Нужны лучшие навыки работы Офис-менеджеры

Офис-менеджеры берут на себя ответственность за бесперебойную работу всего офиса или комплекса офисов. Это может включать такие обязанности, как управление и надзор за одним или несколькими административными помощниками. Офис-менеджерам, как правило, не требуется специальное образование, но им необходим большой соответствующий опыт и хорошо развитые навыки в административных и управленческих ролях.

Если вы хотите работать подобного рода, вы можете значительно повысить свои шансы получить работу, зная, какие из ваших навыков и опыта следует выделить во время подачи заявления и собеседования.

Как использовать списки навыков

Посмотрите на следующий список востребованных навыков. Вы можете обнаружить, что у вас их больше, чем вы думали. Используйте имена ваших соответствующих навыков в качестве ключевых слов в вашем резюме и сопроводительном письме, чтобы инспектор по найму мог четко видеть, что у вас есть то, что они ищут.

Внимательно прочитайте описание работы, чтобы вы знали, какие навыки наиболее важны для вашего потенциального работодателя. Исследуйте компанию, чтобы понять бизнес и любой дополнительный, соответствующий опыт или знания, которые вы можете предложить.

Когда вы готовитесь к собеседованию, приведите хотя бы один конкретный пример времени, когда вы продемонстрировали все навыки, которые вы ожидаете обсудить. Не ожидайте, что потенциальный работодатель поверит вашим словам в одиночку относительно вашего опыта.

Важные навыки

Не все должности офис-менеджера требуют одинакового набора навыков. Многое зависит от того, сколько офисных помощников вы должны контролировать, сколько людей используют офис, которым вы будете управлять, и какое программное обеспечение и другие системы использует ваш работодатель.

Существуют некоторые навыки, которые есть у практически всех эффективных офис-менеджеров, и без которых они не могут обойтись. Вы также можете просмотреть списки навыков, перечисленных по профессиям и типам навыков.

Административные навыки

Как офис-менеджер, вы будете отвечать за выполнение нескольких административных задач. Они включают в себя наем и увольнение сотрудников, проведение оценки эффективности, обучение новых сотрудников и надзор за другими. Утверждение официальных заявок, ведение общих деловых операций и ведение документации и кадровых дел также может попадать в вашу юрисдикцию.

Вам также придется планировать, отвечать за обработку почты, планировать и посещать встречи. Вас могут призвать практиковать разрешение конфликтов, делегировать работу, а также быть политиком и лицом, принимающим решения.

Аналитические навыки

Часть вашей работы будет заключаться в поиске способов сделать вашу работу лучше. Если вы сможете выявить неэффективность работы вашего офиса и предоставить решения, вы сможете сэкономить своему работодателю много денег и избавить своих коллег от обострения.

Великий офис-менеджер будет постоянно спрашивать себя о всех процессах, методах и процедурах: «Имеет ли это смысл? Это лучшее, что мы можем сделать? »Рекомендуется включить в свое резюме список аналитических навыков.

Внимание к деталям

Как офис-менеджер, доллар останавливается с вами. Вы будете нести ответственность за своевременный заказ правильных канцелярских принадлежностей, за точное и организованное ведение документации и за отслеживание потребностей и проблем всех остальных в офисе. Если вы делаете свою работу хорошо, офис, кажется, будет работать сам по себе. Если вы ошиблись в некоторых деталях, другие люди могут быть не в состоянии полностью выполнить свою работу.

Навыки общения

Как и офисные помощники, вы часто будете одним из первых, кого увидят посетители, и иногда вы будете единственным, кого они увидят, если один из специалистов, работающих в вашем офисе, отсутствует. Вы должны действовать как эффективный регистратор, одновременно выполняя другие свои обязанности.

Вы также можете быть основным контактным лицом между различными людьми, которые используют офис, и, возможно, между вашим офисом и другими лицами в рамках одной организации. Возможно, вам придется практиковать разрешение конфликтов и делегировать работу. Все это составляет много общения, как в письменной, так и в устной форме, и все это должно быть точным, эффективным, дружелюбным и профессиональным в любое время.

Навыки работы с компьютером

Важно, чтобы офис-менеджеры обладали широким спектром компьютерных навыков. Особенности будут зависеть от вашего работодателя, но обычно включают ввод данных, электронные таблицы и общие ИТ-задачи.

Управляющие офисы могут повлечь за собой огромную ответственность. Офис-менеджеры, как правило, работают на вершине организации, имея свои руки в каждом аспекте компании. Если вам важна эта центральная роль, продолжайте просматривать список навыков, чтобы понять, может ли это быть вашей карьерой.

Финансовые вопросы

В ваши обязанности может входить бухгалтерия, выставление счетов, составление бюджета и учет. Вам также может потребоваться обрабатывать платежные ведомости, мелкие денежные средства и записи QuickBooks. Ежеквартальные и полугодовые отчеты могут также входить в круг ваших обязанностей. По крайней мере, если ваш офис вообще обрабатывает деньги, вы несете главную ответственность за то, чтобы с ними обращались хорошо.

Лидерские навыки

Как руководитель группы офисных помощников, вы должны поддерживать мотивацию и координацию действий всех. Вы должны сделать совместную работу. Ваша работа будет включать в себя установление стандарта для работы всех остальных и обеспечение соблюдения этих стандартов. Лидерство часто означает помогать другим людям расти в своей карьере, а также помогать людям самостоятельно начинать и хорошо общаться друг с другом.

Навыки общения

Навыки межличностного общения играют большую роль в должности офис-менеджера. От вас потребуется позитивный настрой, приветствовать посетителей и участвовать в командной работе.

Разные сильные стороны

Офис-менеджеры, как правило, имеют различные навыки, которые помогают им эффективно выполнять свою работу. Это включает в себя внимание к деталям, в целом гибкость в отношении поддержки, которую вы оказываете, и надежность. Офис-менеджерами также должны быть сетевики, логические мыслители, многозадачники и решатели проблем. Тайм-менеджмент и организация должны быть второй натурой для людей, которые служат в этой роли.