Как быть секретарем судебного процесса

Судебные секретари оказывают поддержку адвокатам и судебным юристам в делах, поданных в местные, государственные и федеральные суды и административные трибуналы.

Судебные секретари работают в юридических фирмах всех размеров. Некоторые секретари обеспечивают исключительно административную поддержку. Тем не менее, секретари во многих фирмах выполняют смешанную роль, выполняя функции как секретаря, так и судебного помощника.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных функций секретаря судебного процесса в течение всего жизненного цикла судебного процесса. Секретарские роли варьируются в зависимости от фирмы, типа судебной практики и численности персонала.

Скрининг дела

В фирмах-истцах первым этапом рассмотрения дела является рассмотрение дела на предмет его заслуг. У потенциального клиента есть причина действия? Существуют ли какие-либо конфликты? Секретарь может помочь подготовить формы проверки дел и наметить начальные встречи между адвокатом и потенциальным клиентом. В некоторых случаях секретарь завершает первоначальную проверку, задавая вопросы потенциальному клиенту по телефону. Если клиент подписан, секретарь создаст новый файл дела и направит клиенту договор хранения и другие документы.

изучение

Во многих случаях стороны проводят расследование до подачи иска. Это расследование может включать в себя поиск и опрос свидетелей, осмотр места происшествия и сбор документальных и других доказательств. Секретарь судебного процесса может помочь в этом процессе, назначая встречи и телефонные конференции от имени адвоката, создавая списки свидетелей, организуя доказательства и другие документы и создавая надежную систему хранения как бумажных, так и электронных документов.

судоговорение

Если подан иск, секретарь подготовит ходатайства в программе обработки текстов. Заявления могут включать повестку, жалобу, показания под присягой, запросы о приеме и ходатайства. Секретарь судебного разбирательства часто создает переплетные документы, которые организуют и индексируют все заявления для конкретного случая. Секретарь может подать эти документы в суд лично или в электронном виде, хотя эту задачу часто выполняет помощник юриста или судебный посланник.

открытие

Открытие - самая длинная фаза судебного процесса. Во время обнаружения секретарь судебного разбирательства может выполнить все или некоторые из следующих задач:

• Подготовка документов обнаружения в системе обработки текстов, включая запросы и запросы на производство.
• Ввод, отправка и отслеживание повесток
• Планирование показаний с участием нескольких сторон, включая адвоката, клиентов, адвокатов и судебных репортеров
• Планирование проведения независимых медицинских осмотров и других назначений, предусмотренных Гражданским процессуальным регламентом
• Создание папок для обнаружения; индексация и регистрация документов обнаружения
• Организация и подача документов по делу
• График проведения экзаменов на месте

• Поиск и общение с экспертами; организация и подача экспертных заключений

Досудебный

После того, как назначена дата судебного разбирательства, секретарь помогает юридической группе подготовиться к судебному разбирательству. Роль секретаря может включать в себя:

• Ввод и форматирование документов предварительного производства, включая ходатайства, записки, повестки и списки свидетелей
• Сбор и организация экспонатов
• Создание, организация и / или индексирование пробных папок
• Помогаем организовать пробные испытания
• Отслеживание сроков и отправка напоминаний юридической команде
• Cite-проверка и вычитка сводок и юридических документов
• Обеспечение правильного форматирования документов в соответствии с правилами суда
• Координация свидетелей

пробный

Секретарь судебного разбирательства выполняет важную вспомогательную роль во время судебного разбирательства. Его или ее обязанности могут включать в себя:

• Подготовка, печать и форматирование пробных документов
• Координация подготовки диаграмм, графиков и других визуальных элементов зала суда
• Планирование курьеров, судебных репортеров и экспертов-свидетелей
• Организация, подача и управление документами, выставками и пробными папками
• Координация поездок адвокатов, свидетелей, клиентов и других лиц.

Другие административные задачи

Для тех, кто работает на стороне защиты, секретарь судебного процесса будет вводить время адвокатов и помощников адвоката, затраченное на каждое дело, в систему учета времени и выставления счетов фирмой. Он или она также будет отправлять клиенту периодические счета и следить за просроченными платежами. Другие общие задачи, выполняемые секретарем судебного разбирательства, включают в себя:

• Создание информации путем расшифровки, форматирования, ввода, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики
• Отслеживание сроков
• Переписка с клиентами, свидетелями и адвокатом
• Отвечая на звонок
• Создание электронных таблиц для отслеживания затрат, экспонатов и другой информации
• Расшифровка диктовки
• Ведение докетных систем
• Маршрутизация корреспонденции, отчетов и юридических документов
• Организация клиентских конференций и адвокатских встреч
• Подготовка отчетов о расходах
• Ведение календаря адвоката путем планирования и планирования конференций, телеконференций, показаний и поездок

• Заказ расходных материалов

Судебный секретарь по образованию

Многие секретари судебных дел получают сертификаты или программы ассоциированной степени в профессиональной школе или колледже. Тем не менее, секретари с четырехлетним университетским образованием имеют больше возможностей для повышения квалификации в юридической фирме. Обучение судебным процессам часто происходит на работе. Опытные судебные секретари часто переходят на другие должности в фирме, включая должности юристов и офис-менеджеров.

Секретарь судебного процесса Навыки и знания

Секретарь судебного процесса должен обладать разнообразными межличностными, технологическими и офисными навыками, а также юридическими и процедурными знаниями. Требуемые навыки и знания включают в себя:

• Знание программного обеспечения для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, времени и выставления счетов; знакомство с пакетом Microsoft Office
• Мастерство с транскрипционным оборудованием
• Отличные письменные и устные навыки
• Знание местной, государственной и федеральной судебной документации и судебных процедур
• Владение базами данных документов, такими как Ringtail, Summation и Concordance
• Электронная регистрация
• Знание служебных процедур и юридической терминологии
• Сильные печатные навыки
• Твердые навыки организации и навыки многозадачности
• Умение профессионально взаимодействовать со всеми уровнями персонала