Основное управление проектами 101: что это такое?

Управление проектами - одна из важнейших составляющих успешного бизнеса. Он влияет на доходы и обязательства и в конечном итоге взаимодействует с удовлетворением и удержанием клиента или клиента. Ваша компания может иметь только один проект за раз, в то время как другие крупные корпорации и организации могут совмещать несколько проектов одновременно. По самой своей природе проекты являются временными.

Проекты являются средством достижения цели, и цель в конечном итоге будет достигнута. Ваш бизнес может перейти к другому проекту … или нет. Это могло быть единовременной целью.

Проекты вызывают растущую потребность в рабочей силе. По оценкам Института управления проектами, в период 2010–2020 годов в мире будет добавлено более 15 миллионов новых должностей по управлению проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами - это не вся деятельность вашей компании. Это всего лишь один сегмент, конкретный проект с подробным планом того, как вы и ваш бизнес достигнете этой цели. Это план, подробно описанный в серии шагов, каждый из которых так же важен, как и другие. Вы должны достичь одного, чтобы правильно перейти к следующему.

Думайте об управлении проектами как о лестнице, по которой вы должны подняться. Вы не можете прыгнуть на вершину. Вы должны взять его звоном за ступеньку для максимальной эффективности. Ваша команда должна применять предоставленные им инструменты, а также свой опыт и знания для выполнения каждого шага и перехода к следующему.

Достаточно легко сказать, что вы хотите попасть во вставку А, поэтому вы собираетесь сделать 25 шагов в этом направлении. Но вы также должны учитывать временные соображения в плане проекта, и вам, скорее всего, придется работать в рамках бюджета. Вы можете ползти эти 25 шагов или вы можете бегать трусцой. Это зависит от того, как быстро вы должны попасть туда для успешного завершения проекта. Вы можете сэкономить деньги, путешествуя пешком, или вы можете нанять водителя. Это зависит от бюджета, который вы посвятили проекту.

Не существует единого подхода, системы или плана. Каждый проект, который вы и ваша компания решите, скорее всего, будет иметь график, цель и бюджет. Вот почему так важно иметь опытного, талантливого менеджера проекта, чтобы управлять шоу.

Элементы проекта

Успешный менеджер проекта должен одновременно управлять четырьмя основными элементами проекта. Эти элементы взаимосвязаны.

• Объем: Это включает в себя размер проекта, цели и требования.
• Ресурсы:Вам понадобятся люди, оборудование и материалы на месте.
• Время: Это касается не только того, сколько времени займет проект в целом. Он должен быть разбит на длительности задач, зависимости и критический путь.
• Деньги:Имейте твердое понимание затрат, непредвиденных обстоятельств и прибыли.

Самый важный элемент: сфера

Объем проекта - это определение того, что проект должен выполнить, и бюджеты времени и денег, которые были созданы для достижения этих целей. Любое изменение в объеме проекта должно соответствовать изменению бюджета, времени, ресурсов или всех трех.

Если целью проекта является строительство здания, в котором будут размещены три виджета с бюджетом в 100 000 долларов, то ожидается, что это сделает менеджер проекта. Если область видимости меняется на здание для четырех виджетов, менеджер проекта должен получить соответствующее изменение во времени, деньгах и ресурсах.

Ресурсы

Существует три аспекта понимания и управления ресурсами: люди, оборудование и материалы.

Успешный менеджер проекта должен эффективно управлять ресурсами, выделенными для проекта, включая членов команды проекта, персонал поставщика и субподрядчиков. Он должен обеспечить, чтобы его сотрудники обладали навыками и инструментами, необходимыми им для выполнения работы, и он должен постоянно следить за тем, достаточно ли у него людей, чтобы завершить проект в срок. Его работа заключается в том, чтобы каждый человек понимал задачу и сроки выполнения проекта.

Старший член каждой группы сотрудников подотчетен руководителю проекта, когда он управляет непосредственными сотрудниками, но у сотрудников также может быть линейный менеджер, который обеспечивает техническое руководство. В ситуации управления матрицами, такой как проектная команда, работа менеджера проекта состоит в том, чтобы обеспечить руководство проектом линейным менеджерам. Управление трудовыми субподрядами обычно означает управление руководителем группы для субподрядчиков, которые, в свою очередь, управляют этими работниками.

Руководитель проекта должен часто закупать оборудование и материалы и управлять их использованием, чтобы команда могла работать эффективно. Он несет ответственность за наличие соответствующего оборудования и материалов в правильном месте в нужное время.

Время

Три элемента успешного управления временем - это задачи, расписание и критический путь.

Составьте график проекта, перечислив по порядку все задачи, которые должны быть выполнены. Некоторые из них должны выполняться последовательно, в то время как другие могут перекрываться или выполняться в тандеме. Назначьте продолжительность для каждой задачи. Выделите необходимые ресурсы. Определите предшественники - какие задачи должны быть выполнены раньше других - и преемники, задачи, которые не могут быть запущены до тех пор, пока не завершится каждая другая задача. Этот аспект управления проектами иногда называют управление водопадом потому что одна задача следует за другой в более или менее последовательном порядке.

Программное обеспечение для управления проектами может упростить задачу создания и управления графиком проекта.

У некоторых задач есть небольшая гибкость в их требуемых датах начала и окончания. Это называется "плавать". Другие задачи не имеют гибкости. У них нулевое плавание. Линия, проходящая через все задачи с плавающей точкой, называется критический путь, Все задачи на этом пути - и может быть несколько параллельных путей - должны быть выполнены вовремя, если проект должен прийти в срок. Ключевой задачей управления временем менеджера проекта является мониторинг критического пути.

Деньги

Тремя соображениями в управлении деньгами являются затраты, непредвиденные расходы и прибыль.

Каждое задание имеет свою стоимость, будь то часы работы программиста или цена покупки кубического ярда бетона. Каждая из этих затрат оценивается и суммируется при составлении бюджета проекта.

Некоторые оценки будут более точными, чем другие. Таким образом, бюджет проекта должен включать непредвиденные расходы - деньги, отведенные в бюджете «на всякий случай», фактическая стоимость объекта сильно отличается от сметы.

Прибыль - это деньги, которые компания хочет заработать на этой задаче. Это на вершине стоимости.

Таким образом, бюджет проекта состоит из предполагаемой стоимости плюс непредвиденные расходы плюс любая прибыль. Работа менеджера проекта заключается в том, чтобы поддерживать фактическую стоимость на уровне или ниже предполагаемой стоимости и максимизировать прибыль, которую компания зарабатывает на проекте.

Управление проектами - это искусство и наука

Успешное управление проектами требует практики. Эти идеи могут дать вам базовое понимание управления проектами, но рассматривать это только начало. Если ваша работа или карьера включает управление проектами, и если вы хотите улучшить свои навыки, поговорите с успешными менеджерами проектов, прочитайте и попрактикуйтесь. Управление проектами может быть очень полезной карьерой.