Роль и цель Устава проекта

Проекты существуют в организации формально из-за устава проекта. Это документ, который дает разрешение на выполнение работ и назначает руководителя проекта. Это дает вам, как менеджеру проекта, мандат на выполнение работы, описанной в нем.

Самая важная роль устава проекта состоит в том, чтобы точно определить, чего достигнет проект. Давайте посмотрим, что находится в этом важном проектном документе.

Что входит в устав проекта?

В первом разделе устава проекта будет указано название проекта, имена спонсора и менеджера проекта, а также дата подготовки документа. Тогда вы попадаете в суть документа.

Основными разделами устава проекта являются следующие.

• Цель проекта: это объясняет, почему проект нужен. Вы можете сослаться на экономическое обоснование или контракт, который ведет этот проект, или просто объяснить, почему важно выполнять эту часть работы.
• Описание проекта: Объясните в этом разделе, чего будет достигать проект. Вы должны включить подробную информацию об элементах, которые будут построены, или об услугах, которые будут предоставлены.
• Бюджет: на данный момент у вас может не быть всех деталей о задачах проекта, поэтому вы не можете составить полный и подробный бюджет проекта. Запишите все бюджетные ограничения или начальный диапазон расходов, который вы ожидаете.

• Риски: Все проекты имеют риски. Этот раздел устава проекта формирует раннюю версию журнала рисков вашего проекта. Документируйте любые риски, о которых вы знаете на данный момент, чтобы команда менеджеров могла увидеть, что может повлиять на дальнейшее продвижение проекта.
• Вехи: Если вы знаете вехи высокого уровня, включите их в устав проекта в этом разделе. Вы можете перенести их в свою таблицу Ганта позже, когда придете, чтобы составить более подробный план. В данный момент вы просто ищете даты отмены или что-либо, указанное в контрактах, с которыми вы работаете.

• Цели проекта: Это действительно важный раздел, но его может быть сложно собрать. Вы пытаетесь ответить на вопрос: «Как мы узнаем, когда мы закончим?». Запишите, что вы ожидаете от проекта, и как вы узнаете, попали ли вы туда. Например, в проекте по запуску системы регистрации времени для всех отделов целью может быть: «Все команды будут использовать систему учета рабочего времени к концу года». Также отметьте, кто будет ответственность за согласие, что вы достигли этой цели. Это позволяет избежать каких-либо проблем в конце проекта, когда внезапно никто не готов подписать работу как завершенную.

• Уровни полномочий менеджера проекта: если это не ясно и не задокументировано где-то еще, стоит включить в устав раздел о том, что вы можете сделать, не получая дальнейшего одобрения от кого-то более старшего. Как правило, это относится к тому, какие допустимые уровни были установлены в бюджете и временных масштабах, и будет выражаться следующим образом: «Менеджер проекта имеет 10-процентное допустимое отклонение по бюджету и 5-процентное допустимое отклонение по графику. Любое отклонение выше этих утвержденных лимитов должно быть подписано спонсором проекта ». Вы можете расширить этот раздел, чтобы указать, какие полномочия, которыми обладает руководитель проекта, по найму и увольнению персонала из проектной команды.

Утверждение Устава проекта

Последний раздел устава проекта - раздел согласований. Руководитель проекта и спонсор проекта (или лицо, начавшее работу, если еще не назначен долгосрочный спонсор) должны подписать документ и поставить дату. Сегодня это может быть сделано по электронной почте, поэтому сохраните копию авторизации электронной почты в файлах проекта на случай, если вам понадобится вернуться к ней.