Как разработать план аутсорсинга

Много дискуссий об аутсорсинге в СМИ делают его сложным, но это довольно просто. Даже в наших домах мы выполняем многие задачи на аутсорсинге: приготовление пищи, уход за газонами и уход за детьми, и это лишь некоторые из них. Когда у нас нет времени, сосредоточенности или навыков для выполнения работы самостоятельно, мы ищем кого-то, кто может, и кого-то, кто будет выполнять работу по цене, которую мы можем себе позволить заплатить. Корпорации работают так же, даже если их решения могут включать больше факторов и лиц, принимающих решения.

Процесс разработки

Но так же, как семьи принимают разные решения, корпорации могут прийти к совершенно разным решениям об аутсорсинге.Не существует шаблона, который бы работал для всех фирм, но есть процесс, который должны рассмотреть все фирмы:

реализация

В прошлом многие корпорации, возможно, даже не знали, что такое аутсорсинг. Сегодня они знают об аутсорсинге, но могут не понимать, сколько аутсорсинговых (и подобных им) программ они уже используют: копировальные центры, почтовые отделения, управление объектами, ИТ и даже части корпоративного юридического отдела. Аутсорсинг может решить не все проблемы, но изучение контрактов предыдущего поколения позволит выявить новые проекты и дать ценную информацию.

Постановка целей

Чтобы добиться успеха в создании программы аутсорсинга, вам необходимо определить конкретные цели, такие как сокращение общих корпоративных расходов на пять процентов, сосредоточиться на эффективности для одного места или посмотреть только на функции, выполняемые в одном подразделении. Цели не нуждаются в огромных деталях. По мере увеличения вашего опыта аутсорсинга, определения будут меняться.

Участие

Вам нужны участники из разных областей знаний, чтобы внести свой вклад в план, проверить предположения и высказать экспертное мнение. Когда вы переходите от общего плана к конкретным проектам, вы будете повторять этот процесс и создавать подгруппы с еще более конкретными знаниями.

Удостоверение личности

Теперь, когда у вас есть цели и эксперты для выявления и интерпретации информации, пришло время определить конкретные проекты для вашей программы аутсорсинга. Каждая фирма разрабатывает разные критерии и руководствуется культурой в такой же степени, как и финансовым или операционным анализом, но есть общие критерии, на которые следует обратить внимание:

• Предыдущие решения: Ваша фирма, вероятно, приняла более ранние решения об использовании лиц, не являющихся сотрудниками, таких как временные работники или сервисные контракты. Для получения подробной информации поработайте с отделом закупок и вашим отделом управления проектами. Посмотрите, как они решили проблемы в этом списке, и обобщите извлеченные уроки.
• Экспертиза: Вы выполняете функции или производите продукты без достаточного опыта, или у вас есть проблемы с удержанием менеджеров? Есть ли у нынешнего руководства план по решению этих проблем? Если нет, то это может быть хороший аутсорсинговый проект.

• Качественный: Даже если в функции есть люди с необходимыми навыками и опытные менеджеры, вы можете не получить требуемый уровень обслуживания. Проводит ли менеджер опросы клиентов? Что клиенты говорят о продуктах или услугах? Разрыв в качестве или отсутствие интереса к обслуживанию клиентов - еще один флаг аутсорсинга.
• Стоимость: Исключительно качественное обслуживание не обязательно является хорошей ценностью. Как ваши расходы сравниваются с конкурентами? Выполняет ли функция ежемесячные отчеты: удельные затраты, эксплуатационные расходы, многолетние тенденции затрат? Если эта функция не может создавать эти отчеты, сторонняя служба может обеспечить большую прозрачность ваших операций.

• Масштаб: Когда вы изучите всю свою фирму, вы сделаете много неожиданных открытий. Оставайся сфокусированным! Один большой проект является лучшим кандидатом на аутсорсинг, чем ряд небольших проектов. Этот большой проект потребует гораздо меньше административных и управленческих ресурсов. Держите полный список, но выбирайте только тех кандидатов, которые окажут большое влияние на вашу первую волну проектов.
• Безопасность: Теперь у вас есть хорошее представление о потенциальных проектах. Пришло время отфильтровать их в соответствии со стандартами безопасности. Безопасность - сложная и противоречивая тема. Разные стандарты применяются к разным отраслям, и некоторые фирмы больше заботятся о безопасности, чем их конкуренты. Понимать внутренние и отраслевые стандарты и соответственно ограничивать аутсорсинговые проекты. Включите в свои обсуждения юридический отдел, отдел информационных технологий, корпоративную безопасность, соответствие требованиям (если это применимо) и любые отделы «риска».

• Приоритезация: Каждый элемент выше (и, возможно, другие характеристики) должен быть оценен, а затем каждому проекту должна быть назначена общая «стоимость аутсорсинга». Несомненно, будет много споров о том, какие характеристики являются наиболее важными, если их оценки точны, и следует ли учитывать другие характеристики. Не удивляйтесь, если этот процесс длится месяцами или даже годами.
• Связь: К тому времени, когда вы расставили приоритеты для потенциальных проектов, вы провели много встреч и пообщались со многими людьми. Ожидайте, что эти обсуждения будут публичной информацией в тех отделах, которые вы выбрали для аутсорсинга. Всегда предполагайте, что эти обсуждения дойдут до ваших сотрудников, часто в режиме реального времени. Тщательно продуманные корпоративные коммуникации должны быть подготовлены и готовы. Никогда не позволяйте слухам стать лучшим источником информации, чем факты.

проведение

В конце этого процесса у вас будет первоначальный план аутсорсинга. При выполнении этого плана есть еще много шагов: подтверждение данных, создание подкомитетов для конкретных проектов, определение поставщиков, запуск пилотных проектов, заключение контрактов и т. Д. Тем не менее, разработка вашего плана дает вам первые и самые важные шаги.