Знать, как, почему и когда задокументировать результаты работы сотрудников

В мире человеческих ресурсов и трудоустройства документация о результатах работы сотрудника может сделать или лишить вас возможности дисциплинировать, уволить или справедливо продвигать, поощрять и признавать сотрудников.

Документация важна для менеджеров и персонала, потому что вам нужно приложить серьезные усилия, чтобы записать все события в истории занятости ваших сотрудников - как положительные, так и отрицательные случаи производительности.

Здесь есть все, что нужно менеджерам и персоналу, чтобы тщательно документировать результаты работы сотрудников

Почему вы должны документировать результаты работы сотрудников

Документация свидетельствует о том, что вопросы производительности были обсуждены с работником своевременно и в сжатой форме.
Документация предлагает историю улучшений сотрудника или неспособности улучшить производительность с течением времени. Это хронологическое и точное описание действий сотрудника, действий менеджера и событий по мере их возникновения.
Документация предоставляет доказательства, подтверждающие управленческие решения о принятии неблагоприятных мер, таких как дисциплина или увольнение с работником.
Документация является доказательством того, что сотрудник заслуживает доступного продвижения по службе или возможности по сравнению с другими сотрудниками, которые также имеют право.

Документация предоставляет доказательства для обоснования увеличения, уменьшения зарплаты или почему сотрудник не получил повышение.
В случае судебного иска полная и тщательная документация защищает интересы работодателя. Документация может поддержать действия руководства по увольнению неудачного сотрудника. Это также может доказать, что работник был уволен по законным причинам, в отличие от других, таких как незаконная дискриминация.

Что документировать

Менеджеры должны документировать результаты работы сотрудников, как положительные вклады, так и ошибки производительности. Они должны точно задокументировать, что сотрудник сделал и сказал, и что менеджер сделал и сказал в ответ во время встречи или разговора.

Вам необходимо задокументировать все соглашения, достигнутые в ходе беседы, поставленные цели, требуемые и ожидаемые улучшения, а также сроки для улучшения. Документация также должна содержать обязательства, которые менеджер берет на себя, чтобы помочь сотруднику.

Как документировать

Документация должна быть написана во время или сразу после встречи или разговора с сотрудником. Вы никогда не должны пропускать запись разговора в тот день, когда он действительно произошел. Ожидание позднее влияет на качество документации, потому что она основана на памяти.

Одна из худших ошибок, которые делают менеджеры, заключается в том, что они могут при необходимости восстановить историю консультирования сотрудников. Ни один специалист по кадрам, у которого есть опыт достойного и своевременного документирования, никогда не будет обманут восстановленной записью. Менеджеры, которые восстанавливают по памяти, несут ненужный и неприемлемый риск для их компании, потому что выдуманная история не выдержит потенциального судебного процесса.

Ваша документация должна быть профессиональной, аккуратной и организованной. Напишите документацию, как будто вы говорите об истории третьей стороне. Вы никогда не знаете, кто может прочитать вашу документацию в один прекрасный день, поэтому убедитесь, что она отражает ваш профессионализм. (Задняя часть коктейльной салфетки, конверта или заметки не считается профессиональной документацией.)

Ваша документация должна быть передана новому менеджеру сотрудника, если сотрудник получает новую работу - или вы делаете - в вашей организации. Для вашей памяти и для информирования нового менеджера сотрудника вам необходимо указать имя и должность сотрудника, ваше имя и должность и полную дату в каждом документе.

Напишите документацию, которая является фактической, справедливой, юридической, объективной, полной и последовательной. Избегайте мнений (Майк небрежный. Алиса ленивая. Том лгал мне.), Обзывания, редактирование (Джон - придурок. У Марка проблемы с отношением.) И ярлыки (Мэри безответственна. Джордж не команда игрок.).

Избегайте также попыток интерпретировать поведение сотрудника. (Марше не должно нравиться это задание. Кажется, Паула над головой.) Сведите к минимуму использование описательных слов, таких как прилагательные и наречия (медленно, небрежно, несчастно, капризно, грубо). Укажите конкретное поведение и действия сотрудника, а не ваше мнение или его интерпретацию.

В документации требуется точная запись разговора. Придерживайтесь фактов и запишите, что вы сказали и что сказал работник. Удостоверьтесь, что ваша документация недвусмысленна и в ней изложены факты. (В любой потенциальной правовой ситуации ошибки в любом из задокументированных событий делают всю документацию подозрительной.)

Наконец, документируйте любые соглашения, обязательства, сроки, необходимые улучшения, пункты регистрации и другие детали, которые могут выскальзывать из памяти. Убедитесь, что вы установили дату и время для крайних сроков и сроков, чтобы не возникло недоразумений.

Знайте политику документации вашего отдела кадров, которая скажет вам, какую документацию необходимо разместить в личном деле сотрудника. Любая документация по дисциплинарным взысканиям обязательно должна быть включена.

Где документировать и хранить

Поскольку документация о сотрудниках является конфиденциальной и конфиденциальной для сотрудника, вам необходимо следить за тем, чтобы любая документация оставалась конфиденциальной для менеджера, HR и, возможно, для следующего менеджера сотрудника. Таким образом, размещение документации на общем диске компьютера не рекомендуется. Рукописная документация и распечатанная документация менеджера лучше хранить в закрытом хранилище.

Если вы будете следовать этим рекомендациям, когда вы обратитесь в отдел кадров, чтобы попросить о помощи в дисциплинарном взыскании, увольнении или переводе сотрудника на работу с лучшей потенциальной подготовкой, отдел кадров поможет вам решить проблему или улучшить ситуацию. Когда HR говорит вам, чтобы документ, документ, документ или они не могут вам помочь; у вас будут все ваши базы.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, а законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.