Как руководить проектом, когда ты не начальник команды

Еще в школе групповой проект не всегда был положительным опытом. Неизбежно, что в каждой группе некоторые работали усерднее других, а другие так и не появились. В результате может быть неприятно, если вы один из членов команды, несущий большую часть нагрузки.

В деловом мире это немного отличается, так как в каждом проекте есть менеджер проекта, и этот человек может дать реальные результаты, если члены команды не выполнят свои задачи. Даже если руководитель проекта не обладает дисциплинарными полномочиями в отношении своей команды, любая неудовлетворительная работа участника может вернуться к его боссу и негативно отразиться на его карьере.

Скорее всего, руководитель проекта не сможет выбрать членов команды для проекта и не будет иметь права удалять участника из-за низкой производительности. Как вы управляете проектом, когда члены вашей команды не отчитываются перед вами?

Вот шесть советов о том, как вести проект, когда члены команды не отчитываются перед вами.

Уточни свои пределы с боссом

Еще до того, как у вас будет первое совещание команды, сядьте с человеком, который назначил вас в этот проект, и поговорите об ожиданиях руководства. Конечно, это проще всего, если вы и все члены команды отчитываетесь перед одним и тем же человеком, но даже если нет, вы захотите провести этот разговор.

Вот вопросы, которые вы хотите задать:

• Есть ли у вас право удалять и заменять людей в команде, если они не работают?
• Этот проект имеет приоритет над другими проектами? Если нет, то где ваш проект находится в иерархии. Другими словами, можете ли вы сказать членам вашей команды, что им нужно прекратить делать другой проект, чтобы уложиться в срок?
• Если у вас есть проблемы с эффективностью работы члена команды, поддержит ли вас босс с дисциплинарной властью или вас считают равным с членами команды?
• Если вы еще этого не сделали, спросите, каковы цели проекта и ожидаемые сроки его завершения.

Если вы установили свои ограничения до начала проекта, вы будете знать, как далеко вы можете продвинуться и что вы можете спросить у членов вашей команды. Босс, который говорит: «Этот проект является высшим приоритетом», но не поддерживает вас, - это то же самое, что босс, который говорит: «Это не главный приоритет».

Тем не менее, получение от вашего босса вступительного взноса в отношении того, является ли проект главным приоритетом, может помочь вам побудить участников работать максимально усердно. И не бойтесь быть прямым с вашим боссом, упомянув, что вы хотите знать уровень важности проекта, чтобы вы могли передать это сообщение команде. Вы захотите сообщить, что у всех одна и та же цель, чтобы проект был завершен правильно и в срок.

Кроме того, вы можете связаться с вашим боссом по электронной почте с просьбой подтвердить, что проект является главным приоритетом. Как только вы получите подтверждение по электронной почте, вы можете при необходимости переслать письмо команде.

Важно помнить, что у членов команды могут быть и другие обязанности в дополнение к проекту. В результате, они могут не рассматривать ваш проект как главный приоритет для них с самого начала, но это не обязательно, потому что им все равно или они хотят избежать работы. Вполне вероятно, что у них просто есть другие задачи и обязанности, которые они должны выполнять ежедневно. Это особенно актуально при работе с коллегами из разных отделов.

Поговорите с вашим боссом, чтобы уточнить важность проекта, цели и сроки, а также на раннем этапе довести эту информацию до команды, что поможет сделать процесс более плавным и менее стрессовым.

Поговорите с вашей командой, прежде чем делать назначения

Когда у вас есть межорганизационная команда, легко выполнять задания. Джейн из маркетинга будет заниматься маркетинговыми задачами. Карен из финансов справится с финансами. Но даже когда обязанности ясны, сначала поговорите с членами вашей команды.

Возможно, вы узнаете, что и Карен, и Джейн попросили быть в этой команде, чтобы узнать больше о других сферах деятельности компании, поэтому, когда вы назначите их в свои области знаний, они могут расстроиться.

