Как написать деловое письмо

Вам нужно написать деловое письмо? Не знаете, какой макет лучше использовать или что включить в свое письмо? Важно, чтобы все деловые письма, которые вы пишете, были правильно отформатированы и выглядели профессионально.

Когда вы пишете потенциальным работодателям, коллегам, профессиональным и деловым партнерам, макет вашего письма почти так же важен, как и то, что вы пишете.

Если буква отформатирована неправильно, недостаточно места между абзацами и использует нетрадиционный стиль или размер шрифта, это может плохо отразиться на вас.

Руководство по написанию деловых писем

Вот рекомендации по написанию делового письма, поэтому вся ваша переписка производит наилучшее впечатление.

Маржа

Поля для деловых писем должны составлять около 1 дюйма. Это дает вашему профессиональному письму беспрепятственный вид. Вы должны выровнять текст по левому краю; именно так выровнены большинство документов, чтобы оно было читабельным.

Межбуквенное расстояние

Оставляя место в вашем письме, вы получите ясный, незагроможденный и легко читаемый вид, который оценят читатели. Ваше письмо должно быть в формате блока: вся буква должна быть выровнена по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Размер шрифта

Традиционный размер шрифта для профессионального письма - 12. Шрифт должен быть Times New Roman или Arial. Однако, если вы используете фирменный бланк, бланк может иметь другой размер и стиль шрифта.

Стиль шрифта

Нет необходимости использовать разные стили в профессиональном письме. Используйте унифицированный шрифт (шрифт для печати книг, например Times New Roman или Arial) и избегайте подчеркивания, курсива или полужирного шрифта. Однако, если вы используете фирменный бланк, фирменный бланк может иметь другой стиль шрифта.

Текст письма

Текст делового письма должен быть чистым и читабельным. Избегайте написания вашего письма в одном большом блоке текста. Разбейте свой текст на несколько кратких абзацев. Эти пункты должны быть выровнены по левому краю; это позволяет легче читать. Когда вы закончите свое письмо, попросите кого-нибудь еще прочитать его для вас. Попросите их кратко взглянуть на письмо. На странице слишком много текста? Легко ли увидеть отдельные пункты?

Контакты

Первый раздел вашего письма должен включать вашу контактную информацию и контактную информацию человека, которого вы пишете. Кроме того, укажите дату, которую вы пишете, в верхней части вашего письма.

Письмо Приветствие

Если вы плохо знакомы с читателем и обычно обращаетесь к ним по имени, вы должны указать в приветствии его личное имя и полное имя (например, «Уважаемый мистер Джеймс Франклин»). Если вы не уверены в имени читателя, укажите его или ее название (например, «Уважаемый руководитель отдела маркетинга»). Если вы не уверены в поле читателя, просто укажите его полное имя и избегайте личного названия (то есть «Дорогой Джейми Смит»). Если вы не уверены в поле, имени и названии читателя, просто напишите «Кому это может касаться». Оставьте одну строку пустой после приветствия.

Буквенные абзацы

Профессиональные письма параграфы должны быть относительно краткими. Первый абзац может включать в себя краткое дружеское вступление и краткое объяснение вашей причины написания. Второй абзац (и любые последующие абзацы) должны расширяться по причине вашего написания. В последнем параграфе следует изложить причину написания и, если применимо, указать свой план действий (или попросить читателя предпринять какие-либо действия).

закрытие

Когда вы пишете деловое письмо или электронное письмо, важно закрыть свое письмо профессионально, чтобы ваше письмо было полностью написанным и профессиональным.

Подпись

Когда вы отправляете бумажное письмо, закончите письмо своей подписью, написанной от руки, после чего введите ваше имя. Если это электронное письмо, просто укажите свое имя.

Наконец, не забудьте проверить орфографию и вычитать письмо, прежде чем отправить его. Опять же, попросите члена семьи, друга или коллегу проверить его для вас. Для другой пары глаз всегда хорошо смотреть, потому что нам трудно уловить наши собственные ошибки.

Формат делового письма

Просмотрите отформатированное деловое письмо с информацией о том, что включать в каждый раздел вашего письма.

Образец делового письма

Имя Фамилия

Ваш адрес

Ваш город, штат Почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактное лицо

заглавие

название компании

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемый г-н. Фамилия:

Я пишу, чтобы пригласить вас на сетевую сессию, которую мы организуем для наших аспирантов по информатике здесь, в Университете Хейзелвуда. Мы ориентируемся на ИТ-компании и считаем, что ваша компания идеально подойдет. Это всегда хорошо посещено, и это отличный способ заполнить любые позиции, которые вы открыли.

Мероприятие запланировано на 30 апреля с 13 до 17 часов в студенческом центре Holland Hall. Если вы заинтересованы, пожалуйста, дайте мне знать, и я могу зарезервировать место для вас или вашего менеджера по найму. Не стесняйтесь, пишите на [email protected] или позвоните мне по номеру 555-555-5555, если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотели бы получить дополнительную информацию.

Спасибо.

Рукописная подпись (для печатного письма)

Ваше набранное имя

Больше примеров

Просмотрите примеры деловых писем на предмет разнообразной деловой, профессиональной и трудовой переписки, включая образцы и шаблоны писем и сообщений электронной почты.