Основные компоненты общения на рабочем месте

Коммуникация - это обмен информацией между двумя или более людьми, акт передачи информации. Коммуникация имеет так много компонентов, и неспособность эффективно общаться на рабочем месте является обычным явлением.

Эффективное общение требует, чтобы все компоненты общения прекрасно взаимодействовали для «общего смысла», моего любимого определения общения. Это особенно важно, когда вопросы задают и отвечают.

Компоненты в общении

Каждое общение состоит из пяти компонентов, а шестое - это общее окружение рабочего места, в котором происходит общение. Компоненты общения:

• Лицо, отправляющее сообщение. Отправитель должен представить сообщение четко и достаточно подробно, чтобы получатель поделился смыслом с отправителем.
• Контекст для сообщения. Контекст - это то, как сообщение доставляется отправителем сообщения. Контекст включает невербальное общение, такое как жесты, язык тела, выражения лица и такие элементы, как тон голоса. Большая часть контекста для сообщения доступна только тогда, когда получатель может видеть и слышать отправителя сообщения. Например, смайлики электронной почты и мгновенных сообщений являются плохой заменой, поскольку отправитель формулирует их без ввода от получателя.

  Другая часть контекста - это эмоции, которые вовлечены в круг общения. Отправитель злится? Получатель равнодушен к содержанию сообщения или презирает отправителя? Нормальные человеческие эмоции влияют на то, будет ли сообщение успешно передано.

• Человек, получающий сообщение. Получатель должен внимательно и внимательно слушать, задавать вопросы для ясности и перефразировать, чтобы удостовериться, что получатель делится смыслом с отправителем. Если получатель доверяет отправителю, шансы на эффективную связь возрастают.
• Способ доставки вы выбираете. Способ доставки должен быть выбран на основе наиболее эффективного средства передачи смысла сообщения. Поскольку способы связи настолько разнообразны с момента появления компьютеров и мобильных устройств, решения о способе доставки стали более сложными. Способ доставки должен соответствовать коммуникационным потребностям как отправителя, так и получателя.

  Методы коммуникации включают в себя словесное общение, мгновенные сообщения (IM), электронную почту, письма, знаки, плакаты, видео, скриншоты, телефоны, заметки, формы, письменные документы и многое другое. Эти методы будут продолжать расширяться, и ожидания сотрудников в отношении мгновенного общения обо всем, что связано с их работой, будут продолжать расти.

  Личное общение приобретает все большее значение, особенно для организационной информации, которая может потребовать изменений, обеспечить признание сотрудников или разрешить вопросы на месте. Личное общение также приветствуется, потому что сотрудники имеют доступ к компоненту, контексту.

• Содержание сообщения. Содержание сообщения должно быть четким, представлено и описано достаточно подробно, чтобы получить понимание от получателя. Если содержание сообщения резонирует и соединяется на каком-то уровне с уже существующими убеждениями получателя, это наиболее эффективно.

Как задавать хорошие вопросы улучшает общение

Джеймс О. Пайл и Мэриэнн Каринч добавляют следующее, чтобы помочь эффективному общению.

От человеческих ресурсов до обслуживания клиентов, плохие вопросы загрязняют практически все рабочие места. Плохие вопросы часто вызывают неполные или вводящие в заблуждение ответы и могут подорвать взаимопонимание. С другой стороны, хорошие вопросы являются ценным инструментом эффективности, компетентности и взаимопонимания.

Существует шесть типов хороших вопросов: прямые, контрольные, повторные, постоянные, краткие и не относящиеся к делу. Чтобы кратко их описать:

• Непосредственный: Вы задаете простой вопрос с основным вопросом.
• Контроль: Вы уже знаете ответ на него, когда спрашиваете. Это способ выяснить, лжет ли человек, не информирован и / или не обращает внимания.
• Повторение: Вы задаете два разных вопроса по одной и той же информации.
• Стойкие: Вы задаете один и тот же вопрос по-разному, чтобы изучить все аспекты желаемой информации.
• Резюме: Вы задаете вопрос, который предназначен для того, чтобы дать возможность источнику вернуться к ответу.

• Номера уместны: Это не относится к предмету, о котором вы хотите знать, но это тот, о котором человек, вероятно, не будет лгать; оно служит для того, чтобы увидеть, как «выглядит» истина, и заставить человека открыться вам. Это также может быть связано с контекстом обмена опросами.

Подробности о 6 типах хороших вопросов

непосредственный

Прямые вопросы являются лучшими: один вопросительный, один глагол и одно существительное или местоимение.

