Почему связь важна в управлении изменениями

Вы не можете чрезмерно общаться, когда вы просите свою организацию измениться. Каждый успешный руководитель, который руководил успешной работой по управлению изменениями, выражает необходимость чрезмерного общения во время процесса изменений и делает это утверждение ретроспективно.

Не существует организации, в которой сотрудники полностью довольны общением. Коммуникация является одним из самых сложных вопросов в организациях. Это область, на которую чаще всего жалуются сотрудники во время организационных изменений и повседневных операций. Причина?

Эффективное общение требует четырех компонентов, которые прекрасно взаимодействуют друг с другом для создания общего смысла, любимого определения общения.

• Лицо, отправляющее сообщение, должно представить сообщение четко и подробно, и излучать целостность и подлинность.
• Человек, получающий сообщение, должен решить выслушать его, задать вопросы для ясности и доверить отправителю сообщения.
• Выбранный способ доставки должен соответствовать обстоятельствам и потребностям отправителя и получателя.
• Содержание сообщения должно резонировать и соединяться на каком-то уровне с уже сложившимися убеждениями получателя. Он должен содержать информацию, которую работник хочет услышать. Он должен ответить на самые заветные и заботливые вопросы сотрудника.

Когда все это происходит в общении, удивительно, что организации когда-либо делают это хорошо. К счастью, специалисты по управлению изменениями предоставили широкий спектр предложений о том, как хорошо общаться во время любых организационных изменений.

Рекомендации по коммуникации для эффективного управления изменениями

Разработайте письменный план коммуникации, чтобы гарантировать, что все следующее происходит в вашем процессе управления изменениями.

• Общайтесь последовательно, часто и по нескольким каналам, включая речь, письмо, видео, обучение, фокус-группы, доски объявлений, интранет и многое другое об изменениях.
• Сообщите все, что известно об изменениях, настолько быстро, насколько доступна информация. Уточните, что ваша склонность к мгновенному общению, поэтому некоторые детали могут измениться позже. Скажите людям, что ваш другой выбор - сохранять общение до тех пор, пока вы не будете уверены в своих решениях, целях и прогрессе, что пагубно для эффективного управления изменениями.

• Предоставьте людям значительное количество времени, чтобы задать вопросы, запросить разъяснения и внести свой вклад. Если вы когда-либо участвовали в сценарии, в котором лидер представлял изменения в большой группе через прозрачные пленки, а затем бежал, вы знаете, что это плохая новость для интеграции изменений. Люди должны чувствовать себя вовлеченными в изменение. Вовлеченность порождает приверженность - ничто иное не имеет такого важного значения в процессе изменений.
• Четко опишите видение, миссию и цели усилий по управлению изменениями. Помогите людям понять, как эти изменения повлияют на них лично. Если вы не поможете с этим процессом, люди будут составлять свои собственные истории, обычно более негативные, чем правда.

• Признайте, что истинное общение - это разговор. Это двусторонний подход, и настоящая дискуссия должна закончиться. Это не может быть просто презентация.
• Лидеры или спонсоры изменений должны проводить время, беседуя один на один или в небольших группах с людьми, которые должны внести изменения.
• Сообщите причины изменений таким образом, чтобы люди понимали контекст, цель и необходимость. Практики назвали это «созданием запоминающейся концептуальной основы» и «созданием теоретической основы для поддержки изменений».

• Предоставляйте ответы на вопросы только в том случае, если вы знаете ответ. Лидеры разрушают свой авторитет, когда они предоставляют неверную информацию, или, кажется, спотыкаются или отстают, когда дают ответ. Намного лучше сказать, что вы не знаете, и что вы попытаетесь это выяснить.
• Лидеры должны слушать. Избегайте защиты, оправданий и ответов, которые даются слишком быстро. Действуй с заботой.
• Делайте лидеров и меняйте спонсоров ежедневно, когда это возможно, чтобы общаться с другими на рабочем месте.
• Проводите интерактивные семинары и форумы, на которых все сотрудники могут вместе изучать изменения и узнавать больше. Используйте обучение как форму интерактивного общения и как возможность для людей безопасно исследовать новое поведение и идеи об изменениях и управлении изменениями. Все уровни организации должны участвовать в одних и тех же сессиях.

• Общение должно быть активным. Если мельница слухов уже работает, организация слишком долго ждала, чтобы связаться.
• Предоставьте людям возможность общаться друг с другом, как формально, так и неформально, для обмена идеями об изменениях и управлении изменениями.
• Публично проанализируйте имеющиеся измерения, чтобы наметить прогресс в управлении изменениями и усилиях по изменениям.
• Публикуйте награды и признание за позитивные подходы и достижения в изменениях и управлении изменениями. Отпразднуйте каждую маленькую победу публично.