Структуры управления проектом

Знаете ли вы, что такое управление проектом и как оно выглядит? Или что делать, если вы работаете в среде, где ее нет? Давайте начнем с определения.

Управление проектом: определение

«Управление» в терминах управления проектами относится к политикам, процессам, стандартам, процедурам и руководствам, которые определяют, как проекты управляются, управляются и контролируются вашей организацией.

Управление может быть обширным и «тяжелым» с большой бюрократией или отрывочным и «легким» (в этом случае оно, вероятно, неэффективно). Менеджеры должны стремиться к правильному уровню управления для своей среды и культуры. Обеспечение соответствия ваших политик управления целям является ключевым фактором обеспечения их эффективности.

Управление начинается сверху. Правление компании должно быть привержено идее надлежащего управления и тому факту, что проекты должны управляться должным образом, в соответствии с указанными рекомендациями. Такое отношение и ожидаемые стандарты будут прослеживаться до советов по проектам и руководителей проектов (и программных групп, где они существуют).

Почему управление проектом имеет значение

Ваш спонсор проекта и другие ключевые заинтересованные стороны хотят знать, что вы правильно расходуете бюджет проекта. Они хотят видеть, что вы эффективно отслеживаете прогресс вашего проекта и вмешиваетесь в управление рисками проекта по мере необходимости.

Но обоснование хорошего управления проектами идет дальше, чем это.

Управление востребовано клиентами, особенно в государственном секторе. Правительства и регулирующие органы запрашивают (и в некоторых случаях обеспечивают) определенные стандарты для определенных проектов. Управление - это не просто внутренняя проблема: многим компаниям, работающим на регулируемых рынках, придется следовать указаниям внешнего законодательства, таким как Sarbanes-Oxley. Управление проектами - это небольшая часть возможности доказать, что ваша компания работает эффективно и в соответствии с указанными директивами и правилами для вашей отрасли.

Управление проектами также помогает вам:

• Повысьте рентабельность инвестиций и эффективно отслеживайте эти инвестиции
• Получите бай-ин для проектов
• Избегайте распространенных причин, по которым проекты терпят неудачу
• Общаться более эффективно
• Внедрить стандартизацию в проекты, упрощая сравнение производительности
• Минимизировать риск
• Развивать и мотивировать персонал в структурированной среде

Как выглядит управление проектом

Итак, теперь мы знаем, что такое управление проектом, как оно выглядит в проекте? Вот виды деятельности, которые демонстрируют управление в проектной среде:

• Существует дисциплинированный жизненный цикл управления проектами, который включает определенные пункты для утверждения. В этих точках обсуждается жизнеспособность проекта и принимается решение о том, продолжать работу или нет.
• Проекты имеют четкое экономическое обоснование, а в бизнес-кейсах имеется достаточно информации, чтобы позволить управленческим командам принимать правильные решения.
• Эти решения надлежащим образом документированы и доведены до сведения.
• Люди, работающие над проектами, определили роли и обязанности.
• Существует культура непрерывного обучения, которая позволяет проектным командам постоянно совершенствоваться и обсуждать извлеченные уроки в безупречной среде.

• Существуют процессы и процедуры, которые позволяют проектным группам рассмотреть свой проект и, при необходимости, обратиться за независимой поддержкой.
• Заинтересованные стороны вовлечены, и они доверяют процессу.
• Проектные команды состоят из людей, которые имеют опыт и квалификацию в соответствующих ролях.

Управление проектами связано со структурами управления в организации в целом. Если вы считаете, что основной целью управления проектами является обеспечение правильного выполнения проектов, вы можете увидеть, как это связано с финансовым управлением на корпоративном уровне, управлением корпоративными рисками и многим другим.

Управление проектом должно вписываться в ваши текущие организационные процессы. Другими словами, не создавайте совершенно новый процесс управления финансами, если у вас уже есть такой, который работает в других областях! Используйте то, что существует в настоящее время, и настройте корпоративные процессы, чтобы сделать их подходящими для использования в среде проекта.

5 областей для управления проектами

Когда вы начнете изучать это, вы поймете, что управление проектами распространяется на все элементы управления проектами. Тем не менее, есть несколько ключевых областей, где управление особенно актуально.

1. Методологии и процессы: они помогают вам выполнять работу надежно и устойчиво.
2. Управление знаниями: это важно для извлеченных уроков и обеспечения того, чтобы организация извлекала уроки из опыта проекта. Управление знаниями необходимо, если вы хотите прекратить совершать одни и те же ошибки несколько раз.
3. Зрелость управления проектами. По мере того, как возрастает зрелость управления проектами в организации, ваша способность успешно выполнять поставленные задачи.
4. Бай-ин старшего уровня: приверженность управлению проектами начинается сверху. Если у вас есть управленческая поддержка, это будет касаться всех уровней бизнеса, и подход к управлению будет более устойчивым.

1. Культура поддержки: культура поддержки, а не обвинения, обеспечит менеджерам проектов правильную среду для процветания. Культура поддержки, возглавляемая офисом управления проектом или директором проекта, поможет менеджерам проекта достичь своих целей и целей проекта.

Что делать, если нет корпоративного стандарта

Многие руководители проектов в небольших организациях работают над проектами в благоприятной среде, в которой существует концепция управления проектами, но без формальных организационных структур, из которых можно извлечь выгоду.

В этой ситуации - и это не только для небольших организаций - вы будете разрабатывать модель управления проектами с нуля. Если нет подхода к управлению проектами, который вы могли бы взять с полки и приспособить к своему проекту, вам придется создать свой собственный.

Это не так сложно, как может показаться!

Начните с настройки основ:

• Создать документ о ролях и обязанностях
• Убедитесь, что у вас есть спонсор проекта
• Убедитесь, что у вас есть Совет по проекту или руководящая группа, и организуйте регулярные встречи, на которые вы берете, и распространяйте протоколы.
• Настроить процесс управления рисками
• Настройте процесс управления изменениями
• Составьте точки в своем графике проекта, где вы проверяете жизнеспособность проекта в сравнении с первоначальными целями бизнес-кейса (конец каждого этапа фазы является естественной точкой для проведения этих проверок).

В конечном счете, ответственность за обеспечение адекватного управления лежит на спонсоре проекта, но руководители проекта также могут сыграть в этом активную роль.

Управление может быть одной из более сухих тем в управлении проектами, но это одна из самых важных. Это способ, которым старшие управленческие команды знают, что вы делаете хорошую работу, и это заверяет их, что проект разворачивается, как и должно быть. Он также предоставляет сдержки и противовесы, необходимые менеджерам, чтобы знать, что деньги расходуются способами, которые соответствуют и соответствуют бизнес-обоснованию.