Советы, чтобы оживить встречу вашей компании

Вы планируете ежемесячную или периодическую встречу компании или отдела? Они могут быть смертельно скучными, если вы не будете осторожны. Вы знаете, что делать. Группа говорящих голов выстраивается, чтобы дать людям информацию о компании. Да, это определенно вам благодарно за проведение этой периодической встречи.

Сотрудникам нужна информация, чтобы соответствовать стратегическому направлению компании. Они хотят знать, что происходит в компании, особенно когда информация касается их работы или общего успеха компании. Они искренне заинтересованы в том, что происходит в различных департаментах.

Итак, ваши сотрудники заинтересованы, но дайте им отдохнуть от говорящих голов и бесконечных силовых точек. Самые эффективные встречи привлекают их внимание заставляющими задуматься вопросами и ответами, аудиовизуальными материалами и участием. Эти советы принесут вам успех.

Что нужно для успешной встречи

• Подставка для динамика или стол
• Микрофон
• Повестка дня
• Наглядные пособия
• Видеокамера
• тренога
• Устройство кодирования
• Технология потокового вещания

10 советов для лучших встреч

1. Начните свои встречи, презентации и учебные занятия с ледокола или разминки. На большом собрании или коротком собрании ледокол может быть единственным вопросом, который заставляет людей думать и разговаривать со своим соседом. Например, задайте вопрос, который заставляет людей поднимать руки. Длина ледокола зависит от продолжительности вашей встречи, поэтому планируйте с умом.
2. Разнообразьте свои методы презентации. Если каждый оратор говорит с аудиторией, в формате лекции, даже заинтересованные руководители скоро кивают. Попросите людей говорить в небольших группах. Используйте аудиовизуальные материалы, такие как видео, слайды, презентации PowerPoint и изображения. Если вы говорите о новом процессе покраски, покажите своим сотрудникам до и после окрашенных деталей. Пройдите вокруг положительных опросов клиентов и комментариев.

1. Пригласите приглашенных докладчиков для участия аудитории и волнения. Ваши клиенты могут много рассказать своим сотрудникам об их потребностях и требованиях к качеству. Одна клиентская организация, которая сотрудничает с некоммерческими благотворительными ассоциациями, приглашает докладчиков из организаций, которые получают пожертвования. Выступающие из организаций, которые ваши сотрудники поддерживают в финансовом отношении, являются динамитом.
2. Поощряйте вопросы, чтобы начать диалог. Попросите людей записать свои вопросы перед собранием и во время собрания. Оставьте время для вопросов, адресованных каждому оратору, по мере продвижения. Если вы не можете ответить на вопрос немедленно и правильно, скажите людям, что вы вернетесь с ними, когда у вас будет правильный ответ. Если вопросы превышают время, назначьте встречу по теме.

1. Часто упускаемая из виду, но важная, успешная тактика встречи - попросить каждого оратора повторять вслух каждый вопрос, который ему задают. Человек, задающий вопрос, знает, что говорящий понял вопрос. Другие люди, присутствующие на собрании, тоже могут услышать и знать вопрос, а не просто предположить вопрос - возможно, неправильно - из ответа говорящего.
2. Установите цели для вашей периодической встречи. Вы не можете представить все аспекты бизнеса компании на часовом собрании. Итак, решайте важные, своевременные вопросы и тратите на них время встречи. Примите во внимание интересы большинства участников. Помните, у вас есть другие способы передачи информации о компании, включая такие программы, как Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype для бизнеса, Flowdock, электронная почта и IM. Передача всей стратегической информации компании не должна происходить на собрании.

1. Тщательно сформулируйте свою повестку дня. Определите потребности и интересы большинства участников. Начните с хороших новостей, которые заставят участников чувствовать себя хорошо.
2. Изменяйте порядок выступающих в повестке дня каждый месяц. Вы не хотите, чтобы люди скучали от одинаковости. Распределите необходимые деловые вопросы по всей повестке дня, чтобы люди не отказывались от окончания собрания или думали, что последние пункты менее важны. В статье в «Уолл Стрит джорнал», опубликованной несколько лет назад, говорится, что менеджеры США сэкономили бы 80 процентов времени, которое они тратят на собрания, если бы они правильно сделали две вещи. Первым всегда было иметь повестку дня. Второй должен был начать вовремя и закончить вовремя. Я добавлю, что вам нужно предоставить каждому докладчику время, необходимое для освещения его темы. Держите их до предела времени - приятно.

1. Организовать физическую среду так, чтобы люди были внимательны к содержанию встречи.Никто не должен сидеть сзади или сбоку от ваших динамиков. Удостоверьтесь, что есть места для всех участников, и если требуется делать заметки, поверхность, чтобы писать тоже. Убедитесь, что визуальные эффекты видны, и что люди могут слышать. Возможно, вам придется использовать микрофон. Вы можете передавать реквизиты или образцы по комнате для просмотра. Если размер вашей встречи стал слишком большим для физической среды вашей комнаты собраний, используйте технологию для потоковой передачи собрания в нескольких дополнительных местах конференц-зала. Хотя вы, безусловно, могли бы транслировать собрания на ноутбуки отдельных лиц, это сводит на нет положительное влияние формирования команды на то, что способствует посещению других сотрудников в нескольких местах конференц-зала.

1. Никогда не стоит недооценивать силу еды на встрече. Еда расслабляет атмосферу, помогает людям чувствовать себя комфортно, помогает людям поддерживать позитивный энергетический уровень и создает дух товарищества в команде. Убедитесь, что вы удовлетворяете разнообразные потребности вашей группы с пищей, которую вы подаете. В качестве примера предлагаем фрукты и йогурт в дополнение к пончикам. Предлагаем вегетарианские и кошерные хот-доги с обычными франками.