Как выбрать человеческие ресурсы Информационные технологии

Информационная система управления персоналом (HRIS) необходима компаниям для управления планами выплат и информацией о сотрудниках. Технология управления преимуществами - это уже не так приятно, но необходимо помочь HR управлять как огромным количеством информации, так и деньгами, потраченными на планы выплат, поскольку HR сталкивается с ограниченными ресурсами и постоянно меняющимися данными.

Но как HR и другие руководители знают, что они выбирают лучшую информационную технологию HR для управления всеми деталями, и что выбранное ими решение выдержит испытание временем?

Ниже приведены ключевые вопросы, которые необходимо задать и ответить в процессе выбора информационной технологии управления персоналом.

Какова степень гибкости и масштабируемости программного обеспечения для информационных технологий HR?

Специалисты по кадрам должны определить, может ли программное обеспечение импортировать данные из нескольких электронных таблиц Excel, баз данных и бумажных документов, а также уровень, с которым оно может взаимодействовать со всеми видами других систем и необходимыми данными.

Программное обеспечение должно быть способно принимать и фильтровать информацию из нескольких источников. В идеале этот процесс также должен быть автоматизирован. Многие решения для онлайн-регистрации требуют, чтобы данные обрабатывались вручную, прежде чем они смогут отправляться оператору для обновления своих систем. Автоматизация формата обновления, расписания передачи и способа доставки может помочь устранить проблемы с выставлением счетов и правомочностью.

Сможет ли программное обеспечение учесть правила компании HR и компании-перевозчика преимуществ?

Действительно способный механизм регистрации оценит каждое действие регистрации и применит любую необходимую комбинацию правил, сообщений, приглашений и опций, специально разработанных для точного соответствия требуемым требованиям приемлемости. Программное обеспечение должно соответствовать любым правилам приемлемости, которые имеют компания и перевозчики.

Смогут ли информационные технологии HR расти и масштабироваться вместе с организацией?

Отдел кадров должен оценивать способность технологии расти по мере того, как компания нанимает новых сотрудников, офисы, преимущества и правила. HR должен спросить о пороговых значениях для каждого из этих элементов.

Способно ли программное обеспечение интегрироваться с другими системами?

Заработная плата и другие функции часто содержат большую часть той же информации, что и управление преимуществами. Отдел кадров может добиться большей эффективности, когда данные и другая информация о сотрудниках, введенные в одну систему, передаются другой системе. Отслеживание набора сотрудников является еще одной необходимой функцией.

Кто несет ответственность за внедрение или создание решения?

Какой уровень подготовки задействован? Некоторые решения требуют, чтобы клиент был очень вовлечен в начальную реализацию, что может быть непосильным для уже занятых администраторов отдела кадров.

У HR должно быть четкое понимание уровня подготовки и технических знаний, которые потребуются, и ожидаемого количества времени. Поставщики решений для анкетирования по этой теме могут дать представление о тонких областях, которые на первый взгляд могут показаться простыми, но в то же время требуют значительных технологических знаний. Затем отдел кадров может определить конкретные задачи, которые могут быть настолько громоздкими, что могут реально препятствовать выполнению, что потенциально снижает ценность информационных технологий управления персоналом и рентабельность инвестиций.

Есть ли плата за обучение?

Следует также оценить стоимость обучения, включая время на поездки и командировочные расходы для поездок за пределы объекта. Кадровому персоналу необходимо знать обо всех жестких и мягких расходах, связанных с внедрением информационных технологий в области персонала

Кому будут принадлежать данные?

Ответом на этот вопрос должна стать организация отдела кадров. Компании должны иметь возможность передавать свои данные любому поставщику прикладных услуг (ASP). Если данные хранятся на частном сервере оператора, иногда с компании может взиматься дополнительная плата, если она переключает операторов.

Какие виды технического обслуживания и обслуживания требуются? Когда программное обеспечение установлено на локальных рабочих станциях или серверах компании, часто требуются регулярные обновления этой технологии, которые могут быть громоздкими для планирования и управления. Обновления информационной технологии управления персоналом часто производятся автоматически с помощью программного обеспечения, доступного онлайн через модель поставщика услуг приложений (ASP) или программного обеспечения как услуга (SaaS).

Какие меры безопасности встроены в информационные технологии HR?

Если программное обеспечение доступно в режиме онлайн через модель ASP или SaaS, поставщик должен предлагать ежедневные резервные копии, серверы резервного копирования и дополнительные защитные слои. Дополнительные системы и процедуры должны быть на месте, чтобы защитить информацию от потери или доступа к ней постороннего персонала. Отдел кадров в консультации с другими менеджерами должен обладать исключительными полномочиями решать, кому будет разрешен доступ к информационным технологиям отдела кадров и в какой степени.

Смогут ли сотрудники регистрироваться в планах выплат и вносить изменения в режиме реального времени в свои личные данные и выбор планов?

Доступ сотрудника должен быть предоставлен, учитывая широко распространенный общий доступ к компьютерам.

Большинство работающего населения имеют доступ к интернету дома. Самообслуживание сотрудников обеспечивает огромный потенциал для экономии времени и денег. Хорошая система самообслуживания поможет сотрудникам с легкостью вводить информацию о себе и своих иждивенцах.

Система должна четко представлять доступные планы и позволять сотрудникам делать выбор по своему усмотрению, упрощая эти действия на протяжении всего процесса с помощью мастеров. Сотрудники также должны иметь возможность добавлять иждивенцев и изменять информацию по мере необходимости 24 часа в сутки, семь дней в неделю, круглый год.

