Как супервайзер может справиться с прогулами

Согласно Обследованию внепланового отсутствия CCH, работодатели теряют свои позиции, когда речь идет о том, чтобы удержать работников на работе. Внеплановые показатели невыхода на работу выросли до самого высокого уровня с 1999 года. Что по-прежнему вызывает наибольшую обеспокоенность, так это то, что почти двое из трех работников, которые не приходят на работу, не являются физически больными.

Для большинства компаний ответственность за устранение невыходов на работу ложится в первую очередь на непосредственных руководителей. Эти руководители часто являются единственными людьми, которые знают, что определенный сотрудник отсутствует.

Они в лучшем положении, чтобы понять обстоятельства, связанные с отсутствием человека, и заметить проблему на ранней стадии. Таким образом, их активное участие в процедурах отсутствия компании имеет решающее значение для общей эффективности и будущего успеха политики или программы отсутствия.

Чтобы надзорные органы были удобны и компетентны в своей роли по управлению прогулами, им нужна полная поддержка со стороны высшего руководства. Все стороны должны осознавать цель политики и процедур отсутствия. Должны ли быть расхождения между отделами; политика может потерять свою эффективность.

Для обеспечения большей согласованности надзорные органы должны быть обучены своим обязанностям по управлению невыходом на работу, должны быть проинформированы о том, как проводить эффективные собеседования с возвращением на работу, и должны быть обучены использованию дисциплинарных процедур, когда это необходимо.

Обязанности руководителя

Помимо обеспечения надлежащего покрытия работы во время отсутствия работника, существует ряд других важных действий, которые должны предпринять руководители, чтобы справиться с отсутствием на работе. Им следует:

• обеспечить, чтобы все сотрудники были полностью осведомлены о политике и процедурах организации в отношении отсутствия,
• быть первым контактным лицом, когда сотрудник звонит больным
• вести надлежащим образом подробные, точные и актуальные записи об отсутствии своих сотрудников (например, дату, характер болезни / причину отсутствия, ожидаемое возвращение на работу, справку от врача при необходимости),
• выявить любые закономерности или тенденции отсутствий, вызывающие беспокойство,
• проводить собеседования по возвращении на работу
• применять дисциплинарные процедуры в случае необходимости.

Возвращение к работе Интервью

Обучение супервайзеров тому, как лучше всего справляться с невыходом на работу, должно включать в себя инструкции о том, как проводить эффективные и справедливые собеседования по возвращении на работу. Недавние национальные опросы показывают, что эти собеседования считаются одним из наиболее эффективных инструментов борьбы с кратковременным отсутствием на работе.

Дискуссия о возвращении на работу позволит руководителю приветствовать возвращение работника на работу, а также продемонстрирует твердую приверженность руководства контролю и управлению отсутствием на рабочем месте. Собеседование позволит проверить, достаточно ли работника, чтобы вернуться на работу.

Необходимые документы могут быть заполнены так, чтобы отсутствие и его заключение были должным образом зарегистрированы. Тот факт, что существует установленная процедура для расследования и обсуждения отсутствия с работником, может сам по себе служить сдерживающим фактором для непосещения по нечестным причинам.

Собеседования должны проводиться как можно быстрее после возвращения заочного работника (не позднее, чем через один день после его или ее возвращения). Сотруднику должна быть предоставлена ​​широкая возможность изложить причины своего отсутствия. Руководитель должен использовать собеседование как время для изучения любых проблем, которые могут возникнуть у работника и которые могут привести к его отсутствию.

Цель состоит в том, чтобы развивать открытую и поддерживающую культуру. Существуют процедуры, позволяющие убедиться, что помощь и совет предлагаются в случае необходимости, а также чтобы сотрудник был готов вернуться к работе.

Сотрудники обычно оценят возможность объяснить подлинные причины отсутствия в формализованной структуре. Если надзорный орган сомневается в достоверности причин, приведенных для отсутствия, он / она должен использовать эту возможность, чтобы выразить любые сомнения или опасения.

Сотрудник должен всегда осознавать, что собеседование является не просто частью процедур компании, но важной встречей, во время которой было отмечено отсутствие, и может иметь последствия для будущей работы. Дисциплинарная процедура компании в случае неприемлемых уровней отсутствия должна быть объяснена работнику.

Во время встречи ни в коем случае нельзя допускать, чтобы собеседование стало формой наказания, но его следует рассматривать как повод для освещения и объяснения последствий отсутствия в отделе. Подавляющее большинство сотрудников испытывает чувство гордости и достижений благодаря своей работе, и руководству следует поощрять относиться к этим людям как к ответственным взрослым.

Рекомендуемые дисциплинарные процедуры, если прогулы продолжаются

В нижеследующих руководящих принципах изложены рекомендуемые шаги, которые следует предпринять в тех случаях, когда кратковременные пропуски считаются превышающими допустимый уровень в определенный период времени.

Этап 1: Консультирование

• Непосредственный руководитель должен сообщить работнику о своей обеспокоенности по поводу отсутствия, попытаться установить причины болезни и определить, что необходимо сделать для улучшения посещаемости.
• Если на этом этапе выявляется какое-либо заболевание, которое может повлиять на пригодность к работе, руководитель должен назначить встречу с утвержденным компанией врачом. Это должно быть подтверждено сотрудником в письменной форме в течение пяти рабочих дней.
• Если в результате обсуждения проблема, по-видимому, не связана с непригодностью к работе, руководитель должен сообщить работнику, что, хотя зарегистрированные недуги могут быть подлинными, ожидается устойчивое улучшение посещаемости или следующий этап процедуры. будут приняты.
• Проверка посещаемости будет производиться автоматически каждый месяц в течение следующих шести месяцев.

