Шаблон письма об отказе

Компании могут получить сотни резюме для каждого списка вакансий, которые они публикуют, поэтому соблазнительно оставить вежливые, заботливые штрихи уйти на второй план. Тем не менее, кандидаты, которые нашли время подать заявку и, возможно, взять интервью для работы, заслуживают благодарности. Они заслуживают вашего сердечного общения на каждом этапе процесса найма, в том числе быть отклоненным.

Быть работодателем выбора

Репутация вашей компании строится по одному кандидату за раз, и то, как вы относитесь к соискателям, имеет решающее значение для вашего успеха в наборе будущих талантов. Если соискатель, обладающий редкими навыками, должен выбирать между двумя предложениями о трудоустройстве, он или она могут выбрать организацию, которая имеет лучшую репутацию в качестве предпочтительного работодателя.

В этот день социальных и профессиональных сетей, таких как Facebook, LinkedIn и Twitter, работодателю трудно скрыться. Заработная плата регулярно сравнивается в Интернете, и кандидаты могут проверить свою репутацию работодателя, читая отзывы сотрудников на таких сайтах, как Glassdoor. Соискатели принимают решения о вас как о работодателе, основываясь на ваших действиях. Отношение ко всем заявителям с уважением и вниманием может привлечь столь необходимый талант и сделать вас предпочтительным работодателем.

Шаблон письма об отказе

Этот шаблон письма об отказе может помочь вам в написании письма об отказе:

1. Начните с адреса заявителя из его или ее резюме, как вы это сделали бы с любым официальным деловым письмом, если вы планируете отправить письмо с отказом. В электронном письме ваш подход может быть более неформальным.
2. Используйте стандартное приветствие, такое как Дорогой Джон.
3. В первом предложении вашего письма с отказом следует поблагодарить заявителя за то, что он нашел время прийти на собеседование:

   Пример: «Мы ценим ваш интерес к нашей компании и время, которое вы провели с нашей командой интервью».

   Если соискатель отклоняется после подачи заявки на должность, но еще не прошел собеседование, это письмо может быть простым:

   Пример: «Спасибо, что нашли время подать заявку на открытие вакансии (название должности)».

1. Во втором абзаце письма должна быть указана причина отказа. Это заявление должно быть тщательно продумано, чтобы его нельзя было неправильно истолковать или использовать в качестве основы для будущих судебных исков. Дискриминация в любом аспекте трудовых отношений, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, может быть основанием для судебного иска. Также не указывайте, что вы нашли другого более подходящего кандидата. Адвокаты предупреждают, что для сравнения кандидаты могут попросить оценить квалификацию других, претендующих на ту же работу. Кроме того, вы не хотите тратить часы на выполнение повесток в суд и подачу судебных документов, а также на то, чтобы не подвергать ваш процесс найма ненужной проверке.

1. Используйте последний параграф или два письма с отказом, чтобы перечислить следующие шаги, побудить кандидата подать заявку в будущем или просто сердечно подписать. Отклоняя заявителя до собеседования, поблагодарите заявителя за его или ее интерес к вашей компании.

   Если заявитель оказался подходящим для работы, которая открывается в вашей организации, попросите заявителя снова подать заявку. Если у заявителя не было квалификации или опыта, к которым вы обычно стремитесь, оставьте свою благодарность простой и понятной:

   Пример: «Еще раз, спасибо, что нашли время, чтобы отправить свое резюме и сопроводительное письмо для рассмотрения нашей должности (название работы). Вы не были выбраны для собеседования в настоящее время».

   Пример: «Еще раз спасибо за то, что пришли на собеседование. Нам понравилось встречаться с вами и узнавать о вашем опыте и интересах. Хотя вы не были выбраны на эту должность, мы призываем вас снова подать заявку в будущем на вакансии, соответствующие вашей квалификации. "

1. Подпишите письмо с отказом. Менеджер по найму, владелец компании в малом бизнесе или сотрудник отдела кадров, работающий над набором персонала, должны подписать письмо с отказом и предоставить свое название и контактную информацию. Если вы используете команду для собеседования с сотрудниками, особенно после того, как члены команды встретились с заявителем, подпись может быть написана от имени команды интервью.

Используйте этот шаблон письма об отказе, чтобы сформулировать свои письма об отказе на каждом этапе процесса найма. Ваши кандидаты оценят вашу вдумчивость, и вы создадите себе репутацию предпочтительного работодателя.