Узнайте о протоколах встречи и почему они важны

Протокол собрания - это письменная или записанная документация, которая используется для информирования участников и не участников о том, что обсуждалось или что произошло во время совещания. Протокол заседания или записи, как правило, записываются назначенным регистратором протокола заседания во время процесса, так что существует точная запись того, что выяснилось во время совещания.

Минуты обычно включают в себя:

• Имена участников
• Охватываемые пункты повестки дня
• Решения, принятые участниками
• Последующие действия, совершенные участниками
• Сроки выполнения обязательств
• Любые другие события или обсуждения, которые стоит задокументировать для будущего просмотра или истории.

Протокол встречи как исторический документ

Как исторический документ, протоколы полезны для документирования ключевых идей или вопросов для обсуждения, которые привели к решению. Например, в протоколе эффективной встречи могут быть указаны пять альтернатив, которые обсуждала команда, и основная причина, по которой один из них был выбран из других.

В протоколе типичной деловой встречи не нужно подробно описывать каждое обсуждение или указывать, кто что сказал. Конечно, это правило отличается для других типов собраний, таких как судебные слушания и ситуации, когда обсуждается судебный иск. Эти типы встреч требуют точной записи разговора и заявлений. Но, если человеческие ресурсы не обсуждают судебный процесс, типичная встреча на рабочем месте не документирует каждую йоту.

Когда и как делиться протоколом встречи

В идеале протокол заседания записывается на электронном устройстве, например на ноутбуке или iPad, и после быстрой проверки правописания, грамматики и ясности рассылается участникам собрания в электронном виде в конце собрания. Таким образом, участники немедленно уведомляют о своих обязательствах и сроках и могут задавать вопросы или обращаться за разъяснениями. Если это невозможно, поскольку регистратор хочет записать протокол или проверить их на наличие ошибок, он должен распространить их в течение 24 часов после собрания.

Протоколы также служат напоминанием об обязательствах членов группы, принятых на совещании, и помогают участникам переносить эти элементы в свои календари и ежедневные списки задач.

Регистратор должен всегда просматривать протокол предыдущего собрания в начале следующего собрания, чтобы люди могли проверить его на точность и следующие шаги.

Как организации обращаются с протоколами заседаний

Критически важные для успеха совещания протоколы содержат записанную историю совещания для участников и сотрудников, которые не смогли присутствовать. Без полных протоколов встречи перспективы успеха встречи уменьшаются, потому что люди в целом не могут одновременно поглощать и хранить огромное количество информации.

Сотрудник, который ведет протокол собрания, обычно является членом команды и делает записи во время участия в собрании. На заседаниях, которые связаны с судебными или правительственными разбирательствами или на заседаниях совета директоров, неучаствующий человек берет официальные протоколы и часто записывает их.

Для точной записи ключевой информации регистратор протоколов собраний должен обладать вниманием к деталям и способностью сохранять сосредоточенность. Этот сотрудник также должен эффективно выполнять многозадачность, чтобы иметь возможность участвовать во встрече во время записи протоколов.

В некоторых организациях один и тот же сотрудник занимает протокол на каждом собрании. Или ответственность может перейти от работника к работнику. Роль сборщика минут формирует эффективные лидерские и коммуникативные навыки и может стать желанной работой.

Требования к протоколу заседания

Требования к рекордеру включают в себя возможность:

• Точно запишите решения, обязательства и основные вопросы для обсуждения, сделанные на встрече
• Запишите элементы действий и сроки выполнения, которым привержены участники собрания (к элементам действий прикреплены имена, но в протоколе не указывается, кто что сказал на неофициальных собраниях на рабочем месте)
• Изучите основные решения и задания или добровольные обязательства и действия в конце собрания, чтобы участники могли договориться о них перед отъездом
• Будьте командным игроком и будьте гибкими, потому что участники могут добавлять или исправлять все, с чем они не согласны, за считанные минуты

• Работать целесообразно, чтобы распространить копии протокола собрания в течение 24 часов после собрания.