Официальные письма об отсутствии оправдания пропущенной работы

Каждый должен время от времени пропускать работу, иногда из-за болезни, встречи или по какой-либо другой личной причине. Некоторые работодатели просят работников оформить официальное письмо, объясняющее, когда и почему они пропустили работу. Иногда работодатели хотят, чтобы работники писали эти письма до отсутствия, а иногда они пишутся после.

Сотрудникам также часто приходится писать оправдательные письма для более продолжительных отпусков или других продолжительных выходных. Формальные оправдательные письма используются и в других ситуациях, таких как отсутствие присяжных или отсутствие в школе.

Ниже приведены советы по написанию формального оправдательного письма, а также два образца писем: один образец для отправки работодателю, прежде чем вы пропустите работу, и один для после.

Советы по написанию формального оправдания письма

• Следуйте формату делового письма.Используйте официальный формат делового письма при написании вашего письма. Вы хотите, чтобы это письмо было профессиональным.
• Понять политику вашего работодателя.Перед тем, как пропустить работу, убедитесь, что вы знаете, как сообщить своему боссу, что вы будете отсутствовать. Знайте, нужно ли вам сообщить своему боссу, и как вы должны получить от него эту информацию (например, телефонный звонок, письмо, электронное письмо). Также посмотрите, как далеко вы должны заранее сообщить об этом своему работодателю.
• Отправьте письмо как можно скорее.Если возможно, отправьте свое оправдательное письмо, прежде чем пропустить работу. Вы хотите дать своему работодателю время переназначить любую из ваших задач. Если вы просите о более длительном отпуске, отправьте это письмо как можно раньше. Если у вас нет времени, чтобы отправить официальное письмо, рассмотрите возможность отправки вместо этого извинительного письма.

• Держи это кратко.Не вдавайтесь в подробности о том, почему вам не хватает работы (например, длинный список ваших симптомов, если вы больны, или подробный рассказ о личной проблеме). Вместо этого просто кратко укажите день или дни, когда вы будете отсутствовать, и объясните (кратко) почему.
• Предложение помочь.Вы могли бы подумать о том, чтобы помочь как-то компенсировать ваше отсутствие. Например, вы можете сказать, что вы все еще будете на электронной почте во время вашего отсутствия, или вы можете предложить работать еще час или два, чтобы завершить некоторые пропущенные проекты. Если вы можете заранее подготовить свое отсутствие, обратитесь к одному или двум своим коллегам или сотрудникам за помощью в выполнении заданий, которые вам будут не хватать. Это будет особенно важно, когда вы просите о более длительном отпуске.

Образец Формального Оправдательного письма

Вы можете использовать этот образец в качестве модели, чтобы написать оправдательное письмо. Загрузите шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) или прочитайте текстовую версию ниже.

Скачать Словарные шаблоны

Формальное Оправдательное Письмо (Перед Пропавшей Работой) Текстовая Версия

Дата

Имя работодателя

Звание работодателя

организация

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемый г-н. Фамилия:

Пожалуйста, примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смогу присутствовать на работе с 1 сентября 20XX по 5 сентября 20XX. Я буду участвовать в конференции по профессиональному развитию, о которой я говорил с вами ранее на этой неделе.

Я договорился быть на электронной почте в рабочее время, и я буду звонить и регистрироваться в офисе один раз в день, чтобы видеть то, что я пропустил.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я предоставить какую-либо дополнительную информацию, или если вам нужно что-то еще от меня, чтобы мое отсутствие прошло гладко. Спасибо, что позволили мне воспользоваться этой потрясающей возможностью.

С уважением, Ваша подпись (печатное письмо)

Ваше набранное имя

Формальное оправдание (после пропуска работы) Текстовая версия

Дата

Имя работодателя

Звание работодателя

организация

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемый г-н. Фамилия:

Пожалуйста, примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог присутствовать на работе 1 сентября 20XX года из-за болезни. На этой неделе я уже выполнил задания, которые пропустил во время моего отсутствия.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить любую дополнительную информацию. Спасибо за понимание.

С уважением, Ваша подпись (печатное письмо)

Ваше набранное имя

Отправка сообщения электронной почты

Иногда имеет смысл отправить электронное письмо с объяснением вашего отсутствия. Например, если вы хотите как можно скорее сообщить своему боссу, что вас не будет на работе, отправьте эту информацию по электронной почте или позвоните по телефону. Некоторые работодатели даже просят, чтобы сотрудники предупреждали их об отсутствии по электронной почте.

Если вы отправляете сообщение по электронной почте в качестве оправдания вашего отсутствия, не забудьте оставить его коротким, просто указав даты, когда вы будете отсутствовать, и кратко объяснив, почему вас не будет.

Также не забудьте включить четкую строку темы. Вы можете просто написать «Отсутствие на работе» в строке темы. Это ясно объясняет цель вашего письма вашему боссу.

Если вы предпочитаете по электронной почте свое оправдание, вот как отправить профессиональное электронное сообщение.

Дополнительная информация

• Оправдания за пропущенную работу
• Больше писем об отсутствии оправдания