Использование вех в управлении проектами

Одной из определяющих характеристик проекта является то, что он длится в течение определенного периода времени. Это может быть что угодно, от нескольких недель до нескольких лет, а в некоторых случаях для крупных строительных проектов или общественных работ - десятилетия.

Для отслеживания прогресса на этом пути и обеспечения достижения ключевых результатов в соответствии с графиком, руководители проектов используют вехи.

Вехой проекта является задача с нулевой продолжительностью, которая означает достижение в проекте. Они используются как способ показать движение вперед и прогресс и показать людям, что происходит, даже если у них нет детального знания задач, связанных с этим. В этом отношении они очень полезны для общения с заинтересованными сторонами и определения ожиданий.

Когда использовать этапы проекта

Вехи в управлении проектами используются для обозначения:

• Начало значительных этапов работы
• Конец значительных этапов работы
• Сроки
• Когда принимается важное решение
• Другие фиксированные моменты времени, которые необходимо вызывать специально

Как часто ставить вехи в вашем плане

Учебный курс может рекомендовать включать этапы в ваш план примерно раз в месяц.Это хорошо и хорошее правило, но вы должны использовать свое профессиональное суждение. В некоторые месяцы может быть много мероприятий с важными встречами, отмеченными как вехи, принимаемые решения и закрытие одного этапа и начало другого.

В другие месяцы вы можете сосредоточиться на казни, с очень небольшим, если вообще что-то, на котором вы можете повести веху.

Для целей отчетности полезно создать причину, по которой хотя бы один раз в каждом цикле отчетности необходимо указывать этап.

Как вехи представлены на диаграмме Ганта

Вехи являются одним из компонентов диаграммы Ганта и отображаются на диаграмме в виде ромба. Они не отображаются как обычные задачи, потому что они имеют нулевую продолжительность: другими словами, они не занимаются в любое время. Для целей планирования на диаграмме Ганта они просто случаются.

Если вы не используете диаграммы Ганта, вы все равно можете использовать вехи. Вот 5 альтернатив диаграмм Ганта: вы все равно можете использовать вехи в своем плане, используя их.

Если вы хотите сохранить личную организацию, и ваше программное обеспечение для управления проектами не полностью интегрировано в ваш календарь, вы можете скопировать и вставить ключевые даты в свой дневник. В зависимости от того, как вам нравится работать, это может напомнить вам о том, что должно произойти.

Как назвать вехи

Вехи должны иметь четкое описание в расписании вашего проекта, но не такое, которое подразумевает, что они являются задачей. Поэтому их не следует называть «Получить согласие на переход на этап 2», а «этап 2 начинается». Если вы хотите отразить усилия по достижению соглашения о переходе на Этап 2, добавьте задачу непосредственно перед вехой, чтобы ее выполнить.

Вехи должны описывать момент времени, который они представляют, следующим образом:

• Завершена фаза тестирования
• PID утвержден
• Заключен договор

Многие менеджеры проектов также выбирают вехи для удобства пользования. Если вы используете структуру разбивки работ, вы можете использовать нумерацию из этого. В противном случае можно использовать M1, M2 и т. Д., Чтобы было понятно, на что вы ссылаетесь. Четкая структура имен становится все более важной по мере увеличения количества этапов, поэтому подумайте, как вы собираетесь это сделать, если ваш проект выполняется в течение нескольких месяцев.

Как получить вехи подписали

Вехи являются частью графика вашего проекта, поэтому, когда ваш график является базовым, вы должны считать свои вехи подписанными.

Если вам нужно изменить даты ваших этапов, тогда вам следует использовать стандартную процедуру контроля изменений для внесения изменений в свой план. Это может быть так же просто, как поговорить с вашим спонсором проекта и сообщить ему, почему даты должны быть изменены, или так же формально, как составить новый рекомендованный график и передать его в комитет по планированию для ратификации.

Прежде чем использовать его, лучше выяснить, каким будет процесс подписания основного этапа, если таковой имеется, чтобы не тратить впустую время, когда нужно внести изменения.

Использование вех для общения

Вехи полезны для коммуникации и отчетности, потому что они представляют минимальные точки контроля в плане. Другими словами, если вы выполнили все другие задачи, вы все равно могли бы видеть, что происходит, и продолжать продвигать проект, используя только основные этапы.

Вы должны быть в состоянии вытащить вехи и поместить их в панель управления или отчет по проекту. Они должны рассказать историю проекта достаточно подробно, чтобы удовлетворить людей, которым вы отчитываетесь, обычно вашего спонсора проекта или другой исполнительной группы, такой как руководящая группа (или совет проекта). Каждый месяц или с той периодичностью отчетности, которую вы используете, вы можете показать, какие этапы были достигнуты.

Отчетность по вехам довольно проста и часто выполняется в виде таблицы. Вы перечисляете описание вехи, дату, которую он должен был выполнить, и затем новую прогнозируемую дату. Когда веха достигнута и может быть помечена как завершенная, вы также добавляете эту дату. Надеюсь, это будет так же, как и прогнозируемая дата, но проекты не всегда работают так.

Такая таблица делает очевидным, что было завершено и что еще не выполнено. Вы сможете спланировать ответ на вопрос «Почему мы не достигли этого рубежа?», Прежде чем отправиться на встречу со своим спонсором или отправить отчет.

Когда ваш план проекта очень длинный и у вас много этапов, вам будет проще отбрасывать завершенные этапы в каждом цикле отчетности. Сообщайте только о тех этапах, которые ожидаются или завершаются в этом месяце: в следующем месяце снимите все, что было завершено в прошлом месяце, поэтому вы не будете постоянно увеличивать объем отчета, рассказывая людям о работе, которая, как они уже знают, завершена.

Вехи - это действительно полезный инструмент управления проектами для планирования, планирования и отчетности, и они просты в использовании. Поместите некоторые в свой план следующего проекта, следите за ними, и вы узнаете, какая частота работает лучше для вас.

Как и все в управлении проектами, используйте их гибко для достижения желаемого результата, используя эти советы и рекомендации для принятия собственных решений.