Как разработать эффективную повестку дня встречи

Настя и сборник весёлых историй

Повестка дня собрания - это список пунктов, которые участники надеются выполнить на собрании. Повестка дня должна быть распространена до собрания, как минимум за 24 часа, чтобы у участников была возможность подготовиться к собранию. Желательно, если возможно, повестка дня должна быть доступна за несколько дней до собрания.

Разработка повестки дня встречи

Сначала определите, нужны ли другие сотрудники, чтобы помочь вам спланировать встречу. Затем решите, чего вы хотите достичь, проведя собрание, и установите выполнимые цели для вашей встречи. Поставленные вами цели создадут основу для эффективного плана встречи. Убедитесь, что вы не запланировали больше, чем это разумно достижимо в течение срока вашей встречи.

Как сказал Стивен Кови в «7 навыках высокоэффективных людей», «начните с конца». Ваша цель встречи будет определять фокус встречи, повестку дня встречи и участников встречи.

Затем подумайте, сколько времени вы ожидаете от каждого пункта повестки дня. Если собрание продлится один час и у вас есть пять пунктов повестки дня, это даст вам общее представление о сроках, с которыми вы работаете. Это не означает, что каждый пункт повестки дня должен составлять ровно 12 минут, но пять вместе взятых, очевидно, не могут составлять в среднем больше времени, чем это.

Решения для принятия

После определения вашей общей цели вам или вашей команде необходимо принять определенные решения. В дополнение к цели или задачам собрания также включите в свою повестку дня:

Дата, время и место встречи
Участники, необходимые на встрече
Предметы для обсуждения
Время, которое вы ожидаете от группы, чтобы обсудить каждый пункт
Предварительная работа для встречи. Это будет включать любое чтение, документацию, данные, протоколы собраний предыдущего собрания или любую другую подготовку, которая сделает вашу фактическую встречу успешной. Соответствующие документы должны быть приложены к уведомлению о собрании и повестке дня, когда вы распространяете их среди приглашенных участников.

Идентификация участников

Как только вы решили, что встреча необходима для достижения вашей цели, вам нужно составить список участников. Не каждый сотрудник может или должен участвовать в каждой встрече, но приглашение правильных участников повысит вашу вероятность успеха. Определите своих участников, задав себе несколько вопросов:

Кто должен владеть решением, разработанным группой?
Кому принадлежит процесс, который обсуждает группа?
Кому нужно знать информацию, которую вы распространяете?
Кто может предоставить данные и факты для принятия решений?
У кого есть опыт или знания, которыми можно поделиться с группой?
Кто должен поддерживать реализацию каких-либо решений или задач?
Кто должен предоставить разрешение или ресурсы для достижения результата встречи?
Кто может выступить против реализации каких-либо решений или направлений?

Регулярно запланированные встречи

Не каждая встреча нуждается в специально разработанной повестке дня. Большинство сотрудников регулярно назначают встречи для своих отделов или рабочих групп. У вас также есть команды и проекты, в которых вы участвуете.

Текущий проект может не требовать новой повестки дня для каждой встречи, но ваша команда будет хорошо обслуживаться, приняв стандартный подход к вашей встрече.

Регулярно назначаемое собрание сотрудников разделено на три сегмента, для каждого из которых имеются стандартные пункты повестки дня:

Информационные элементы: Запишите любые пункты повестки дня, которые являются информационными для каждой встречи. Например, менеджер обновляет группу по результатам встречи старшего руководства.
Пункты действий: Включите в повестку дня любые вопросы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассмотреть на каждом регулярно запланированном собрании. Например, выполнение бюджета в течение определенного периода времени и определение экономии средств и постоянных улучшений, которых планирует достичь группа.
Перспективное планирование: Включите в повестку дня любые пункты, которые группа хочет запланировать или подготовить заранее. Например, краткосрочные цели на следующий месяц или необходимость помощи сотрудника в предстоящих заданиях.

Если вы будете следовать этим рекомендациям при разработке повестки дня собрания, вы повысите вероятность того, что ваша встреча будет более продуктивной.

Что включать

Повестка дня запланированной встречи может помочь получить результаты, к которым вы стремитесь, включая некоторые основные пункты:

Разминка и поздравления. Рассмотрим краткий ледокол в зависимости от того, как часто встречается группа.
Изучите цель, повестку дня и ожидаемые результаты и продукт встречи.
Просмотрите, исправьте (при необходимости) и утвердите протокол предыдущего заседания.
Предоставьте соответствующую информацию о департаменте и компании, которая нужна команде.
Обзор хода выполнения пунктов действий, планов действий и обязательств. Обзор прогресса группы по целям.
Обсудить и принять решения по вопросам повестки дня этой встречи.
Определите следующие шаги.

Определите цель, результат и повестку дня следующей встречи.
В конце встречи, записчик должен рассмотреть обязательства, взятые людьми во время встречи.
Определите любую помощь, необходимую от людей, не входящих в группу, и назначьте участников для установления контакта.
Определите, кому из участников собрания необходимо знать, что именно, и решите, как вы будете общаться.
Распределите протоколы в течение 24 часов после собрания или сразу же, если ведущий заметок взял их в электронном виде.