Этот разговор имеет решающее значение для хороших командных отношений.Хотя вы несете ответственность за конечный результат проекта, вы не добьетесь хороших результатов без членов команды, которые находятся на борту. Короче говоря, расширяйте возможности членов вашей команды, спрашивая их мнение и их проблемы. Когда проект завершен и успешен, вся команда может испытывать гордость, зная, что каждый из них сыграл активную роль в его успехе.

Двойная проверка с боссом

Если после разговора с членами вашей команды вы решите, что единственный способ выполнить эту задачу - дать задания, которые одному или нескольким людям покажется неприятными, поговорите с вашим начальником, прежде чем выполнять задания.

Зачем? Вы хотите убедиться, что у вас есть резервная копия, которая вам нужна, и что вы не пренебрегали опцией, которая сделает выполнение заданий более выполненным для членов команды.

Возьмите хотя бы одну паршивую задачу сами

Каждый может знать, что вы были выбраны, чтобы возглавить эту команду из-за вашего послужного списка успеха, но также важно закатывать рукава и влиться в ситуацию.

Принятие чего-то сложного или неприятного посылает сообщение о том, что вы являетесь частью команды и что вы заботитесь о своих товарищах по команде. Назначение неприятных задач отправляет сообщение, что вы думаете, что вы лучше, чем ваши товарищи по команде.

Это не значит, что вы должны выполнять все паршивые задания. Но убедитесь, что они справедливо разделены между членами команды. Что неприятно, варьируется от команды к команде, но в каждом проекте есть что-то, что никто не хочет делать. Часто есть множество задач, которые каждый хотел бы избежать. Убедитесь, что они разделены справедливо, и вы берете свою долю.

Дать быстрый отзыв

Помните, что обратная связь - это больше, чем просто сказать: «отличная работа» или «плохая работа», это «это была отличная работа, потому что …» и «это не получилось так хорошо, потому что …» Без фраз «потому что никто не учится», И пока вы хотите раздавать отзывы, убедитесь, что вы принимаете отзывы от членов вашей команды.

Опять же, вы даете им возможность делать большую работу и напоминаете им, что их успех - это ваш успех, и что вы все в этом вместе. Предоставляя обратную связь и обучая их выполнению задания, особенно если у вас больше опыта, вы создадите благоприятную рабочую среду.

Держите всех в курсе

Как руководитель группы, вы будете сообщать о достигнутых результатах руководителям и старшим руководителям вашей организации. Убедитесь, что вы берете информацию с этих встреч обратно в вашу команду. Кроме того, сообщите вашей группе, что вы собираетесь сказать на этих встречах.

Кроме того, отдать должное всем, особенно когда речь идет о похвале. Проект идет хорошо, потому что вы великолепны? Ну, конечно, но не говори так. Скажите, что проект идет хорошо, потому что команда невероятна. Все будут знать, что вы являетесь частью команды.

Но что, если проект идет ужасно? Вы разделяете вину? Да, но только в частном порядке. Вы идете к членам команды индивидуально и работаете, чтобы помочь изменить их направление или вклад. Если это не сработает, вы идете к своему боссу и решаете проблемы.

Если у вас есть возможность удалять людей из команды, сейчас самое время это сделать, но если вы этого не сделаете, вы можете поговорить с тем, кто это делает. Но что бы вы ни делали, не начинайте сплетничать или жаловаться на членов вашей команды. Это разрушит их мораль и сделает все хуже.

Помните, что успешный командный проект может повысить вашу карьеру, повысить вашу профессиональную репутацию и сделать вашу работу заметной в вашей организации. Результатом могут быть дополнительные задания или продвижение по службе.

-------------------------------------------------

Сюзанна Лукас - внештатный автор, которая провела 10 лет в отделе корпоративного управления персоналом, где она нанимала, увольняла, управляла цифрами и перепроверила с юристами.