Этап 2: первый официальный обзор (этап устного предупреждения)

• Если отсутствие работника продолжает ухудшаться после анализа и регулярного мониторинга, его следует пригласить на официальную проверку с руководителем.
• Запись об отсутствии должна быть подробно указана в письме, приглашающем сотрудника для этого собеседования. Работнику следует сообщить, что она имеет право быть представленной представителем профсоюза или коллегой, в зависимости от обстоятельств.
• Целью этой встречи будет:

  - продолжить обсуждение основных причин пропусков, - сообщить работнику об услугах и последствиях ее отсутствия, а также

  - предупредить сотрудницу (за исключением случаев, когда она решает обратиться за медицинской помощью), что в случае отсутствия существенного и устойчивого улучшения ее работа может быть прекращена из-за ее неспособности поддерживать приемлемый уровень посещаемости. Это составляет словесное предупреждение.

• В тех случаях, когда требуется медицинская помощь, действия должны быть предприняты немедленно. Поэтому совещание только откладывается, чтобы позволить завершить эту часть процесса. В течение пяти рабочих дней работник должен получить медицинскую консультацию. Затем встреча возобновляется с HR и обсуждается мнение врача.
• Если врач подтверждает пригодность к работе, работника следует предупредить о последствиях его продолжительного отсутствия.

Этап 3: второе официальное рассмотрение (этап письменного предупреждения)

• Регулярный мониторинг показывает, что улучшения в плане отсутствия не произошло, будет организована вторая официальная встреча с персоналом.
• Письмо, приглашающее сотрудника на собрание, будет содержать запись об отсутствии и, опять же, рекомендации по представлению.
• Любая новая информация, представленная на собрании относительно плохого состояния здоровья или изменения характера болезни, может потребоваться для оценки утвержденным компанией врачом.
• Сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность объяснить его или ее отсутствие записи. В случае необходимости, руководитель должен проинформировать работника о том, что выдается официальное письменное предупреждение и что это предупреждение останется в файле сотрудника в течение определенного периода. Копия предупреждения должна быть выдана работнику и его / ее представителю.
• Работник должен быть проинформирован о том, что несоблюдение ожиданий компании в отношении посещаемости и улучшение существующего неприемлемого показателя отсутствия на рабочем месте приведет к увольнению работника.
• Если пригодность к работе вызывает сомнения, используйте варианты перераспределения в соответствии с рекомендациями, полученными врачом. Проконсультируйтесь с представителем профсоюза работника (если применимо) о процессе и вариантах перераспределения.

Этап 4: временное отстранение от работы

• Если после выполнения предыдущих этапов дисциплинарного процесса улучшение посещаемости не происходит, руководство может перейти на временную приостановку без оплаты. Намерение приостановить должно быть подтверждено в письменной форме с указанием даты начала и окончания. Копия письма об отстранении должна быть отправлена ​​представителю работника (если применимо).

Этап 5: прекращение занятости

• Это последний этап дисциплинарного процесса, в результате которого работник увольняется за неспособность выполнить требования компании по посещаемости на работе. Увольнение может происходить только с письменного разрешения старшего менеджера и отдела кадров.
• В письме, призывающем сотрудника, снова будут содержаться рекомендации по представлению и будет указана запись об отсутствии. Сотрудник должен быть проинформирован о том, что в результате собеседования его или ее могут уволить за неспособность выполнять рабочие обязанности.
• Снова, доктор компании, возможно, придется проконсультироваться, если какая-либо новая информация поступает в отношении здоровья работника или трудоспособности.
• Если принимается решение об увольнении на основании возможности, копия письма об увольнении должна быть отправлена ​​представителю работника (при необходимости).
• Работник может иметь право обжаловать увольнение. Апелляция должна соответствовать дисциплинарным процедурам компании.

Проблемы в управлении абсентеизмом

Имейте в виду, что руководителям часто неудобно или не хотят сообщать о тех, кто превысил допустимые уровни невыхода на работу. Из-за того, что многие руководители уже оказывают давление на руководителей, последовательная реализация политики невыхода на работу не всегда является их главным приоритетом.

Важно попытаться избавиться от субъективности в управлении невыходом на работу и обеспечить одинаковое отношение ко всем сотрудникам. Важно быть последовательным, настойчивым и справедливым для всех. Если отсутствие не рассматривается или рассматривается непоследовательным образом, это может привести к снижению морального духа.

Большинство сотрудников будут ценить политику и программы, которые являются скорее стимулирующими, чем карательными. Жесткие или карательные меры, которые вынуждают работников приходить на работу, могут привести к тому, что они будут «отсутствовать на работе».

Они делают как можно меньше и сопротивляются любым усилиям, чтобы заставить их делать больше. Должны быть реализованы другие программы, помогающие сотрудникам присутствовать на работе, такие как гибкий график работы, распределение работы, награды за посещаемость и оздоровительные программы.

-------------------------------------------------

Стефани Йоргес является консультантом по лидерству в Leading Higher и специализируется на оказании помощи перегруженным лидерам, побеждающим на работе и преуспевающим в жизни.