Пять этапов проекта

В то время как некоторые методологии проекта, такие как гибкие подходы, сжимают или повторяют следующие этапы в более быстрых итерационных циклах, работа каждого этапа видна и различна в каждом проекте.

Официальные проекты следуют пятиэтапному процессу, как следует

1. Инициирование: формирование команды проекта, фрахтование и начало проекта.
2. Планирование: доработка объема проекта, определение подробной разбивки работ, оценка рисков, определение потребностей в ресурсах, окончательная доработка графика и подготовка к фактической работе.
3. Исполнение: выполнение фактической работы, необходимой для определения проекта и объема работ.
4. Мониторинг и управление: фактическое управление, отчетность и контроль ресурсов и бюджетов на этапе исполнения.
5. Закрытие проекта: сдача проекта, оценка извлеченных уроков, перенос команды проекта.

Традиционный проектный поток

Независимо от размера проекта, движение по этапам одинаково. Проект инициируется или начинается с устава, который определяет менеджера проекта и описывает важность проекта.

Как только проект был инициирован, он переходит к этапу планирования. Здесь основные и рабочие группы определяют необходимую работу, которая должна быть выполнена для достижения масштаба проекта, и разрабатывают сметы и оценки времени, затрат, ресурсов и рисков.

После фазы планирования работа начинается и происходит в определенном порядке, необходимом для перехода от предшествующей или предшествующей деятельности к последующей деятельности. Зависимости проекта играют важную роль на этом этапе.

Пока выполняется выполнение, менеджер проекта и члены команды следят, отчитываются и контролируют весь проект, с акцентом на критические действия. Эта работа продолжается до тех пор, пока не будет завершена фаза выполнения и проект не будет доставлен заказчику.

Заключительный этап - закрытие проекта - включает в себя завершение работы, оценку извлеченных уроков и перерыв в работе команды проекта, чтобы участники могли перейти к своей следующей инициативе.

Для гибких или итеративных проектов типа разработки планирование и выполнение выполняются в короткие периоды времени или с ускорением, причем этапы повторяются до тех пор, пока проект не будет завершен к удовлетворению клиента.

инициирование

Надежная инициация проекта не только подготовит ваш проект к успеху, но и заложит основу для всех будущих этапов. Во время инициации вы получите назначение членов проектной команды, ознакомите их с общими целями проекта и зададите клиенту или владельцу проекта как можно больше вопросов, чтобы вы могли эффективно планировать проект. Это также прекрасное время для создания командного энтузиазма по поводу проекта и сбора информации в последнюю минуту, которая может повлиять на планирование проекта. Дополнительные шаги включают в себя:

• Анализ заинтересованных сторон
• Назначение исполнительного спонсора
• Разработка уставных документов и коммуникация
• Официальная стартовая встреча

планирование

Начав проект и собрав всю необходимую информацию, вы приступите к планированию проекта. Этап планирования зависит от размера вашего проекта, объема информации, которую вы должны организовать, и размера вашей команды. Результатом планирования должен быть четкий план проекта или график, из которого каждый будет следовать своим назначенным задачам. Использование программы планирования проекта, такой как Microsoft Project или Basecamp, чрезвычайно полезно при планировании проекта. Если у вас нет доступа к одной из этих программ, выполните общий поиск в Интернете для бесплатного программного обеспечения для планирования проекта.

Хотя использование программы планирования проекта полезно, это не всегда необходимо. Использование Excel и Word для создания плана и передачи его команде одинаково эффективно. Конкретные задачи на этапе планирования включают в себя:

• Создание плана коммуникации для различных заинтересованных сторон.
• Разработка детальной структуры работ.
• Определение критического пути.
• Распределение ресурсов по плану проекта и уточнение последовательности работ на основе зависимостей проекта и ресурсных ограничений.
• Разработка подробного графика.
• Оценка рисков и разработка плана приоритетов и смягчения рисков.

выполнение

Теперь, когда у вас есть четкий план проекта, команда может приступить к выполнению проекта в соответствии со своими задачами. Это этап, когда все начинают делать свою работу. Вы захотите официально начать этап исполнения с личных встреч, чтобы у каждого было то, что ему нужно, чтобы начать выполнять свою часть проекта. Начало работы команды на правильном пути является неотъемлемой частью успеха проекта, поэтому четко сформулируйте график и план коммуникаций.

Мониторинг и контроль

Пока проект находится в стадии исполнения, вы начнете контролировать и контролировать его, чтобы обеспечить его движение в соответствии с планом. Существует множество способов контроля и управления проектом. Эффективны случайные проверки с руководителями групп, организованные ежедневные «встречи» или более официальные еженедельные встречи по статусу. Информация, которая поступает с этих встреч или каналов связи, будет информировать об обратной связи и, в конечном итоге, о любом перепланировании и корректировках, необходимых для проекта. Дополнительные важные действия на этом этапе включают в себя:

• Придерживайтесь вашего заранее установленного коммуникационного плана, чтобы обеспечить осведомленность заинтересованных сторон о статусе проекта.
• Мониторинг рабочих групп и рабочих мероприятий на критическом пути.
• Выявление возможностей для повышения производительности расписания за счет быстрого отслеживания или параллельного выполнения операций или, при необходимости, сбоя в расписании путем добавления ресурсов.
• Мониторинг фактических и плановых затрат.
• В некоторых случаях мониторинг, расчет и отчетность о заработанной стоимости для плана проекта.
• Мониторинг и снижение рисков и уточнение плана рисков по мере необходимости.

Проект Закрыть

После того, как все детали и задачи вашего проекта будут завершены и утверждены клиентом или владельцем проекта; Вы можете наконец закрыть свой проект. Закрытие проекта так же важно, как его инициация, планирование и выполнение. Вы захотите документировать всю информацию из проекта и аккуратно организовать ее, чтобы вы могли вернуться к ней в случае необходимости. Это также хорошее время для проведения вскрытия проекта, чтобы все члены команды могли подумать о том, что было сделано правильно или неправильно во время проекта. Он также должен быть задокументирован, чтобы результаты могли быть переданы другим участникам проекта и сохранены в папке истории проекта.

Наконец, важно официально закрыть команду проекта, предоставив обратную связь и оценку эффективности, как указано в политике вашей фирмы.