотрите свою аудиторию
3. Запишите свои мысли
4. Вычитайте свой материал
5. Отредактируйте свой материал

Организация является ключевым

Если вы не организуете свой материал, он не будет хорошо работать и не будет иметь смысла. Написание может быть простым или сложным. При написании электронного письма, объявляющего о встрече сотрудников, это так же просто, как собирать свои мысли. С другой стороны, вам, вероятно, потребуется разработать сложную схему заранее готового материала, если вы пишете результаты новаторского фармацевтического испытания. Безотносительно задачи, без надлежащего уровня организации (даже организации ваших мыслей), вы не можете включить все, что вам нужно или не в состоянии выделить важные темы.

Упущение или неправильная направленность сделают ваше деловое письмо менее ясным.

Знай свою аудиторию

Прежде чем начать писать, подумайте о вашей целевой аудитории. Например, презентация о новой программе 401 (k) вашей компании может иметь ту же схему, когда она предоставляется вашему финансовому директору, а также сотрудникам, но уровень детализации, который вы включаете, будет отличаться. Вам также необходимо учитывать тон. Быстрое электронное письмо вашей команде, напоминающее им о ежегодном выборе компании, не будет иметь такого же тона, как и ваше сообщение о годовом отчете вашей компании.

Кроме того, помните, что вы будете более эффективно общаться со своей аудиторией, если сосредоточитесь на том, что вы хотите, чтобы они услышали, а не на том, что вы собираетесь сказать.

Слово о хорошем письме

Хорошие писатели имеют разные стили письма. Некоторые предпочитают выписывать все, а затем возвращаться и редактировать. Другие предпочитают редактировать по мере их продвижения. Иногда их предпочтительный стиль меняется в зависимости от того, что они пишут.

Когда вы пишете (или когда редактируете), помните о длине. Вы должны использовать достаточно слов, чтобы прояснить свое значение, но не используйте ненужные слова только для того, чтобы сделать его цветущим. Деловое письмо должно быть четким и кратким, а не многословным и цветочным. Помните, что никто в бизнесе не имеет времени читать больше, чем необходимо.

С другой стороны, не делайте свою часть слишком короткой. Вы должны написать достаточно, чтобы ваш смысл был понятен и не был неправильно понят. Представьте себе, если часть оборудования на складе была помечена как "использованная, но хорошая". Было бы неясно, означало ли это, что часть оборудования использовалась часто, или что часть оборудования уже не была новой, но все еще работала. Несколько дополнительных слов разъяснили бы смысл. Кроме того, избегайте использования жаргона или сокращений, потому что они могут означать разные вещи для разных читателей.

Независимо от вашего стиля письма, все писатели должны вычитать и редактировать все письменные материалы, даже электронные письма.

Вычитка и редактирование

Независимо от вашего стиля письма, все писатели должны вычитать и редактировать все письменные материалы, даже электронные письма. После того, как вы закончите писать, вычитайте свою работу. Затем вам может понадобиться отредактировать его. Корректура - это перечитывание того, что вы написали, чтобы убедиться, что все слова в вашей голове правильно написали на бумаге. Поскольку наш мозг работает быстрее, чем наши пальцы, вы можете опустить слова, пропустить окончание или использовать неправильный омоним (например, «там» вместо «их»). Корректура ловит эти ошибки. Очевидно, что вычитка однострочного электронного письма проста, и достаточно просто взглянуть на него по мере ввода текста.

Однако, если вы пишете инструкцию, ваша корректура будет более сложной и займет больше времени.

После того, как вы отредактировали свой материал, пришло время редактировать. Иногда корректура и редактирование могут выполняться одновременно, но это более эффективно, когда они выполняются последовательно.

Причина, по которой вы редактируете, состоит в том, чтобы исправить или изменить то, что вы написали, чтобы материал звучал (и читался) лучше. Когда вы пишете для бизнеса, это значит исправлять ошибки и делать текст максимально четким и лаконичным.

Вы не пишете роман

Когда ты пишешь для бизнеса, ты не пишешь следующий «великий американский роман». Ваше письмо должно быть настолько описательным, насколько это необходимо, но вам не нужно рисовать яркие слова, используя множество громких слов и фигур речи. Если вы имеете в виду «стеклянные дома», не пишите «стекловидные дома», пишите «стеклянные дома».