Как вы успешно управляете проектом?

Поздравляем! Вы только что были назначены ответственным за важный новый проект. Очевидно, ваш босс предлагает эту возможность в знак доверия к вашим навыкам. И хотя вы взволнованы, вы впервые отвечаете за общий проект, и это немного пугает.

У тебя в голове возникает множество вопросов:

• Как мне начать?
• Какие шаги необходимы, чтобы переместить проект из инициации в закрытие?
• Как мне создать высокопроизводительную команду проекта?
• К кому я обращаюсь за помощью в этом процессе? Есть ли исполнительный спонсор?

Эти советы направлены на то, чтобы помочь любому новичку в руководстве инициативой проекта, комитета или команды для деятельности, уникальной для организации. Независимо от того, организуете ли вы праздничную вечеринку или проводите новые инициативы по разработке продуктов, инструменты и процессы управления проектами позволяют значительно повысить вероятность успеха.

5 этапов процесса проекта:

1. Инициирование: начиная проект.
2. Планирование: Планирование всей работы над проектом.
3. Исполнение: фактически выполняя работу.
4. Управление и контроль: всю работу, которую вы выполняете во время проекта для мониторинга прогресса.
5. Закрытие: завершение и сдача проекта и закрытие команды.

Эти шаги идентичны для каждого проекта.

13 основных шагов для начинающего проекта:

1. Определите область:Первый и самый важный шаг в любом проекте - это определение масштаба проекта. Что вы должны сделать или создать? Какова цель проекта? Не менее важно определить, что не входит в объем вашего проекта. Если вы не получили достаточного определения от своего босса, уточните прицел и отправьте его обратно наверх для подтверждения. В то время как пример немного не соответствует деловой теме, мы все можем относиться к свадебному приему. При планировании свадебного приема вы можете иметь в качестве своей цели: подготовить свадебный прием на 100 гостей в комплекте с ужином, открытым баром, свадебным тортом и живой музыкой для танцев к определенной дате по цене, не превышающей 20 000 долларов.

1. Определите доступные ресурсы:Какие люди, оборудование и деньги будут у вас для достижения целей проекта? Как руководитель проекта, вы обычно не будете иметь прямого контроля над этими ресурсами, но вам придется управлять ими через матричное управление.
2. Поймите временную шкалу:Когда проект должен быть завершен? Когда вы разрабатываете свой проектный план, у вас может быть некоторая гибкость в том, как вы используете время во время проекта, но сроки обычно устанавливаются, как в случае свадебного приема. Если вы решите использовать сверхурочные часы для соблюдения графика, вы должны сопоставить это с ограничениями вашего бюджета.

1. Соберите свою команду проекта:Соберите людей в вашей команде и начните диалог. Они технические эксперты. Вот почему их функциональный руководитель назначил их в проект. Ваша задача - управлять командой.
2. Детализируйте работу, часть 1:Каковы основные части или компоненты, которые должны быть созданы для завершения проекта? Например, свадебный прием требует на высоком уровне: приемной, еды, напитков, торта, гостей и развлечений. Конечно, каждый из этих более крупных предметов можно разбить на множество дополнительных предметов. Это следующий шаг.

1. Детализируйте работу, часть 2: В приведенном выше примере с приемом на свадьбу у вас, вероятно, есть команда или человек, отвечающий за различные компоненты. Работайте с членами вашей команды, чтобы изложить детали, необходимые для достижения каждого основного элемента. Лицо, ответственное за питание, должно понимать варианты, ограничения затрат и делать выбор в пользу достижения цели. Перечислите меньшие шаги в каждом из больших шагов. Сколько уровней вы углубляете в более подробные шаги, зависит от размера и сложности вашего проекта.

1. Разработать предварительный план:Соберите все свои шаги в план. Хороший способ сделать это - использовать таблицу приоритетов, определяющую, какие элементы должны предшествовать другим элементам. Формальные практики управления проектами требуют разработки так называемой сетевой схемы и определения критического пути. Хотя это может выходить за рамки ваших потребностей или уровня знаний, основная проблема заключается в том, чтобы упорядочить действия в правильном порядке, а затем распределить ресурсы по действиям. Вопросы для обсуждения включают в себя: Что происходит в первую очередь? Каким будет следующий шаг? Какие шаги могут выполняться одновременно с различными ресурсами? Кто собирается делать каждый шаг? Как много времени это займет? Есть много отличных пакетов программного обеспечения, которые могут автоматизировать многие детали для вас. Спросите других в подобных позициях, что они используют.

1. Создайте свой базовый план:Получите отзыв о вашем предварительном плане от вашей команды и любых других заинтересованных сторон. Отрегулируйте ваши сроки и рабочие графики, чтобы соответствовать проекту в доступное время. Внесите необходимые изменения в предварительный план для составления базового плана.
2. Запросить коррективы проекта:Почти никогда не хватает времени, денег или таланта на проект.Ваша задача - делать больше с ограниченными ресурсами, чем ожидают люди. Однако часто существуют ограничения, накладываемые на проект, которые просто нереальны. Вы должны представить свое дело и представить его своему боссу и попросить изменить эти нереальные пределы. Спросите об изменениях в начале проекта. Не ждите, пока у вас возникнут проблемы с запросом необходимых изменений. Однако, если ваш проект предполагает свадьбу, не ожидайте успеха, требуя многих значительных изменений!

1. Работай над своим планом, но не умирай за него:Составление плана важно, но план можно изменить. У вас есть план по дороге на работу каждое утро. Если один перекресток заблокирован в результате несчастного случая, вы меняете свой план и идете другим путем. Сделайте то же самое с планами вашего проекта. Измените их по мере необходимости, но всегда помните о масштабах и ресурсах.
2. Следите за прогрессом вашей команды:В начале проекта вы добьетесь небольшого прогресса, но затем начнете следить за тем, что все делают. Это облегчит выявление проблем, прежде чем они станут проблемами.
3. Документ все:Вести учет. Каждый раз, когда вы меняете базовый план, запишите, что это было за изменение и почему оно было необходимо. Каждый раз, когда в проект добавляется новое требование, запишите, откуда оно появилось и как из-за него был скорректирован график или бюджет. Вы не можете вспомнить все, поэтому запишите их, чтобы вы могли посмотреть их в конце обзора проекта и поучиться у них.
4. Держите всех в курсе:Постоянно информируйте всех участников проекта о прогрессе. Дайте им знать о вашем успехе по мере прохождения каждого этапа, а также сообщайте им о проблемах, как только они появятся. Кроме того, держите свою команду в курсе. Если рассматриваются изменения, расскажите команде о них как можно дальше. Убедитесь, что все в команде знают, что делают все остальные.

Суть

Вам не нужно быть официальным менеджером проекта, чтобы вести инициативу проекта. Тем не менее, вы должны применять инструменты и логику управления проектами для прояснения ваших целей, детализации работы, создания команды, выполнения и мониторинга работы. Лучший из успеха!