Как написать профессиональное электронное письмо - 7 вопросов, которые нужно задать себе, прежде чем нажать «Отправить»

В течение многих лет люди предсказывали гибель электронной почты. Хотя это правда, что мы используем другие формы общения, такие как текстовые сообщения и социальные сети, чтобы «разговаривать» с нашими друзьями или отправлять быстрые сообщения нашим коллегам, мы по-прежнему используем электронную почту, особенно для общения, связанного с работой. Это также основной способ контакта, когда вы подаете заявление на работу. Как никогда важно знать, как написать профессиональное электронное письмо.

Электронная почта может быть вашей начальной точкой контакта с кем-то, и поэтому это ваша первая возможность произвести впечатление. Будьте внимательны при написании ваших сообщений. Прежде чем нажать кнопку отправить, ответьте на эти 7 вопросов.

1. Является ли мое сообщение безошибочным?

Проверка вашей электронной почты на наличие ошибок - это самая важная вещь, которую вы можете сделать перед отправкой. Неправильная орфография и плохая грамматика заставят вас выглядеть небрежно. Это идет вразрез с впечатлением, которое вы пытаетесь создать, особенно если вы подаете заявление на работу.

Корректируйте, пока вы не уверены, что вы обнаружили все орфографические и грамматические ошибки, а также опечатки. Grammarly.com предлагает бесплатные инструменты, в том числе расширение для браузера Chrome, которые могут вам в этом помочь.

2. Что мой адрес электронной почты говорит обо мне?

Ваш рабочий адрес электронной почты, который, кстати, вы никогда не должны использовать для поиска работы, вероятно, очень прост. Скорее всего это какой-то вариант вашего имени. Возможно, вы выбрали менее деловой адрес, чтобы использовать его для личной электронной почты. Адрес, который наводит на размышления, является детским или симпатичным, это хорошо, если вы используете его только для отправки сообщений своим друзьям и семье, но если вам нужно написать профессиональное электронное письмо, зарегистрируйте новую учетную запись, которая передает профессионализм.

Установите адрес электронной почты, который использует ваше настоящее имя. Попробуйте свои имена и фамилии; ваше имя, отчество и фамилия; или некоторая комбинация тех. Никогда не отправляйте свое профессиональное электронное письмо с [email protected].

3. Правильно ли указаны имя и адрес электронной почты в поле «Кому»?

Когда вы начнете вводить имя получателя в поле «Кому», большинство почтовых клиентов заполнят оставшееся имя одним из ваших контактов. Вы можете легко получить неправильное имя в этом поле, поэтому обязательно обратите на это внимание.

Представьте, какие проблемы могут возникнуть, если вы случайно отправите электронное письмо не тому получателю. Допустим, вы ищете работу, пока еще работаете. У менеджера по найму потенциального работодателя может быть имя, начинающееся с той же буквы, что и имя вашего нынешнего начальника. Как было бы неловко, если бы вы отправили своему боссу сообщение, предназначенное для этого менеджера по найму? Вы не только хотите, чтобы ваше сообщение достигло намеченного пункта назначения, но вы также хотите быть уверенным, что оно не достигло непреднамеренного.

4. Использовал ли я правильное название для обращения к получателю?

Если вы уже имеете имя первого лица с человеком, которому вы отправляете электронное письмо, это нормально, чтобы указать их в своем сообщении. Однако, если вы впервые общаетесь с кем-то или вы не знаете, как они предпочитают обращаться, предпочтительнее использовать официальное название, например «Мистер, мисс, миссис» или «Доктор» и последний получатель. название.

Всегда ошибаться в сторону осторожности. Это не помешает быть формальным. Чтобы получить подсказку о том, как кто-то, с кем у вас уже есть установленные отношения, предпочитает обращаться, просмотрите предыдущие сообщения и посмотрите, как они подписаны. Это поможет вам решить, что делать.

5. Мой тон хорошо передает мое сообщение?

Как говорится, «это не то, что ты говоришь, а то, как ты это говоришь». Когда вы разговариваете с кем-то лицом к лицу, вы можете положиться на интонацию, язык тела и выражение лица, чтобы придать дополнительный смысл вашим словам.

Когда вы пытаетесь передать то же сообщение в письменном виде, появляется больше места для недопонимания, потому что читатель не может видеть ваше лицо, читать язык вашего тела или слышать ваш голос. Убедитесь, что ваше сообщение является вежливым и звучит дружелюбно, и что ваш предполагаемый смысл ясен.

6. Является ли мое сообщение простым, но не загадочным?

Если ваши сообщения будут короткими и приятными, их будет легче понять. В то же время не стоит опускать ничего важного. Вы не хотите заставлять получателя вашего письма угадывать, что вы пытаетесь сказать. Ваше сообщение должно быть максимально точным, но содержать всю необходимую информацию.

7. Включил ли я нежелательные вложения?

Многие люди отказываются открывать вложения электронной почты, которые они не ожидают. Они правы, избегая этого. Компьютерные вирусы часто передаются в этих приложениях. Если вы хотите отправить кому-то файл, например, ваше резюме, сначала попросите у получателя его разрешение. Отправь его, только если он скажет, что все в порядке.