Как написать запрос на предложение или запрос предложений

Запрос на предложение, иногда называемый RFP или RFQ («запрос предложения»), является документом, который компания выпускает, когда она хочет купить продукт и хочет сделать свои спецификации доступными для общественности. Обычно это тот случай, когда несколько компаний будут предлагать цену за работу, а запрос предложений предлагает более конкурентоспособные цены. Но если вы не подготовите запрос предложений правильно, ваши усилия могут привести к тому, что предложения будут пустой тратой времени или, что еще хуже, вообще не будут. Вот как можно создать RFP, чтобы обеспечить наилучшие результаты.

Сложность: Средний

Необходимое время: Несколько дней

12 шагов

1. Делай свою домашнюю работу:Выясните, что вам нужно, что вы хотите и что возможно, прежде чем приступить к написанию своего запроса предложений. Не выдавайте RFP для машины, которая может производить 1500 виджетов в час, если вы никогда не продавали более 25 в месяц. Нет смысла выдавать RFP для мощного автомобиля, когда мессенджер может так же быстро проехать на велосипеде.
2. Различайте ваши потребности и желания: Если вы хотите приобрести приложение, которое может передавать изображения между штаб-квартирой и фургонами на рабочем месте, вы можете указать количество изображений, которое вам нужно в секунду, максимальный размер нужных вам изображений и необходимое разрешение. Хотя было бы неплохо иметь эти изображения в цвете, решите, действительно ли это необходимо. Если вам действительно требуется определенная конкретная информация, используйте такие слова, как «будет», «должен» и «должен». Это указывает на то, что это требования. Спецификации, которые являются просто «желаниями», должны обозначаться такими словами, как «может», «может» и «необязательно».

1. Решите, как будет выглядеть победитель: Предложения, которые вы получите в ответ на ваш запрос предложений, будут отличаться. У каждой отвечающей компании будут свои сильные и слабые стороны. Некоторые сосредоточатся на самой низкой стоимости. Другие сосредоточатся на лучшем качестве. А другие предложат полный набор функций. Заранее определите, что вы ищете - самую низкую стоимость, самую быструю доставку или какую-то комбинацию из них.
2. Организовать документВсе, что вы пишете для бизнеса, должно быть тщательно продумано и организовано. Наброски это хорошее место для начала. Как минимум, вам понадобятся разделы для введения, требований, критериев выбора, сроков и процессов. Многие из этих разделов будут иметь подразделы.

1. Напишите введение: Здесь вы объясните потенциальным участникам торгов, почему вы публикуете запрос предложений и чего вы надеетесь достичь. Введение может также включать в себя краткое изложение ключевых моментов, взятых из других разделов, включая дату завершения. Внедрение RFP для системы передачи изображений может выглядеть примерно так: «Компания XYZ запрашивает предложения относительно высоконадежной и простой в использовании системы, способной передавать изображения из главного офиса в микроавтобусы в любую точку столичного региона. Отзывчивые заявки должен быть получен до понедельника, 5 марта 2007 года, в 8 часов утра по тихоокеанскому времени. "

1. Объясните требования: Этот раздел является одним из самых важных и обычно занимает больше всего времени. Вам нужно будет указать размер и четкость передаваемых изображений и необходимую скорость. Будьте конкретны, но не говорите участникам, как вы хотите, чтобы работа была выполнена, если это не важно. Возможно, вы захотите разбить эту часть на подразделы. Например (а) размер и качество изображения (б) передача, которая может включать как желаемую скорость, так и любые требования, которые делают передачу защищенной (в) желаемые параметры, где вы можете указать цвет в качестве желаемого варианта.

1. Критерий выбора: Здесь вы говорите участникам, как вы выберете выигрышную ставку. Вы можете разглашать столько, сколько захотите. Хорошей идеей будет добавить предложение типа «Победитель, если таковой будет, будет выбран исключительно по решению компании XYZ». Возможно, вы захотите создать электронную таблицу, которая присуждает каждой ставке определенный диапазон баллов в каждой категории.Затем попросите команду выбрать лучшую ставку из трех лучших.
2. ХронологическиеВ этом разделе говорится о том, как быстро они должны действовать и сколько времени займет процесс. Будьте разумны, когда вы устанавливаете свои сроки. Не спрашивайте предложений по сложным системам, а затем дайте участникам торгов всего несколько дней, чтобы ответить. Выделите больше времени для подготовки заявки, если ваш RFP велик, если желаемая покупка сложна или если вам требуется очень подробный ответ. Здесь вы также можете указать участникам торгов, сколько времени займет процесс оценки, когда они получат уведомление, если они были успешными, и как скоро они должны выполнить то, что обещали.

1. Процесс: Используйте этот раздел, чтобы объяснить, как будет работать этот процесс - от отправки запроса предложений до присуждения контракта и когда работа начнется. В этом разделе может быть сказано: «Предложения должны быть представлены в срок, указанный в шаге 8 выше. Все предложения будут рассмотрены, чтобы убедиться, что они отвечают всем требованиям и отвечают. Все отвечающие предложения будут оцениваться по X категориям (вы можете назвать категории, если по вашему желанию), и три предложения будут оценены командой предложения для выбора победителя и альтернативного участника. Ожидается, что переговоры с победителем торгов будут заключены в течение двух недель ».

1. Решите, как отправить запрос предложений: Большинство запросов предложений отправлены по почте, но это не обязательно. Вы можете отправить запрос на предложение по электронной почте или опубликовать его на веб-сайте вашей компании. Обязательно укажите имя (или номер предложения), которое участники торгов должны использовать для определения запроса предложений, на который они отвечают.
2. Решите, кто получит запрос предложений: Возможно, вы уже определили поставщиков, у которых вы хотите приобрести. Ваша компания может даже иметь список приемлемых поставщиков. Если нет, вы можете найти возможных поставщиков через свою профессиональную сеть, выполнив поиск в Интернете или запросив рекомендации у надежных поставщиков других материалов. Не ограничивайте свой список тех, кто получает ваш запрос предложений, только крупными компаниями или установленными поставщиками. Вы можете найти лучшие идеи и даже более выгодные цены у небольших поставщиков, которые часто стремятся выиграть ваш бизнес.

1. Уведомить победителя: После того, как вы выполнили все вышеперечисленные шаги, пришло время сделать прыжок и уведомить победивший запрос предложений, что пришло время двигаться вперед с проектом.