На эти дополнительные вопросы нужно ответить, когда вы оцениваете потребности вашей организации в информационных технологиях.

Предоставит ли технология людским ресурсам полномочия решать, кому будет разрешен доступ и до какой степени?

В том же духе, обеспечивающем доступ сотрудников, технология должна дать HR последнее слово. Отдел кадров должен иметь полномочия утверждать все данные до их передачи операторам, а также определять степень доступа сотрудников и других лиц.

Какие типы возможностей отчетности доступны в информационной технологии HR?

Технология отчетности должна предлагать несколько видов и форматов (электронные таблицы, PDF, HTML), оценку больших изображений и возможность углубления в детали для улучшения процесса принятия решений. Отдел кадров должен иметь возможность в любое время оценить зачисления в конкретные планы, невыполненные действия и изменения демографической информации о сотрудниках в отношении пособий и других данных о сотрудниках.

Предлагает ли программа специальные функции, чтобы помочь HR сэкономить время?

В зависимости от потребностей своего ведомства, отдел кадров может захотеть узнать о способности технологии обрабатывать информацию в пакетном режиме, управлять уведомлениями и выставлением счетов для политик COBRA, предоставлять инструменты самостоятельного выставления счетов и сверки счетов, а также специальные отчеты.

Предлагает ли Программное обеспечение особые функции, чтобы помочь HR лучше общаться с сотрудниками?

Некоторые программы дают HR возможность гибко общаться с сотрудниками на нескольких уровнях - с помощью массовой электронной почты, электронных досок объявлений и по определенным критериям фильтра (таким как местоположение, отдел, планы страхования, статус регистрации, статус выхода на пенсию и другие) через Система HR информационных технологий. Наличие ряда средств для общения может дополнительно автоматизировать процессы и помочь HR лучше ориентировать сообщения.

Предлагает ли Программное обеспечение особые функции, чтобы помочь HR лучше общаться с сотрудниками?

В дополнение к тому, что HR может утверждать транзакции, многие системы информационных технологий HR также предоставляют HR возможность выполнять роль привратника в аудите счетов операторов, чтобы убедиться, что они согласны с данными в системе. Это может:

• обеспечить точность счетов перевозчика
• сэкономить время и деньги
• помочь в своевременной доставке сотрудников, и
• усилить подтверждение права на льготы, когда сотрудники обращаются за медицинской помощью.

Как обмен информацией с операторами?

И кто будет отвечать за это взаимодействие? Интеграция системы информационных технологий HR должна оцениваться не только по количеству носителей, с которыми программное обеспечение связано, но и по типу соединения, которое оно обеспечивает. Обеспечение успешного взаимодействия с операторами с помощью программного обеспечения для управления преимуществами требует много шагов, в том числе:

• сбор начальной переписи данных о реализации;
• настройка начальной интеграции для постоянного обмена информацией;
• координация ежедневного или еженедельного взаимодействия, чтобы убедиться, что данные получены и точно применены;
• просмотр текущих обновлений;
• обеспечение выполнения требований перевозчика для регистрации в соответствии с регулирующими органами; а также
• содействие проактивным отношениям с каждым носителем для улучшения отношений обмена данными.

Знание того, кто отвечает за каждую задачу, необходимо для полного понимания предлагаемого продукта. Каждый поставщик программного обеспечения будет предлагать свой уровень интеграции, предоставляя некоторые из перечисленных выше задач. Отдел кадров должен работать с поставщиками, которые демонстрируют прочные, постоянные и цельные отношения с выбранными компаниями.

Многие провайдеры разрешают передачу общего файла ANSI 834, который может или не может быть принят перевозчиком, что часто зависит от размера группы.

Менеджеры должны искать поставщиков, которые предлагают чистые, проверенные переводы (обеспечивающие соответствие транзакции), адаптированные к потребностям каждого перевозчика, чтобы избежать проблем. Им также следует обратиться к поставщикам, у которых есть специальный отдел электронного обмена данными (EDI) для взаимодействия с собственным, специфическим языком передачи оператора.

Какой уровень обслуживания клиентов предоставляется?

Есть ли дополнительная плата за обслуживание? Отдел кадров должен определить уровень доступа к предоставляемой помощи и то, что составляет обслуживание клиентов: онлайн-помощь через базу данных, онлайн-чат, поддержка по электронной почте, разговоры с живым человеком или их сочетание. Учитывая деликатность преимуществ и другую кадровую информацию, менеджеры должны ожидать ответа на запросы в течение 24 часов от прямого контакта, который может помочь.

Какова стоимость системы информационных технологий HR и перевешивает ли она преимущества?

Отдел кадров должен оценить полную стоимость системы информационных технологий отдела кадров, включая все ежегодные, ежемесячные и разовые платежи, а также предоставляемые преимущества. Немного более дорогая система может более чем оплачивать разницу с функциями, которые позволяют сотрудникам вести свои собственные записи и предлагают большее удобство, экономию времени и точность. Эти факторы должны быть учтены и взвешены при выборе системы информационных технологий HR.

Потребность в системах информационных технологий HR растет. Персонал отдела кадров находит широкий спектр вариантов в системах информационных технологий управления персоналом, поэтому становится все более важным анализировать и взвешивать все доступные варианты.

Выбор системы информационных технологий управления персоналом следует рассматривать как инвестиции, которые будут расти вместе с отделом и потребностями компании. Эти вопросы приведут вас к подходящей системе информационных технологий для вашей компании.