Советы по управлению бюджетом для новых менеджеров

Скорее всего, когда кто-то будет назначен на свою первую управленческую должность, он впервые будет управлять бюджетом департамента.

Большинство новых менеджеров практически не получают формального обучения тому, как составлять бюджетный прогноз, отслеживать свои расходы или как вносить коррективы в середине года. Им часто передают электронную таблицу или отчет от своего менеджера или финансового отдела, и они должны знать, как это сделать, или учиться методом проб и ошибок.

Хотя метод проб и ошибок может быть эффективным способом изучения нового навыка, было бы лучше, если бы новому менеджеру не пришлось делать слишком много болезненных ошибок. Вот несколько советов.

Тратьте время на обучение с самого начала

Нет лучшего времени, чтобы задавать «глупые» вопросы, чем когда вы новичок в чем-то и никогда не делали этого. Лучше спросить и потратить время на предварительное обучение, а не ждать, пока кто-то не укажет на ваши ошибки. Запросите время у своего менеджера (или предшественника, если можете), чтобы проанализировать основную философию, общие цели, формат и каждую позицию. Если в вашей организации есть финансовый специалист, попросите этого человека провести с вами время. Большинство будет польщено и готово поделиться своим опытом.

В конце концов, если они могут научить вас, как делать вещи в соответствии с их спецификациями заранее, вы будете меньше головной болью для них позже.

Пройдите курс «Финансы и бюджетирование для нефинансовых менеджеров»

Проконсультируйтесь с местными университетскими бизнес-школами в разделе «Executive Education». Большинство бизнес-школ предлагают однодневные курсы без кредитов. Во время или после курса найдите время, чтобы просмотреть годовой отчет вашей компании и понять различные финансовые коэффициенты и отчеты.

Управляйте бюджетом вашего департамента так, как будто это ваш собственный бизнес

Когда мы работаем в крупных организациях, мы склонны относиться к деньгам компании так, как они растут на деревьях. Это не так, и теперь ваша работа в качестве менеджера - взять на себя личную ответственность за ресурсы вашего отдела.

Будь командным игроком

Если возможно, просмотрите бюджет вашего менеджера. Хотя важно взять на себя ответственность за ваш бюджет, ваше подразделение является частью более крупной организации. Попросите своего менеджера показать вам, куда входит ваш бюджет и поддерживает общую картину, а также взаимозависимость с вашими коллегами. Могут быть случаи, когда другому отделу нужны деньги для целей, которые имеют более высокий приоритет, чем у вас. Не ждите, пока вас попросят или убирают - будьте активны и предложите помочь своему коллеге-менеджеру. Вы будете рассматриваться как стратегическое и сотрудничество.

Не играй в глупые игры

То, что «все так делают», не означает, что это не глупо и не плохо для компании. Пример типичной глупой бюджетной игры, в которую играют менеджеры, - «используй ее или теряй расходы». Это когда вы приближаетесь к концу года, и ваш бюджет работает по вашему прогнозу. В предыдущие годы, когда вы недооценивали, бюджет на следующий год был установлен на основе фактических данных за этот год. Таким образом, чтобы не сокращать ваш бюджет снова, вы ходите по магазинам - покупаете вещи, которые вам не нужны, или запасаетесь на всякий случай, если вам это может понадобиться.

Отслеживайте свои расходы ежемесячно и вносите упреждающие коррективы

Не думайте, что «кто-то» скажет вам, когда вы превысили бюджет. На самом деле, вам, возможно, даже придется запрашивать ежемесячные отчеты или следить за собой. Не ждите до конца года, когда это станет сюрпризом (для вас и вашего босса). К тому времени уже слишком поздно расследовать и вносить исправления. Будьте подотчетны, оценивайте себя и заранее сообщайте своему менеджеру.

Будьте прозрачны и привлекайте свою команду

Поделитесь своим бюджетом с вашей командой, возможно, даже вовлекая их в составление прогноза. Вовлечение вашей команды и помощь им в понимании процесса составления бюджета создает чувство общей ответственности и побуждает ваших сотрудников находить творческие способы управления расходами.

Будь стратегическим

Не нужно просто принимать прошлогодние данные и прибавлять десять процентов к прогнозу на следующий год. Начните с разработки стратегии и целей, а затем определите ресурсы, необходимые для достижения этих целей. Если вам требуется больше, чем в прошлом году, подготовьте экономическое обоснование для обоснования вашего запроса на дополнительное финансирование.

Не переусердствуйте

Хотя управление бюджетом является важной ролью для менеджера, никогда не упускайте из виду самый важный актив: ваши люди! Удостоверьтесь, что вы тратите как минимум в пять раз больше времени на развитие своей команды, чем вы зарабатываете.