• Кто ты?
• Что случилось на вечеринке?
• Когда вы пришли в офис?
• Где ключи от машины?
• Почему ты рано ушел со встречи?
• Сколько вы заплатили за этот iPad?

контроль

Когда вы говорите: «Я намеренно не собираюсь задавать прямой вопрос?» Когда вы проверяете правдивость или точность ответа, тогда вы используете контрольный вопрос и ищите последовательность.

Контрольные вопросы - это преднамеренные вопросы, ответы на которые вы знаете, поэтому они не касаются раскрытия информации. Они о раскрытии поведения, образцов речи и уровня правдивости или точности. Возможно, это то, о чем вы говорили раньше с человеком.

Если вы знаете, что кто-то из вашей команды по работе с персоналом отчуждал сотрудника из-за того, что сотрудник отправил электронное письмо с жалобой на этого сотрудника, вы можете задать контрольный вопрос, например: «Как все прошло в обзоре эффективности с Pamela сегодня?». У вас уже есть информация; Вы просто хотите узнать, как ваш сотрудник отдела кадров отвечает на вопрос.

Повторение

Вы хотите получить одну и ту же информацию двумя разными способами. Например, если вы спросите: «Сколько человек в отделе продаж?», Человек, с которым вы разговариваете, может ответить: «В поле 22 человека». Позже, когда вы говорите с ним о чем-то другом - Например, в областях, где компания имеет точку опоры - вы можете спросить: «Сколько регионов продаж у вас есть?»

Он может ответить «22», что является способом подтверждения численности персонала отдела продаж. Это не абсолютный тест, но он дает ценность и доверие к тому, что он сказал раньше. Это два разных вопроса, которые перепроверяют предоставленную информацию.

Используя повторяющиеся вопросы, вы также можете обнаружить несоответствия. Если ваш источник в этом примере ответит, что есть 28 регионов продаж, вы хотели бы получить некоторые пояснения. Может быть, есть вполне веская причина - в отделе продаж обычно 28 человек, но в последнее время товарооборот был настолько велик, что их было шесть, но ответ на этот вопрос вызывает сомнения в том, что существует несоответствие между числом. персонала и количество торговых территорий. Это несоответствие должно привести к дальнейшему сомнению, чтобы решить проблему.

настойчивый

В любом обмене, в котором может быть дан более одного ответа на вопрос, используйте постоянный опрос, чтобы получить полный ответ. Как и повторяющиеся вопросы, постоянные вопросы также полезны, если вы подозреваете, что этот человек неправдив.

«Куда вы отправились в отпуск в Калифорнию?» Может вызвать ответ: «Диснейленд». Хотя вполне возможно, что Диснейленд является единственным местом, логично следовать этому вопросу со словами «Где еще?»

Обход этого повторяющегося вопроса и переход к прямым вопросам о Диснейленде означает, что вы упускаете возможность получить полную картину поездки вашего друга в Калифорнию, если эта информация не просочится в другое время.

Резюме

Краткие вопросы не столько об определении правдивости, сколько о возвращении к источнику того, что она сказала, поэтому у нее есть возможность подумать: «Я действительно сказал то, что хотел сказать?»

Вы продаете автомобили всех видов, от двухдверных хэтчбеков до полноразмерных роскошных моделей. Молодая пара приходит в автосалон и просит провести тест-драйв одной из роскошных моделей.

«Что вы будете использовать машину большую часть времени?» - спросите вы.

«Поездка туда и обратно на работу. Мы работаем в одном здании », - говорит она.

«Для чего еще вы будете использовать машину?»

«Поездки на выходные, чтобы увидеть моих родителей. Такие вещи ». Она делает паузу и добавляет:« Они живут за сотню миль ».

«Как вы думаете, почему роскошный автомобиль - лучший выбор?»

Они обмениваются взглядами. Он говорит: «Нам это нравится больше, чем другим».

«Какой твой любимый цвет», - спросите вы, глядя прямо на нее.

«Красный».

«Итак, позвольте мне посмотреть, правильно ли я понял. Я слышал, вы говорите, что хотите красный, полноразмерный автомобиль класса люкс. Насколько хорошо это описание соответствует тому, что вы хотите?» (Вы сформулировали свой краткий вопрос с соответствующей информацией в этом случае.)

Они обмениваются еще одним взглядом. Он сказал: «Мы думаем, что более приглушенный цвет может быть лучше».

«А как насчет роскошной модели, которая заставляет вас думать, что она самая лучшая для вас?» (Опять же, это способ суммировать и проверить то, что вы слышали. Вы хотите узнать, настолько ли они очарованы видом дорогих? автомобиль, который они не хотят рассматривать больше, или, если первый ответ был замаскирует существенный факт.)

