Как организовать ваши документы

Кажется, единственный раз, когда вы думаете о ваших важных документах, это когда они вам нужны. И часто вы не можете найти их, когда они вам нужны, потому что у вас либо нет организованной и централизованной системы хранения ваших важных документов и / или когда вы в последний раз нуждались в них, вы просто бросили их обратно в море бумаги в вашем домашнем офисе вместо того, чтобы положить его туда, где он был.

Начиная

Распространяя все важные документы по всему дому, вы тратите много времени и энергии на их поиск. Вы также рискуете потерять некоторые из них полностью. Но с помощью нескольких простых шагов вы можете организовать свои важные бумажные документы за один час в эти выходные!

Вам понадобится небольшой картотечный шкаф с двумя ящиками или переносная папка для документов, разноцветные подвесные файлы (6 разных цветов), манипуляционные папки с верхними вкладками третьего сечения и огнеупорный сейф (приобретается дополнительно). Или вы можете купить большой вкладыш и вкладки вкладки. Как только вы получите товары, вот шесть шагов, которые вы должны выполнить, чтобы организовать ваши документы.

Соберите свои документы

Прежде чем вы сможете организовать все ваши важные документы, вы должны найти их. Иногда легче сказать, чем сделать.

Проверьте свой домашний офис в ящиках и документы, сложенные на вашем столе или столе. Проверьте стопки бумаги, загромождающие кухонные столешницы, а также кухонные ящики и корзины. Посмотрите на комод в вашей спальне и тумбочку (вы могли бы оставить их там в утреннем порыве и забыть о них). Наконец, что не менее важно, проверьте свой кошелек или портфель на наличие важных документов, которые вы случайно все еще носите с собой.

классифицировать

Самые важные документы попадают в одну из следующих шести категорий. Сортируйте все собранные документы следующим образом:

Записи о доме и недвижимости - ипотека, имущественные акты, проекты и квитанции об обустройстве дома, руководства по эксплуатации и гарантии, информация о налоге на имущество, полисы страхования жилья и руководства
Авто записи - титулы, записи о техобслуживании, страховые полисы и информация, информация о кредите и записи об оплате
Записи о здоровье - страховые полисы, пособия по медицинскому страхованию, объяснение медицинских льгот, счета за лекарства, списки рецептов, гибкая информация о расходах, медицинские квитанции, медицинские директивы, полисы страхования жизни

Финансовые записи - банковские выписки, налоговые декларации, записи о налоговых вычетах, записи об инвестициях, записи о займах, отчеты о кредитных картах
Электроника Рекордс - договоры и инструкции по эксплуатации сотовых телефонов; квитанции о продаже и гарантии на компьютеры, ноутбуки и iPad; кабельные и интернет-планы и счета; чек и руководство по продажам беспроводного роутера
Личные записи - свидетельства о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, документы об опеке, сведения о социальном обеспечении, записи об иммунизации, паспорта, записи о военной службе, записи о крещении и конфирмации, завещания, план похорон и информация о месте захоронения. Если у вас есть домашние животные, вы также можете включить их важные документы, такие как ветеринарная информация и информация о вакцинах, в эту категорию.

Найди свои жизненно важные документы

Большинство ваших важных документов можно хранить в обычном шкафу для хранения документов или переносной вешалке для файлов. Есть некоторые. Однако, это действительно должно быть сохранено в несгораемом безопасном или внешнем варианте хранения, таком как сейф.

Жизненно важные документы - это документы, которые было бы очень сложно или очень долго заменить. Они могут содержать конфиденциальную личную информацию, которая может быть скомпрометирована в случае взлома или грабежа. В случае, если ваш дом был разрушен пожаром или наводнением, вы бы хотели, чтобы эти жизненно важные документы остались нетронутыми.

Для большинства людей следующие документы будут считаться жизненно важными: информация о социальном обеспечении, свидетельства о рождении, страховые полисы вместе с контактной информацией вашего агента, завещания, имущественные документы, права на автомобиль, ваш паспорт и любые контракты или соглашения, требующие вашей оригинальной подписи.

Составьте основной список всех жизненно важных документов, которые вы помещаете в огнеупорный сейф или в хранилище за пределами здания.

Продублируйте свой кошелек

Большинство из нас несут важную информацию в наших кошельках каждый день. Вы знаете все, что находится в вашем кошельке? Что бы вы сделали, если бы ваш кошелек был потерян или украден?

Сделайте копии своих водительских прав, карты донора, карты медицинского страхования, членских карт, таких как карты лояльности в продуктовом магазине спортзала, складские клубы и, самое главное, все кредитные и дебетовые карты (копируйте лицевую и оборотную сторону). Сохраните эти копии вместе с другими важными бумажными документами:

Шаг пятый: Создать простую систему регистрации

Чем проще система регистрации, тем больше вероятность того, что вы будете использовать ее на постоянной основе. Возьмите каждую категорию важного документа и назначьте цвет свисающего файла:

Записи о доме и недвижимости
Авто записи
Записи о здоровье
Финансовые записи
Электроника Рекордс
Личные записи

Добавьте в свою систему хранения соответствующее количество файлов для подвешивания, соответствующее количеству документов в каждой категории.

Используйте манильские папки и создайте папку для каждого отдельного документа в каждой категории. Поместите папки в соответствующий цветной раздел файла для подвешивания.

Если вы приобрели большую вкладку с тремя кольцами и вкладки для вкладок, пометьте вкладки указанными выше именами записей, пробейте отверстия для бумаги во всех документах и упорядочите их. Если на бумаге не должно быть перфорированных отверстий, в отверстии для бумаги пробейте папку и поместите документы в эту папку.

Теперь, если оформление документов просто не ваша вещь, это может быть свободным моментом для вас. Вы можете отсканировать все эти документы, сохранить их на жестком диске, а затем уничтожить все это. Но используйте свое усмотрение, поскольку некоторые документы лучше оставить сохраненными. Используйте свое лучшее суждение.

Текущее обслуживание

Теперь, когда ваши важные документы организованы, держите их в порядке. Каждый месяц, когда вы оплачиваете свои счета, регистрируйте новые документы в соответствующем разделе вашей системы регистрации. В то же время ищите любые документы, которые вы удалили из системы в течение месяца, которые все еще могут быть вне системы регистрации. Перезаписать их. Не реже двух раз в год просматривайте документы в своей системе регистрации, чтобы узнать, можно ли их удалить. Хорошее расписание для подражания - в начале года и в конце каждого учебного года.

Приложив немного усилий, вы сможете получить долгосрочные выгоды, организовав важные бумажные документы.

Под редакцией Элизабет МакГрори.