Узнайте, как вести протокол встречи

Протокол встречи - это подробные записи, которые служат официальным письменным отчетом о встрече или конференции. Ответственный за собрание обычно просит одного из участников заняться этой задачей. Однажды, кто-то может быть вами! Хотя это не очень сложная работа, она важная. Поскольку протокол заседания является официальным отчетом о том, что выяснилось, требуется точность. Вы должны будете делать подробные записи, к которым люди могут обращаться позже, если это необходимо. Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с этой задачей с изяществом.

Узнайте, что делать до, во время и после встречи.

Перед встречей

• Выберите свой инструмент записи: первое, что вы должны сделать, это решить, как вы будете делать заметки. Пойдете ли вы в старую школу и будете использовать ручку и бумагу, или вы пойдете на работу и будете использовать ноутбук, планшет или смартфон? Посоветуйтесь со своим боссом, чтобы узнать, предпочитает ли он вас каким-то конкретным методом. Это маловероятно, но возможно.
• Убедитесь, что выбранный вами инструмент находится в рабочем состоянии и у вас есть резервная копия на тот случай, если ваш оригинальный выйдет из строя. Например, если вы возьмете с собой ноутбук, имейте под рукой ручку и бумагу. Вам не нужно останавливать собрание, пока вы ищете что-то, что можно написать, если ваш компьютер выходит из строя.

• Прочитайте повестку дня собрания до его начала. Это позволит вам сформулировать план для ваших минут. Оставьте немного места под каждым предметом на нем и напишите там свои заметки. Это сделает вашу работу немного легче, пока человек, проводящий собрание, придерживается повестки дня.

Во время встречи

• Раздайте лист посещаемости и убедитесь, что все зарегистрировались. Вам нужно будет включить список всех участников в официальные протоколы собрания.
• Убедитесь, что вы знаете, кто все.Таким образом, вы сможете определить, кто говорит, и правильно записать эту информацию.
• Обратите внимание на время начала встречи.
• Не пытайтесь записывать каждый комментарий. Можно включать только основные идеи. Будьте очень осторожны, чтобы не пропустить предметы, с которыми вы не согласны. Ваши предубеждения не должны влиять на вас. Помните, что это официальный аккаунт, а не ваше мнение о том, что произошло!

• Запишите все предложения, кто их сделал, и результаты голосования, если таковые имеются; Вам не нужно записывать, кто поддержал движение. Конечно, правила вашей организации могут отличаться, поэтому сначала проверьте их.
• Если голосование по каким-либо предложениям или обсуждениям отложено до следующего собрания, запишите это.
• Запишите время окончания встречи.

После встречи

• Напечатайте минуты как можно скорее после встречи, пока все еще свежо в вашем уме. Если вы обнаружите ошибку в своих заметках или у вас возникнет вопрос, вы можете быстро устранить его, поговорив с другими посетителями.
• В заключительном экземпляре протокола укажите название организации, название комитета, тип собрания (ежедневное, еженедельное, ежемесячное, годовое или специальное) и его цель.
• Дайте раз, когда это началось и закончилось.
• Предоставьте список участников и заметку о том, кто провел собрание. Вы также можете указать здесь, что вы взяли протокол. Внесите свое имя в список участников и в скобках после имени укажите, что вы заняли минуты. Кроме того, в конце документа вы можете выйти, написав «Соответственно отправлено», за которым следует ваше имя.

• Вычитайте минуты перед тем, как отправлять их. Попросите кого-нибудь еще, кто присутствовал, осмотреть их. Он или она сможет сообщить вам, если вы случайно что-то пропустили.
• Отправьте их человеку, который проводил собрание, если не указано иное.