Как спланировать встречу компании

Поздравляем! Ваша компания проведет совещание для группы сотрудников, выбранных на всех уровнях компании. Генеральный директор возложил на вас ответственность менеджера проекта за мероприятие. Эти советы и примеры плана проекта демонстрируют один из способов, с помощью которого менеджер проекта может подходить к составлению плана проекта для встречи компании или аналогичного сложного проекта.

Предварительное планирование проекта

Ваш первый шаг - спланировать план. Вы начинаете с обсуждения мероприятия с заинтересованными сторонами. Если это было сделано в прошлом году, что пошло правильно? Что пошло не так? Кто управлял проектом, и могут ли они помочь вам избежать подводных камней в этом году? Поскольку генеральный директор назначил вам проект, чего он хочет от мероприятия? Когда будет событие? Куда? Какой бюджет?

Соберите как можно больше информации. Это будет каркас, на котором вы строите план проекта.

Постройте Команду

Какие еще ресурсы вам нужны, чтобы этот проект был успешным? Есть ли в других отделах люди, которые могут помочь вам сделать это мероприятие успешным? Что нужно сделать, чтобы получить помощь? Вы можете просто спросить или вам нужно получить официальное одобрение от их босса? Сколько времени вам нужно от них? Какие конкретные навыки вам нужны, чтобы их обеспечить? Может ли кто-нибудь еще предоставить этот навык, если нужного вам человека нет?

Поскольку это встреча всей компании, как HR может помочь? Вам нужна помощь от Департамента объектов? А как насчет отдела маркетинга? Вам нужна помощь в этой области?

Планируйте повестку дня

Как только вы узнаете, как долго будет длиться собрание, вы начнете заполнять временные блоки. Вам нужен вводный динамик? Кто это будет? Собираетесь ли вы держать участников вместе или вы разделите их на более мелкие группы для части программы? Сколько еще динамиков вам понадобится? Кто будет организовывать небольшие сессии, если вы начнете?

Событие займет больше одного дня? Как вы закроете первый день? Как вы снова откроете второй день?

Как вы закончите в конце? Вам нужна заключительная речь? Как вы будете обращаться с логистикой людей, выезжающих из отеля, если вы забронируете один?

Найти пространство

Узнайте, сколько людей приходит. Затем определите, сколько места вам нужно. Где будет проходить мероприятие? Есть ли место в корпоративном офисе или вам нужно больше места? Хочет ли генеральный директор проводить собрание вне офиса, чтобы люди могли сосредоточиться, или он / она хочет, чтобы оно проводилось в офисе, чтобы минимизировать затраты?

Какие объекты в вашем районе могут предоставить вам необходимое пространство? Является ли отель рядом с аэропортом хорошим выбором, чтобы минимизировать время в пути для людей, прибывающих из других городов, или вы должны найти что-нибудь за городом, которое будет тише?

Что разные заведения взимают за свои услуги? Что они включают и что вам нужно будет купить и привезти? Они назначат человека для вас, чтобы работать с? Какова их политика в отношении материалов и людей извне?

Вытащить его

Собрав ответы хотя бы на большинство из этих вопросов, вы можете приступить к составлению плана проекта. Помните, что мы показываем здесь список задач проекта, только структуру разбивки работ (WBS). Он не включает каких-либо зависимостей между задачами или сроками. Те будут добавлены позже.

Примерный план проекта встречи компании

В разделе «Как планировать проект с использованием основных инструментов управления проектами» мы обсудили концепцию планирования проекта и использование навыков управления проектом в процессе планирования. Вот как структура разбивки работ по плану проекта (WBS) может выглядеть как проект для планирования встречи компании:

1. Предварительное планирование проекта

1. Определить бюджет
2. Обсудите с генеральным директором, чтобы установить цели проекта
3. Свяжитесь с предыдущим менеджером проекта (PM) для советов
4. Определить список заинтересованных сторон
5. Связаться с заинтересованными сторонами для ввода.
6. Установите предпочтительную дату для события
7. Определите, сколько ораторов / докладчиков необходимо
8. Определите, сколько вспомогательного персонала необходимо
9. Определите, сколько сотрудников будет посещать
10. Список возможных мест для мероприятия

2. Создайте команду проекта

1. Получить репутацию от маркетинга
2. Получить репутацию от HR
3. Посмотрите, назначит ли Покупатель кого-то, чтобы помочь
4. Попросите Сьюзен разобраться со всеми деталями выступающих
5. Получить репутацию от объектов
6. Расписание стартовой встречи команды проекта

3. Разработать повестку дня

3a План первого дня

1. Установите время начала
2. Установите время, договоритесь о месте и подборе персонала для регистрации
3. Установите продолжительность утренней сессии
4. Установить продолжительность выступлений
5. Рассчитать количество ораторов, необходимых для утренней сессии
6. Набирать ораторов
7. Планируйте перерыв на полдня (время и продолжительность)
8. Организовать обновление конференц-зала во время перерыва (вода, мусор и т. Д.)
9. План обеденного перерыва (время, продолжительность, местоположение, меню, кто платит)
10. Запланируйте дневную сессию (продолжительность, количество спикеров)
11. Нанимать лекторов
12. Закрытие первого дня плана (время, кто, продолжительность)

3b План, день второй

1. Установите время начала
2. Установите продолжительность утренней сессии
3. Рассчитать количество ораторов, необходимых для утренней сессии
4. Набирать ораторов
5. Планируйте перерыв на полдня (время и продолжительность)
6. Организовать обновление конференц-зала во время перерыва (вода, мусор и т. Д.)
7. План обеденного перерыва (время, продолжительность, местоположение, меню, кто платит)
8. Запланируйте дневную сессию (продолжительность, количество спикеров)
9. Нанимать лекторов
10. План заключительной речи (время, кто, длина)
11. Договориться о времени выезда с отелем

4. План пространства

1. Определить количество участников
2. План рассадки (ряды против столов)
3. Рассчитать необходимое пространство
4. Исследуйте места, доступные с таким количеством места (затраты, местоположение, услуги включены)
5. Подсчитайте количество выступающих каждый день и всего
6. Определите количество и тип необходимого вспомогательного персонала
7. Узнайте, сколько участников / докладчиков / сотрудников будет нуждаться в комнатах
8. Обсудите стоимость и даты с доступными местоположениями
9. Подпишите договор с выбранным местоположением

5. Публикуйте мероприятие

1. Завершить все детали с указанием места проведения мероприятия
2. Убедитесь, что участники уведомлены
3. Уведомить всех докладчиков о теме и времени выступления / день
4. Уведомить весь вспомогательный персонал об обязанностях и сменах
5. Получите RSVP от посетителей
6. Уведомить участников замены по мере необходимости

6. Продолжайте

1. Получите предварительные выступления от всех спикеров
2. Просмотрите заключительные речи
3. Получить теги имен для всех участников, докладчиков, сотрудников
4. Покупка любых материалов и подарков для посетителей
5. Подтвердите с указанием места проведения мероприятия

7. Обзор и оценка

1. Отправить опрос удовлетворенности всем посетителям
2. Отправить обзор опрос всем спикерам
3. Отправить спасибо всем ораторам и сотрудникам
4. Провести встречу с командой проекта

Дальнейшее планирование

Структура разбивки работ по плану проекта (WBS), приведенная выше, показывает пример планирования встречи компании. Это просто набросок. Проектной команде все еще нужно будет работать над этими пунктами и расширять многие из них. Кроме того, им нужно будет работать над временем, необходимым для каждой задачи, относительной важностью задач и взаимосвязями / зависимостями между задачами.