Как вы можете извлечь выгоду из аудита проекта

Каждый проект может время от времени получать пользу от аудита. Но не волнуйтесь, это не так страшно, как кажется. Аудит проекта - это когда беспристрастный человек проверяет ваш проект и дает рекомендации о том, что можно сделать по-другому, чтобы повысить свои шансы на успех. В этой статье все объясняется и рассказывается, как подготовиться к аудиту проекта.

Насколько формален аудит проекта

Аудит проекта обычно является формальным упражнением. Неформальный эквивалент обычно называется экспертной оценкой. Здесь коллега просматривает ваш проект и связанную с ним документацию и дает вам обратную связь о том, где вы должны провести немного больше времени.

Аудиты проекта являются формальными в том смысле, что они обычно имеют определенный набор вопросов и проводятся кем-то, кто регулярно делает подобные вещи.

Кто проводит аудит проекта

Человек, выполняющий аудит вашего проекта, может быть другим менеджером проекта (вероятно, человеком с большим опытом работы с проектами), но это скорее всего кто-то из Project Project, который часто проводит аудиты.

Это будет кто-то, кто может считать себя беспристрастным, поэтому он не будет вашим непосредственным руководителем или спонсором проекта. Это может быть даже команда людей, в зависимости от размера проекта.

Как подготовиться к аудиту проекта

Первое и главное, что нужно организовать - это иметь копии документации по вашему проекту для проверки аудитором. Если у вас есть координатор проекта, попросите их собрать пакет документов (желательно в электронном виде). Вы должны иметь всю свою информацию легкодоступной, но даже если вы делаете, этот шаг все еще может занять некоторое время. Как минимум, убедитесь, что у вас есть план проекта, журнал рисков, журнал проблем, бюджет и график, доступные для аудитора.

Кого нужно привлечь

Это зависит от того, на что одитор хочет взглянуть. Вам, как менеджеру проекта, придется провести с ними некоторое время. Ожидайте, что члены вашей команды также будут вызваны, чтобы поболтать с аудитором.

Помните, что чем дольше они работают над задачами, связанными с аудитом, тем меньше у них времени на работу над проектом, поэтому вам, возможно, придется перенести некоторые мероприятия и работать медленнее в течение периода аудита.

Сколько времени занимает аудит проекта

Не существует фиксированного периода времени для аудита проекта. В больших проектах вы найдете это намного дольше. На небольших проектах аудитор может быть сделан в течение нескольких часов. Как только вы узнаете, что ваш проект будет подвергнут аудиту, спросите свою аудиторскую команду, сколько времени они ожидают от своей работы.

Что ищет аудит

Если аудит был вызван из-за особой озабоченности, например, из-за невозможности достижения целевых показателей качества, то ожидайте, что он глубоко исследует эту область. Обычный аудит будет широко рассматривать различные области управления проектом и результаты, над которыми работает проект. Он будет охватывать время, стоимость и качество вашего проекта, а также взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Цель аудита - выяснить, будет ли проект соответствовать поставленным целям или нет. Если аудитор считает, что на основе текущей эффективности проект не достигнет этих целей, он или она предложит рекомендации для действий.

Рекомендации зависят от того, что найдено

Рекомендации в отчете аудитора будут зависеть от того, что они нашли. Ожидайте, что они будут положительными и сформулированы таким образом, чтобы вы могли легко их принять. Они должны быть практичными.

С одной стороны, аудитор может порекомендовать закрыть ваш проект, хотя это произойдет только в том случае, если он почувствует, что нет никаких шансов, что любая работа над проектом с этого момента принесет какую-либо ценность для организации.

Посмотрите на ваш проект аудита как положительный опыт. Это должно дать вам заблаговременное предупреждение о любых признаках, что ваш проект в беде, и это возможность работать с опытным профессионалом проекта. Выполнение их рекомендаций должно сделать вас, вашу команду и ваш проект более успешными, и это может быть только хорошо.