Лучшие практики для личных дел сотрудников

Для работодателя хорошая идея - вести кадровое дело для каждого сотрудника. Документация истории трудоустройства, записи о вкладах и достижениях, дисциплинарные уведомления, повышение по службе, планы по повышению эффективности и многое другое, содержатся в личном деле. Умные работодатели также хранят несколько кадровых дел.

У работодателя есть веские причины хранить несколько кадровых дел - некоторые законные, а некоторые - в целях передовой практики трудоустройства. Документация необходима для того, чтобы работодатель имел точное представление об истории трудоустройства работника. Документация поддерживает решения работодателя и может защитить работодателя в судебном процессе - сохраняется правильно.

Содержимое кадрового архива содержит исторический обзор важных событий, произошедших во время карьеры сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются о работнике и его карьере. Они демонстрируют обоснование работодателя для найма, продвижения по службе, передачи, вознаграждения и признания, а также решения об увольнении.

Различные руководящие принципы связаны с различными типами файлов персонала

Поскольку рекомендуется использовать несколько типов личных дел, с каждым типом личных дел связаны разные правила и рекомендации.

• У каждого типа файла персонала есть своя причина существующего и разное содержание, основанное на этой причине.
• Каждый тип кадрового файла хранится по-разному.
• Доступ к файлам персонала ограничен определенными сотрудниками в большинстве организаций. Многие организации ограничивают доступ к файлам персонала только для персонала отдела кадров. Разные типы личных дел имеют разные правила доступа.
• Доступ сотрудника к его или ее кадровому файлу разрешен, но большинство работодателей устанавливают руководящие принципы для доступа сотрудника с политикой доступа к кадровому файлу в справочнике сотрудника. (В разных штатах и ​​юрисдикциях действуют разные правила, поэтому будьте в курсе вашего местоположения.)

  Большинство организаций не позволяют руководителю сотрудника получить доступ к общему кадровому файлу. Они ожидают, что менеджеры будут хранить соответствующую документацию в своем собственном файле сотрудника управления, который не является официальным файлом персонала.

• Отдел кадров владеет и отвечает за личные дела сотрудников.

Рекомендованные файлы персонала

Вот типы рекомендуемых кадровых файлов и что вам нужно знать о работе с ними.

Файл персонала сотрудника

Это основной файл персонала, который работодатель ведет для каждого сотрудника. В файле персонала хранится история занятости каждого сотрудника. Это то, что вам нужно знать о личном деле сотрудника.

Медицинская карта

Медицинская карта работника имеет серьезные правовые ограничения, которые работодатель должен знать и соблюдать. Вот что вам нужно знать о конфиденциальности и содержании медицинской карты сотрудника.

Файл заработной платы

Доступ сотрудника к файлу платежной ведомости сотрудника менее ограничен, чем доступ к медицинской или кадровой карте. Файл заработной платы содержит информацию о заработной плате, выборе пособий, изменениях ставок заработной платы, гарнирах и другую юридическую документацию, которая влияет на зарплату сотрудника. Различный бухгалтерский и кадровый персонал имеет доступ к информации в файле заработной платы.

Файл форм I-9 для сотрудников

Из-за прав доступа различных государственных учреждений вы следуете передовой практике, сохраняя отдельный файл для всех форм I-9 сотрудника. Узнайте больше о хранении форм I-9.

Политика доступа к файлам персонала для сотрудников

Вы хотите, чтобы каждый сотрудник знал, что находится в его или ее личном деле, но вам нужно контролировать целостность, полноту и тщательность файла. Сохранение конфиденциальности работника и работодателя и ограниченный доступ обеспечивается политикой доступа к файлам персонала.

Что не следует включать в личный файл сотрудника

Ищете рекомендации по содержанию, которые никогда не должны быть включены в личный файл сотрудника? Вот мои лучшие рекомендации по содержанию, которое вы хотите сохранить в отдельном, неформальном месте или не сохранять вообще. Удержание ненужной и чисто самоуверенной документации может повредить вам.

Документация

Вы знаете, что такое документация? Слово, документация, часто всплывает в мире занятости и людских ресурсов. Но смысл документации и то, почему вы можете захотеть задокументировать определенные трудовые отношения, подробно освещен в разделе «Важность документации в людских ресурсах». Посмотрите, потому что правильная документация важна для точных файлов занятости.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.