«Мой папа говорит, что это самая безопасная машина на дороге».

Ответ на итоговый вопрос говорит о том, что им, на самом деле, может понравиться, но не из-за того, как он выглядит. Вы читаете между строк. Они только начинают свою совместную жизнь. Ее отец, вероятно, отправил их в автосалон, чтобы купить «самый безопасный автомобиль на дороге», который он поможет им купить. Вы решаете приступить к продаже, зная, что первоначальный взнос и заявка на кредит, вероятно, дадут вам остальную часть истории.

Некоторым людям может быть неудобно задавать краткий вопрос, подобный тем, которые встроены в эту встречу по продажам, потому что они не хотят выглядеть простодушными или невнимательными. Если вы задаете вопрос точно так же, как вы задали его в первый раз, тогда у них может быть правильное заключение.

Вы также не хотите задавать один и тот же вопрос два раза подряд, даже если вы меняете формулировку. Установив некоторую дистанцию ​​между первым разом, когда вы задаете вопрос, и вторым, и слегка перефразировав вопрос, вы попадаетесь просто как человек, который действительно интересуется тем, что должен сказать другой человек.

Номера Документы, касающиеся

Вы можете обнаружить, что человек, отвечающий на ваши вопросы, кажется утомленным; не относящийся к делу вопрос может смягчить напряженность. Или, может быть, вам нужно время, чтобы подумать или обратиться к своим заметкам, поэтому вы используете вопрос просто для того, чтобы сэкономить вам время и место.

Задавая такие острые вопросы, как «Какой проект вы предприняли в прошлом, который потерпел неудачу?» И «Как вы пытались решить проблему?», Вы можете легко заставить кандидата на работу почувствовать себя так, будто он находится на середине допроса на поле боя., Кандидат может сказать: «Я пытался решить эту проблему, объединив департамент вокруг общей цели - так, чтобы я заставил команду маленького лиги моего сына сосредоточиться на ударе по мячу».

Вы можете дать кандидату передышку, спросив: «Как долго вы тренировали маленькую лигу?», Прежде чем вернуться к обсуждению его провала и того, как он пытался это исправить.

Наконец, вот два способа испортить вопросы, которые начинаются со всех необходимых компонентов и заканчиваются нехваткойхорошо.

1. Добавление слишком большого количества определителей или других слов и фраз, которые отвлекают от вопроса. Например, «Что вы ели на завтрак в закусочной, где виниловые табуреты треснуты и покрыты клейкой лентой?»
2. Не дожидаясь ответа, также распространено. Вы спрашиваете: «Какая ваша любимая еда?». Человек думает мгновение, а не отвечает сразу. Вы вмешиваетесь, "Ростбиф?" безмолвие Это эффективный инструмент для допроса. Не теряйте открытия, информацию, лидеров в результате открытия рта, когда вам нужно открыть уши. Помните правило «два уха, один рот», позволяющее получить максимум от вопросов.

   Окружающая среда и связь

   Вышеуказанные компоненты коммуникации способствуют общему значению, когда они работают вместе для эффективной доставки сообщения. Рабочая среда, в которой эти компоненты находятся, также влияет на связь и на то, получена ли связь.

   Когда вы задаете правильные вопросы, вы создаете взаимопонимание и внушаете доверие. Вопросы составляют другую часть основы для общения на рабочем месте, которая разделяет смысл

   В рабочей среде, которая подчеркивает открытое общение, участие сотрудников и общие цели, общение происходит чаще и эффективнее. Но ожидание значительного общения устанавливает планку выше в этих лучших рабочих местах. Таким образом, даже в условиях высокой морали, ориентированных на сотрудников, сотрудники жалуются, что не знают, что происходит.

   Из-за всех компонентов и общей среды отдельного рабочего места коммуникация остается сложной задачей. На давние вопросы о том, кому нужно знать, что и когда им нужно знать, никогда не будет дан полный ответ, если кто-то удовлетворен.

   Жалобы сотрудников на слишком большое количество информации, недостаточное количество информации и даже информационную перегрузку будут по-прежнему резонировать на рабочих местах. Вы никогда не решите проблему общения, но, проявив преданность и внимательность, вы сможете повысить эффективность как межличностного общения, так и общения на рабочем месте.

   Больше связано с эффективной коммуникацией на рабочем месте

   1. Получите отзыв с изяществом и достоинством
   2. Как развить свой эмоциональный интеллект
   3. Как провести трудный разговор
   4. Обратная связь