Образец формата для написания письма

Как правило, печатное письмо резервируется для наиболее важных служебных или иных профессиональных коммуникаций: рекомендательных писем, сопроводительных писем, писем об отставке, юридической переписки, сообщений компании и т. Д. Поскольку это такой формальный способ общения, вам понадобится чтобы убедиться, что вы знаете, чтобы отформатировать письмо.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете печатную копию получателю, а не по электронной почте - письмо должно соответствовать странице и выглядеть хорошо.

Следующий образец формата письма включает в себя информацию, которую необходимо включить при написании письма, а также рекомендации по выбору подходящего шрифта, приветствия, пробела, закрытия и подписи для деловой переписки.

Образец формата письма

Контакты (Ваша контактная информация. Если вы пишете на бланке, в котором указана ваша контактная информация, вам не нужно указывать ее в начале письма.)

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш город, штат Почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Дата

Контакты (Человек или компания, в которую вы пишете)

название

заглавие

Компания

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Приветствие (Приветствие Примеры)

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия: (Используйте формальное приветствие, а не имя, если вы не знаете его очень хорошо. Если вы не знаете его пол, вы можете написать его полное имя. Например, вы можете написать «Дорогой Пэт Кроуди» вместо « Уважаемый г-н Кроуди "или" Уважаемая г-жа Кроуди ". Обратите внимание, что за именем человека всегда следует двоеточие (:) в деловом письме, а не запятая. Если вы не знаете имя получателя, это все еще распространено (и безопасно) использовать старомодное «Кому это может касаться:»).

Тело письма

Первый абзац вашего письма должен содержать представление о том, почему вы пишете, чтобы ваша цель была очевидна с самого начала.

Затем в следующих параграфах предоставьте дополнительную информацию и конкретные сведения о вашем запросе или информации, которую вы предоставляете.

Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса. В случае необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность организовать встречу для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

закрытие

С наилучшими пожеланиями, (Заключительные примеры)

Подпись

Рукописная подпись (для печатного письма - используйте синие или черные чернила, чтобы подписать письмо)

Типизированная Подпись

Образец письма

Это пример письма. Загрузите шаблон письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Скачать Словарные шаблоны

Образец письма (текстовая версия)

Николь Томас

35 Каштановая улица

Dell Village, Висконсин 54101

555-555-5555

[email protected]

1 августа 2018 г.

Джейсон Эндрюс

Менеджер

Компания ЛМК

53 Oak Avenue, Ste 5

Dell Village, Висконсин 54101

Дорогой Джейсон, Я пишу, чтобы уйти в отставку с должности представителя службы поддержки, начиная с 15 августа 2018 года.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Сейчас я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезным для вас во время перехода.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными в нашей команде в LMK. Редко можно найти роль по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, в то время как я думал о расширении моего образования. Ваша поддержка так много значила для меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я смогу помочь вам найти и обучить мою замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас

Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать вашу подпись.

Советы по форматированию вашего письма

• При написании письма ваше письмо должно быть простым и целенаправленным, чтобы цель вашего письма была ясна.
• Пробел между буквой и пробел между каждым абзацем. Слева оправдать ваше письмо.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда должны быть напечатаны на белой бумаге, а не на цветной бумаге или на личной бумаге.

Проверьте на ошибки форматирования и опечатки

После того как вы написали свое деловое письмо, проверьте его (используя проверку орфографии) на экране. Затем распечатайте его и прочитайте как минимум еще один раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. (Часто легче распознать ошибки на бумажном носителе.)

Следите также за ошибками форматирования, такими как два абзаца, между которыми нет пробелов, или строки с неверным отступом. Затем, прежде чем положить письмо в конверт, не забудьте поставить подпись над напечатанным именем, используя синие или черные чернила.

Если вы используете Microsoft Word или другую программу для обработки текста, чтобы написать письмо, есть шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Вот больше информации о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Больше Письма Написание Информации

Умение писать деловые письма является важным навыком, поэтому вот еще несколько статей для вас:

Начните с основ того, как написать деловое письмо, используя общий формат, и рассмотрите различные шаблоны деловых писем. Кроме того, вы можете посмотреть на эти примеры деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с более подробной информацией о форматировании и взгляните на другой пример форматирования делового письма.

Если вам нравится учиться на примерах, есть много вариантов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма об интервью, последующие письма, письма о приеме на работу и отказе от работы, письма об отставке и благодарственные письма. В этом обзоре образцов писем вы найдете все эти и другие образцы писем, связанных с бизнесом и занятостью.

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте, поэтому важно ознакомиться с этими рекомендациями для профессиональных писем и написания писем..