Как долго HR должен хранить файлы сотрудников

Одна из важных особенностей людских ресурсов - это то, что у нас есть тонны документов. Тонны и тонны и тонны. Конечно, в наши дни многое из этого является электронным, но принцип остается. HR ведет учет. И нам нужно хранить эти записи, но как долго?

Вот основные рекомендации по ведению кадрового учета. Помните, однако, что государственные законы могут отличаться от этих руководящих принципов. Если законы штата и федеральные законы противоречат друг другу, всегда ведите учетные записи в зависимости от того, какое требование дольше Лучше хранить что-то слишком долго, чем недостаточно долго.

Записи найма

Вам необходимо сохранить все эти резюме, записи интервью, заявления и объявления о вакансиях и даже запись ваших поисков через систему отслеживания кандидатов в течение одного года после принятия решения о предложении работы. Итак, если вы проводите собеседование с кандидатом, и весь процесс затягивается на три месяца, только после принятия окончательного решения о найме часы начинают тикать.

Почему ты должен это сделать? Если кто-то когда-нибудь подвергнет сомнению ваше решение о найме, вам нужно будет доказать, что вы не подвергались незаконной дискриминации каким-либо образом, в какой-либо форме или форме. Такие законы, как Закон об американцах-инвалидах, Раздел VII и многие другие, требуют от вас подтверждения того, что вы соответствуете требованиям. Ведение этих записей поможет вам сделать это.

Тесты на наркотики

Если вам требуется тестирование на наркотики перед приемом на работу, это является частью протокола приема на работу, и вы должны хранить копию результатов в течение одного года. Если вы проводите дополнительное тестирование на наркотики, будь то в результате несчастного случая на работе или в рамках выборочной проверки, вам также необходимо вести эти записи в течение одного года. Однако, если вы подчиняетесь правилам Министерства транспорта, минимальные сроки для записей о тестировании на наркотики составляют пять лет.

Заработная плата / Таймкарты и т.д.

Закон требует, чтобы вы хранили эти записи в течение трех лет, но недавние судебные процессы означают, что для вас будет разумнее хранить их дольше. Вы хотите вести учет того, сколько было выплачено каждому сотруднику и сколько часов они проработали за все время пребывания в вашей компании. Сохраняйте свои записи не менее пяти лет после того, как сотрудник уходит, независимо от причины.

Конечно, для освобожденных сотрудников вам не нужно вести учет рабочего времени, так как их оплата одинакова независимо от количества отработанных часов. Однако, если вы когда-либо ошибочно классифицировали работника как освобожденного, когда он должен был быть освобожден, эти рабочие часы могут помочь вам оплатить сверхурочные. Убедитесь, что вы включили, как компания рассчитала оплату. Например, вам нужно отслеживать, была ли это прямая зарплата, зарплата плюс комиссия, сверхурочная работа, сдельная работа или прямая почасовая оплата.

Это необходимо делать не только для вопросов оплаты и налогов, но и для принятия многих других решений в зависимости от количества отработанных часов. Например, право на получение FMLA зависит от количества часов, отработанных в году. Если у вас есть сотрудник, работающий неполный рабочий день, вы можете рассмотреть вопрос о необходимости регистрации времени для определения права на получение пособия FMLA. Вы также должны иметь возможность доказать, что вы платили своим работникам за все часы, которые они работали.

Форма I-9

Сохраняйте форму I-9 сотрудника, хранящуюся отдельно от ваших кадровых записей, в течение трех лет после приема на работу сотрудника и одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позднее.

Информация о медицинских / пенсионных пособиях

Вы должны вести учет своих планов для всех ваших пособий в течение как минимум шести лет. Суды постановили, что если работник предъявляет вам иск, говоря, что он или она заслуживает более высокой пенсии, например, работодатель обязан доказать, что он не должен больше, а не обязанность сотрудника доказать, что он это делает. Сохраните все эти сводные описания планов.

Если у вас есть бывшие работники, которые имеют право на COBRA, продлевая их пособия по болезни, вы также должны хранить эти записи в течение шести лет, чтобы быть в безопасности. Закон не определяет удержание, но, поскольку это может применяться в соответствии с Законом о гарантированном доходе сотрудника (ERISA), этот закон требует удержания в течение шести лет. Чтобы быть в безопасности, не выбрасывайте эти записи.

FMLA Records

Когда сотрудник запрашивает FMLA, вам необходимо сохранить этот бумажный след, даже если вы отказываете в отпуске в течение трех лет. Убедитесь, что вы отслеживаете отпуск каждого сотрудника - когда он начался и сколько времени используется. Если у сотрудника есть периодический FMLA, убедитесь, что вы отслеживаете каждый отпуск и документируете количество использованных часов. Даты и количество часов должны быть задокументированы. Помните, что прерывистый отпуск можно использовать в течение нескольких часов в день или нескольких дней в неделю. Запишите все это и сохраните эти записи.

Помните, что это не полный список и применяется только к федеральным законам. На вас могут распространяться дополнительные законы о хранении записей, если, например, вы являетесь федеральным подрядчиком или в вашем штате другие стандарты. Если есть сомнения, не выбрасывайте это.

Вы можете получить доступ к дополнительным ресурсам о ведении учета и обязательной отчетности в Обществе управления человеческими ресурсами (SHRM).

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, а законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.