Как составить список дел: Советы по управлению

Мы все сделали списки дел. Каким-то образом, кажется, никогда не бывает достаточно часов в день, чтобы выполнить все вещи в вашем списке дел. Вот система, которая работает - и она может работать для вас тоже.

Список не достаточно

Создание «списка дел» недостаточно. Вы должны оценить их. Вы должны знать, какие задачи важнее, чтобы сосредоточиться на них. Затем вы должны выделить ресурсы для этих предметов, измерить свой прогресс и вознаградить себя за ваши успехи.

ранжирование

Перечислите все свои задачи в электронной таблице, хотя вы также можете сделать это на бумаге. Вы также можете поместить их на свой компьютер или смартфон, записать их в свой календарь или ввести их в программное обеспечение для управления временем.

Первый шаг - перечислить все, что вам нужно сделать. Затем присвойте им звание, чтобы вы могли сосредоточиться на важных элементах.

Используйте рейтинг A, B, C. А-лист - это то, что я должен сделать сегодня, прежде чем уйти. B-список - это то, что вам нужно сделать, но не обязательно сегодня. И, наконец, C-список - это то, что вам нужно, чтобы найти время, чтобы заняться в ближайшее время.

Вы можете довольно быстро обнаружить, что вещи в C-списке, и даже B-списке, просто никогда не будут выполнены. Несколько лет назад, занимая одну должность менеджера по операциям, я все больше разочаровывался в своем «А-списке». Я не только не проходил через это каждый день, как всегда, но и продолжал расти. Именно тогда я понял, что мне нужно сделать, чтобы мой список дел работал на меня, и я разработал систему, которая сделал Работа.

Тайм-менеджмент

Недостаточно было знать, что было важно; что сделал A-список. Мне также нужно было знать, сколько времени это займет и сколько времени я должен был посвятить им. Я добавил столбец в свой список дел с приблизительным временем выполнения каждой задачи и соседний столбец с совокупным итогом.

Тогда я сделал простое исследование времени. Выполняя каждое задание, я записывал то, что делал, а также время начала и окончания. Я отслеживал весь день. Затем я повторил это через пару недель в другой день. Это был не исчерпывающий опрос, но он дал мне некоторое представление. Как операционный менеджер, большую часть моего дня занимали перерывы - работа с событиями, которые произошли, кризисы, которые возникли, или проблемы, которые нужно было решить. В среднем эти перерывы занимали четыре часа в день. Поскольку я обычно работаю по десять часов в день, у меня оставалось шесть часов в день, чтобы заняться делами в моем списке дел.

Каждый вечер, прежде чем покинуть офис, я обновлял свой список дел. Я бы удалил вещи, которые я выполнил, делегировал или понизил, добавил новые вещи, которые подошли, переставил приоритеты, чтобы поставить самые важные задачи на первое место, и назначил примерное время каждому. Затем я бы пошел вниз по списку до шестичасовой отметки и нарисовал линию. Это стало моей целью на следующий день.

Награди себя

Чаще всего эта строка попадает где-то в моем списке. Редко это было где-нибудь на дне. Однако это было моей целью. Если я ударил или прошел черту, я пошел домой, чувствуя, что это был продуктивный и успешный день. Вместо того, чтобы избивать себя вещами, к которым я не смог добраться, я признал свой успех в достижении или избиении своей цели. На следующий день мне пришлось начинать все сначала и достигать новой цели, но я сделал это с точки зрения того, чтобы опираться на предыдущий успех, а не из-за того, что мне постоянно приходилось делать больше, чем у меня было время для достижения.

Вам нужна система

Чтобы добиться успеха, вы должны разработать систему для управления своим временем, чтобы вы могли делать больше за это время. Если ваша целевая строка в вашем списке дел всегда находится на вершине, ваш босс начнет искать кого-то еще, кто может работать чуть дальше в списке каждый день. Ниже, ознакомьтесь с несколькими ресурсами, которые помогут вам лучше справляться с управлением временем.

Решить эту проблему

Перечислите задачи, которые вы должны сделать. Расставляйте приоритеты тем, которые важны, а не просто срочно. Есть план для того, что выполнять каждый день. Работайте над этим планом. Вознаградите себя, когда встретите или победите свою цель.